Umsetzungsprojekte sollten als agile Teams mit Mitarbeitenden der Fachseite sowie weiteren Expert:innen-Rollen aufgesetzt werden.

Abbildung 88: Rollen in Umsetzungsprojekten

In der Abbildung 88 sind die unterschiedlichen Rollen dargestellt, die in einem Umsetzungsprojekt vertreten sein sollten.

Die konkrete Team-Zusammensetzung hängt insbesondere davon ab, in welchem Format die Leistungen bearbeitet werden. Für Digitalisierungslabore sind alle Rollen unbedingt erforderlich, damit ein bestmögliches  Gesamtergebnis erzielt werden kann. Sofern die Leistung niedriger priorisiert ist und mit geringerem Aufwand umgesetzt werden kann, kann beispielsweise auf die User Experience-Expertise verzichtet werden.

Einzelne Rollen können bei Bedarf auch durch externe Unterstützung besetzt werden, allerdings sollte im Sinne eines Kompetenzaufbaus in der Verwaltung der Wissenstransfer sichergestellt werden.

Die einzelnen Rollen werden im Weiteren näher erläutert. Eine kompakte Übersicht bietet die  Rollenbeschreibung.

Umsetzungskoordinator:innen

verantworten die Umsetzung aller Leistungen eines Umsetzungsprojektes. Sie tragen gegenüber des Steuerungskreis des Themenfelds die Verantwortung, dass die in dem Umsetzungsprojekt gebündelten OZG-Leistungen konzipiert und umgesetzt werden.

Hierfür berufen Umsetzungskoordinator:innen mit Themenfeld-Federführer:innen des Themenfelds einen Steuerungskreis für ihr Umsetzungsprojekt ein, der die relevanten Anspruchsgruppen für das Umsetzungsprojekt umfasst. Über den Fortschritt des Umsetzungsprojektes berichten Umsetzungskoordinator:innen an den Steuerungskreis des Themenfelds.

Idealerweise sind Umsetzungskoordinator:innen bereits in der Umsetzungsplanung der Leistung(en) involviert. Sie koordinieren die Abstimmung bei der Konzeption und Implementierung und stellen die Integration der Einzel-Services in die Nutzer:innenreise sicher.

Die Umsetzungskoordinator:innen klären in Abstimmung mit der Federführung des Themenfelds die Umsetzungsvariante(n) für die Bündelleistung(en), insbesondere inwieweit länderübergreifende Services möglich sind. Für Abstimmungen zu Umsetzungsvarianten bietet sich auch der Einbezug weiterer Länder z.B. über Bund-Länder Arbeitsgruppen an, um Möglichkeiten der gemeinsamen Umsetzung auszuloten. Darüber hinaus führen Umsetzungskoordinator:innen weitere relevante Stakeholder innerhalb und ggf. außerhalb des eigenen Bundeslandes zusammen, geben Auskunft über geplante Umsetzungsprojekte und holen Informationen zu parallelen Projekten deutschlandweit ein. Dies ist besonders bei bereits existierenden bzw. unabhängig voneinander laufenden Implementierungsprojekten wichtig.

Umsetzungskoordinator:innen initiieren Umsetzungsprojekte mit der Suche nach Leistungsverantwortlichen und stellen das bzw. die Projektteams zusammen. Sie klären eine Finanzierungs- und Organisationsstruktur für das/die Umsetzungsprojekt(e) in Abstimmung mit den Federführern des Themenfelds. Für die Sicherstellung der Nachnutzbarkeit lösen sie die Erstellung von FIM-Stamminformationen für die Leistungen im Umsetzungsbündel bei der zuständigen Redaktion aus.

Umsetzungskoordinator:innen können auch aus Tandems (z.B. Fachseite + E-Government, Fachseite Land + kommunaler Vollzug) bestehen, wobei die Beteiligung der Fachseite aufgrund des Leistungsverständnisses favorisiert wird. Umsetzungskoordinator:innen sollten Referatsleiter:innen in einem Fach- oder Querschnittsministerium sein oder auch Referentinnen und Referenten, sofern sie über entsprechende Gestaltungs- und Entscheidungsspielräume verfügen.


Leistungsverantwortliche

übernehmen die operative und fachliche Projektleitung für die nutzerfreundliche Umsetzung einer Leistung. Sie tragen die Hauptverantwortung für die digitale Umsetzung einer Leistung von der Planung, über die Implementierung bis zur fortlaufenden Verbesserung des digitalen Leistungsangebots (Rolle Leistungsverantwortliche).

Leistungsverantwortliche entwickeln eine umfassende Vision für die Digitalisierung der Leistung und werben für diese in der Breite (Information über die Kanäle des Programms, wie OZG-Webseite und OZG-Newsletter, sowie auf Veranstaltungen, Konferenzen und in Fachgremien, wie Bund-Länder-Arbeitsgruppen).

Leistungsverantwortliche steuern den Umsetzungsplan für die Leistung(en) während der gesamten Umsetzungsphase. Dabei muss sowohl auf die agile Vorgehensweise als auch die Fokussierung und Nutzungsfreundlichkeit der konzipierten Lösung geachtet werden. Anknüpfungspunkte und Synergien mit anderen Leistungen sind ebenfalls von den Leistungsverantwortlichen im Blick zu behalten.

Leistungsverantwortliche bilden die Schnittstelle zwischen Umsetzungskoordinator:in und Projektteam für die jeweilige Leistung(en). Für alle an der Leistungsdigitalisierung Beteiligte (z. B. Entwickler:innen, UX-Expert:innen, E-Government-Expert:innen, etc.) fungieren sie als zentrale Ansprechperson. Sie nehmen Anregungen und Wünsche von Interessengruppen, wie Nutzerinnen und Nutzern, Fachseite, Teammitgliedern etc., auf und lassen diese abgestimmt in die Entwicklung einfließen.

Ressourcenbedarfe, z.B. für Referenzimplementierung, melden Leistungsverantwortliche bei der Umsetzungskoordination an. Sie organisieren und leiten interne Meetings und berichten zu ihren Leistung(en) in den Steuerungskreisen des Umsetzungsprojekts.

Leistungsverantwortliche müssen nach Fähigkeiten und Potenzial ausgewählt werden und eine gute Balance zwischen fachlicher Priorisierung, Nutzerfreundlichkeit und technischer Umsetzbarkeit herstellen können.


Fachexpert:innen

unterstützen bei inhaltlichen Themen mithilfe operativer Expertise. Sie kennen sich mit der Verwaltungspraxis in den zuständigen Behörden aus und schöpfen ihre Fachexpertise aus fundierten Erfahrung in den fachlichen Prozessen, Fähigkeiten sich in die Prozesse der relevanten Behörden reinzuarbeiten und ein zugrundeliegendes kritisches Hinterfragen des Status Quo des Prozesses sowie eine grundsätzliche nutzerorientierte Denkweise. Sie unterstützen die Entwicklung des FIM-Stammprozesses und der OZG-Referenzprozesse aus fachlicher Sicht. Sie bringen ihr Wissen über die damit verbundenen Fachgesetze und den IST-Prozessen ein. Sie helfen bei der Optimierung der Schnittstelle zwischen dem Online-Antrag und der Bearbeitung des Antrags innerhalb der Behörde.


Die Fachexpertinnen und Fachexperten betrachten die Prozesse aus Sicht der Vollzugsaufsicht, welche meist auf Landesebene liegt oder aus der Sicht des Vollzugs, welcher in der Regel bei den Kommunen liegt. Diese Perspektive ist wichtig, damit neben dem Leitbild der Nutzerorientierung auch die Prozesse der Sachbearbeitung innerhalb der Behörden beachtet wird. Hierzu binden die Fachexpert:innen ggf. relevante Ansprechpersonen auf Landes- und Kommunalebene ein. Damit gehört die Sicherstellung des fachlichen Austauschs aller relevanter Anspruchsgruppen sowie die

Kommunikation mit Ländern und Kommunen zu fachlichen Fragestellungen und das Weiterleitung von Informationen der fachlichen Arbeitsgruppen in den Steuerungskreis zur ihren Kernaufgaben.



FIM-Methodenexpert:innen

modellieren zu den jeweiligen Leistungen die FIM-Stamm- und Referenzinformationen.

Die FIM-Methodenexpert:innen erstellen FIM-Stammdatenfelder und FIM-Stammprozesse, welche zur Erfassung des IST-Zustands der gesetzlichen Vorgaben dienen. Hierbei stehen ihnen die  Handreichung zur Erstellung von FIM-Stamminformationen, die Informationsunterlage zur Anwendung FIM in der OZG-Umsetzung und die Qualitätssicherungskriterien für OZG-Referenzprozesse zur Verfügung.

Die Modellierung dient anschließend als Grundlage für die Erstellung der OZG-Referenzinformationen. Darin modellieren die FIM- Methodenexpert:innen die für nutzerfreundliche Online-Services optimierten Datenfelder und Prozesse. 

FIM-Methodenexpertinnen und FIM-Methodenexperten stehen im Austausch mit den Rechts- und Fachexpert:innen und koordinieren die  Verbesserung und Prüfung, sowie ggf. die Weiterentwicklung der FIM-Informationen. Darüber hinaus fungieren sie als Ansprechperson zur Pflege der Leistung(en) im FIM-Portal.



E-Government-Expert:innen

bringen Erfahrung und Fachwissen aus bisherigen Digitalisierungsvorhaben der Verwaltung mit.


Als Fachexpert:innen für E-Government klären sie Fragen an der Schnittstelle zwischen Recht, Verwaltungspraxis und Technik.  Sie bringen Know-How zu spezialisierten technischen Bereichen wie z.B. Authentifizierung, Nutzerkonto oder Standards im Portalverbund, darunter XÖV.

Die E-Government-Expertinnen und E-Government-Experten tragen Anforderungen und Bedarfe des Umsetzungsprojektes an die relevanten Stellen und leiten dort die Umsetzung ein. Beispielsweise kann es hierbei darum gehen, wie und mit welcher Zeitleiste Standards wie u.a. XMeld angepasst werden sollten.



User Experience Expert:innen

stellen sicher, dass bei der Digitalisierung der Leistung die Nutzersicht im Vordergrund steht.

UX-Expert:innen lassen die Perspektive der Nutzerinnen und Nutzer einfließen, indem sie Interviews führen, Workshops realisieren und Nutzertests durchführen. Die UX-Expert:innen sorgen dafür, dass die Ergebnisse aus diesen Befragungen und Interaktionen in die Konzeptionierung der Leistung(en) einfließen. Sie begleiten die Gestaltung des Online-Antrags mit Design-/UX-Expertise und stellen die ständige Fortentwicklung der Nutzeroberfläche sicher. Dabei beziehen sie in fortschreitenden Iterationen immer wieder Nutzerfeedback ein, um die Ergebnisse mit den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer rückzukoppeln.


Entwickler:innen

bringen technisches Fachwissen in den Prozess ein, um realistische und planbare Einschätzungen zur konkreten Umsetzung treffen zu können.

Sie verantworten den technischen Aspekt der Konzeption des digitalen Antrags bzw. der digitalen Kommunikation für die Leistung(en). Hierzu klären sie die dafür notwendigen technischen Voraussetzungen. Sie haben die Aufgabe, Realisierungsoptionen und zeitliche wie finanzielle Aufwände zu bewerten und mögliche Fallstricke für die technische Umsetzung aufzuzeigen. Diese Informationen dienen wiederum dem Leistungsverantwortlichen als Entscheidungs- und Handlungsgrundlage. Im Sinne einer vorausschauenden Planung arbeiten die Entwicklerinnen und Entwickler bereits im Zuge der Umsetzung auf ein Wartungs- und Pflegekonzept für den Betrieb hin.



Steuerungskreis für Umsetzungsprojekte

dient der Besprechung des Fortschritts sowie der Abstimmung von nächsten Schritten und Entscheidungen und repräsentiert alle relevanten Anspruchsgruppen für die zu digitalisierende Leistung(en). Er trifft auf Empfehlung der Leistungsverantwortlichen Entscheidungen zur weiteren Bearbeitung der Leistung(en) in einem Umsetzungsbündel und stimmt die nächsten Schritte und Unterstützungsbedarfe ab.

Der Steuerungskreis kommt in regelmäßig Abständen (ca. alle 4-6 Wochen) zusammen. Darin sind u. a. die Federführung des Themenfeldes, die Länder mit Umsetzungskoordination sowie am Projekt mitarbeitende Länder, Kommunen, Behörden, Vertreter:innen der Fachreferate, Vertreter:innen des IT-Dienstleisters und ggf. weitere Ansprechpersonen vertreten. Der Steuerungskreis behält den Fortschritt des Umsetzungsprojektes im Blick und stellt sicher, dass hinreichende politische, finanzielle und personelle Unterstützung aus den jeweiligen Bundesländern gestellt werden. Außerdem werden über den Steuerungskreis Informationen in den "eigenen Häusern" geteilt und er gibt Anfragen und Klärungsbedarfe an die Federführung eines Themenfeldes weiter.



Organisatorische Projektleiter:innen

unterstützen die (gesamtverantwortlichen) Leistungsverantwortlichen bei nicht-fachlichen Fragen des Projekts.

Organisatorische Projektleiter:innen koordinieren hierbei die rechtlichen und finanziellen Aspekte des Projekts insbesondere im Hinblick auf die Umsetzung von Einer-für-Alle-Leistungen. Dies kann beispielsweise die Erstellung einer Finanzierungs- und Projektbudgetplanung oder die Vorbereitung eines Verwaltungsabkommens oder der Einstellung der Leistung in den FIT-Store umfassen.

Zudem sind organisatorische Projektleiter:innen auch an der Vorbereitung der technischen Umsetzung beteiligt und begleiten diese im Laufe des Projekts. Dabei organisieren sie insb. die Beauftragung von IT-Dienstleistern und deren Vertragspartnern. Darüber hinaus sorgen sie für einen ständigen Austausch und ein gemeinsames Verständnis über den aktuellen Stand zwischen allen Parteien. Diese Schnittstellenfunktion erfordert eine gründliche Einarbeitung in die technischen Belange der Projektumsetzung.

Außerdem nehmen organisatorische Projektleiter:innen an Steuerungskreisen teil und stellen die Übersetzung des Status quo und des Umsetzungsfortschritts in die für sie maßgeblichen Verantwortungsbereiche sicher.

Organisatorische Projektleiter:innen sollten über Fachwissen in IT-Projektmanagement, Finanzplanung und haushaltstechnischen Fragen verfügen. Sie sind erfahren in der Projektbeauftragung von Dienstleistern und der Führung von Verhandlungen und interessieren sich für technische Fragestellungen.

Stand: 07.10.2021

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