It-Planungsrat
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Ein Themenfeld wird üblicherweise federführend von einem Bundesressort und einem Land gemeinsam mit kommunalen Partnern sowie gegebenenfalls weiteren Ländern bearbeitet. Die Übernahme der Federführung für ein Themenfeld beinhaltet neben der inhaltlichen Bearbeitung des Themenfeldes auch koordinierende Aufgaben.

Die Federführenden sind für die vollständige Bearbeitung des Themenfelds inklusive Themenfeldplanung und Digitalisierungslaboren verantwortlich. Ihnen fällt zudem eine Koordinationsrolle zwischen den verschiedenen am Themenfeld Beteiligten zu. Während das federführende Bundesressort bei Bedarf mit Unterstützung des BMI für die Koordination mit anderen Bundesressorts und -behörden verantwortlich ist, liegt die Rolle des Landes insbesondere bei der Koordination auf Länder und Kommunalebene. Die Federführenden stimmen sich untereinander über die genaue Rollenverteilung ab.

Die federführenden und mitarbeitenden Bundesressorts, Länder und Kommunen benennen jeweils eine:n Hauptansprechpartner:in für die Themenfeldplanung und stellen darüber hinaus die notwendige Fachexpertise für die Themenfeldplanung bereit. Fachexpertise kann bedarfsweise für spezifische Leistungen oder Einzelfragen hinzugezogen werden.

An jeder Themenfeldplanung sollten Kommunen beteiligt sein. Kommunen können sowohl direkt über die Bundesressorts und Länder in die Themenfeldplanung eingebunden werden als auch über die kommunalen Spitzenverbände. Hierfür haben die kommunalen Spitzenverbände ihre Mitglieder nach deren Interesse an der Mitarbeit in den Themenfeldern befragt. Etwa 80 Kommunen arbeiten nach aktuellem Stand in den Themenfeldern mit, bringen hier ihre Expertise ein und können als potenzielle Pilotanwender unmittelbar von den Ergebnissen profitieren.

Länder und Kommunen, die ihre Mitarbeit für einzelne Lebens- oder Geschäftslagen oder sogar einzelne OZG-Leistungen angemeldet haben, sind anlassbezogen in die Themenfeldplanung einzubeziehen, sofern diese Einzelaspekte vertieft bearbeitet werden (z.B. im Rahmen von Digitalisierungslaboren). Die zentrale inhaltliche Verantwortung in Bezug auf die Themenfeldbearbeitung liegt jedoch stets bei den Federführenden.
IT-Dienstleister können als Experten von den beteiligten Verwaltungspartnern hinzugezogen werden. Allerdings sollte die Umsetzung der konzipierten digitalisierten Leistungen in einem Themenfeld marktoffen und produktneutral geplant werden, stets mit dem Ziel einer möglichst breiten Nachnutzbarkeit. Bei Bedarf sollten weitere relevante Beteiligte anlassbezogen oder permanent in die Themenfeldplanung eingebunden werden. Hierzu zählen u.a. Verbände und Kammern.
Neben dem Themenfeldmanagement wird pro Themenfeld ein Steuerungskreis etabliert, der durch die beteiligten Partner festgelegt wird. Er steuert die Aktivitäten innerhalb des jeweiligen Themenfelds und berichtet regelmäßig an das themenfeldübergreifende Programmmanagement.

Die beteiligten Verwaltungspartner in einem Themenfeld erhalten Unterstützung durch ein Berater:innen-Team von E-Government- und User-Experience (UX) Expert:innen. Dieses Team wird seitens des BMI beauftragt und steht ausschließlich für Aufgaben im Rahmen der Themenfeldplanung und Durchführung der Digitalisierungslabore zur Verfügung.


Abbildung 11 Beteiligte in einem Themenfeld

Die Berater:innen-Teams unterstützen im Rahmen der Themenfeldplanung sowohl bei der Koordination als auch bei der inhaltlichen Bearbeitung des Themenfelds zur Erstellung eines Gesamtumsetzungsplans.
Im koordinativen Bereich erfolgt eine Unterstützung insbesondere für die Identifikation relevanter Ansprechpartner auf Bundes- und Länderebene im Themenfeld sowie für damit verbundene Kommunikationsaktivitäten. Die Beratung unterstützt darüber hinaus durch die Bereitstellung eines kontinuierlichen Themenfeldmanagements (insb. Unterstützung bei Vorbereitung/Organisation von Terminen) sowie bei der aktiven Einbindung der als relevant identifizierten Ansprechpartner:innen in die Erarbeitung der Umsetzungspläne für die Leistungen.

Für die inhaltliche Bearbeitung der Themenfelder erfolgt die Unterstützung insbesondere bei der initialen Analyse der Leistungen im Themenfeld (z.B. mit Blick auf Digitalisierungsstatus und Priorisierungskriterien), der Erarbeitung von übergreifenden User Journey(s) im Themenfeld sowie der Definition von Umsetzungsvarianten für Leistungen im Themenfeld. Für ausgewählte priorisierte Leistungen wird zudem je Themenfeld die Durchführung von zwei Digitalisierungslaboren durch das BMI finanziert, in denen eine Zielvision bis zum Klick-Prototyp entwickelt wird. Die Unterstützung beinhaltet dabei insbesondere die methodische Anleitung zur Durchführung von Laboren, aber auch ggf. eine weiterführende Begleitung.
Im Rahmen der Themenfeldplanung kommen die beteiligten Partner nach einem gemeinsamen Kick-Off während der unterschiedlichen Phasen zu mehreren themenfeldübergreifenden Workshops („Themenfeldlaboren") zusammen.

Für die Initialisierung eines Digitalisierungslabors ist zusätzlich die Identifikation und der Einbezug der wesentlichen zu involvierenden Beteiligten und Entscheidungstragenden erforderlich. Dazu gehören reale Nutzer:innen, die zu identifizieren und anzusprechen sind. Seitens der öffentlichen Verwaltung und ihrer bestehenden Partner sind darüber hinaus Vertreter:innen der gesetzgebenden Fachseite (z.B. Fachvertreter:innen aus dem jeweils gesetzgebenden Bundesressort), Vertreter:innen der vollziehenden fachlichen Einheiten auf Ebene der Bundesländer und Kommunen (z.B. Wohngeldreferate der Länder, Wohngeldstellen der Kommunen), Vertreter:innen des Bereichs Digitalisierung, IT oder E-Government der vollziehenden Bundesländer, mögliche länderübergreifende Fachgremien (z.B. Arbeitskreis Wohngeld) zu beteiligen. Aus dem Kreis der teilnehmenden fachlichen Vertreter:innen sollte ein:e Leistungsverantwortliche:r („Product Owner") bestimmt werden, welche:r die inhaltliche Ausgestaltung der digitalen Lösung koordiniert. Darüber hinaus sind nach Bedarf FIM-Methodenexpert:innen, IT-Dienstleister der Länder/Kommunen und Rechtsexpert:innen einzubeziehen.

Ergänzt wird das Laborteam typischerweise durch Projektunterstützung zur Planung der zeitlichen Aktivitäten, Sicherstellen des Projektfortschritts und Koordination aller Beteiligten und Aktivitäten. Darüber hinaus sollten Entwickler:innen und User-Experience (UX)-Designer:innen zur Erstellung des nutzer:innenfreundlichen Soll-Prozesses in Form von Klick-Prototypen und Prozessmodellierung einbezogen werden. Diese Rollen können – wenn möglich – intern aus der öffentlichen Verwaltung oder alternativ durch externe Berater:innen ausgefüllt werden. Abbildung 4 visualisiert typische Rollen in einem Digitalisierungslabor. Wichtig ist hierbei, dass die Besetzung und mögliche Ergänzung des Laborteams durch weitere Stakeholder stark von der jeweils betrachteten Leistung und den zugehörigen Entscheidungsträgern abhängig ist.


Abbildung 12: Interdisziplinäres Team in Digitalisierungslaboren

Alle am Digitalisierungslabor Beteiligten sollten sich alle zwei Wochen in einem 1-2 stündigen Labor-Steuerungskreis zusammenfinden. In diesem sollte wenn möglich auch die jeweilige Referatsleitung des beteiligten Bundesressorts und der Digitalisierungsverantwortlichen in den Bundesländern einbezogen werden. Wesentliche inhaltliche Bestandteile eines Steuerungskreises sind:

  • Kurzer Überblick über die Projektaktivitäten der vergangenen 2 Wochen durch das Laborteam (ca. 10 Minuten)
  • Bericht/Abstimmung über Erkenntnisse/Fortschritt aus der inhaltlichen Laborarbeit, z.B. Erkenntnisse aus IST-Analyse, Nutzer:innenfeedback, aktueller Stand des Klick-Prototypen (15-30 Minuten)
  • Abstimmung von Themen mit Entscheidungsbedarf, z.B. spezifische Fragen zur inhaltlichen Gestaltung des Zielprozesses, Abstimmung der FIM-Stamminformationen, Aufnahme weiterer Mitglieder in den Steuerungskreis (30-60 Minuten)
  • Adressieren von Unterstützungsbedarf durch Beteiligte des Steuerungskreises und Festlegen nächster Schritte, z.B. Zeitplan zu Feedback durch Fachexpert:innen auf End- und Zwischenprodukte des Labors (15-30 Minuten)

Für die Erstellung einer Steuerungskreisunterlage steht eine entsprechende Vorlage bereit. Der inhaltliche Ablauf der Themenfeldplanung ist übergreifend in Kapitel 5 und im Detail in den Kapiteln 6 bis 8 erläutert.


4.2.1 Übergabe einer OZG-Leistung an ein anderes Bundesland

Es kann vorkommen, dass die Bearbeitung einer OZG-Leistung von einem anderen als dem federführenden Bundesland übernommen wird. Hierfür kann es unterschiedliche Gründe geben.

Ein solcher Grund kann sein, dass das Ressort des federführenden Bundeslandes die Umsetzung aufgrund fehlender Ressourcen nicht selbst leisten kann und sich daher dazu entscheidet, die OZG-Leistung an ein anderes Bundelsand zu übergeben. Unter Umständen kann es auch vorkommen, dass das federführende Bundesland die entsprechende OZG-Leistung gar nicht anbietet und daher inhaltliche Unterstützung eines Bundeslandes erbittet, das diese Leistung anbietet. Als dritte Option kommt in Frage, dass die OZG-Leistung von einem anderen Bundesland übernommen wird, wenn ein starkes Interesse seitens jenen Bundeslandes besteht oder das entsprechende Bundesland vorab seine Mitarbeit innerhalb des Themenfeldes angekündigt hatte.  

Leistungen sollten nur in Ausnahmefällen übergeben werden. Falls dennoch eine Übergabe erfolgt, gelten hierfür drei zentrale Prinzipien:

  1. Die Verantwortung für die Umsetzung der Leistung bleibt beim Themenfeld-Federführer, auch nach Übergabe der Leistung
  2. In der Umsetzung müssen bestehende Nutzer:innenreisen in den Umsetzungsprojekten mitgedacht werden, weshalb zukünftig nur noch ganze Umsetzungsprojekte übergeben werden sollten
  3. Die zeitliche Umsetzungsplanung darf durch das übernehmende Land angepasst werden

Transparenz über die Aufgabenverteilung ist bei übertragenen Leistungen besonders wichtig. Das umsetzende Bundesland benennt eine:n Leistungsverantwortliche:n, welcher auf der OZG-Informationsplattform eingetragen wird. Auch bei Fragen zur Nachnutzung muss der/die Leistungsverantwortliche als Ansprechpartner aus dem umsetzenden Bundesland vermerkt werden. Außerdem ist der/die Leistungsverantwortliche dazu verpflichtet, den Fortschritt der Umsetzung anhand der Steuerungsindikatoren in der OZG-Informationsplattform zu dokumentieren (siehe Kapitel 4.3).

Abbildung 97: Transparenz über Umsetzungsverantwortung in der OZG-Informationsplattform herstellen


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