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Die Themenfeldplanung gliedert sich in vier Phasen: 0. die Vorbereitung und Kick-Off, 1. die Erhebung und Analyse der Leistungen im Themenfeld, 2. das Design und die Konzeption von Umsetzungsvarianten im Themenfeld und 3. die Erstellung des Umsetzungsplans für das Themenfeld. Eingebettet in diesen Prozess werden besonders hoch priorisierte Leistungen im Rahmen von Digitalisierungslaboren parallelisiert vertieft betrachtet. Dabei werden in interdisziplinären Teams nutzern:innenorientierte Prototypen für die Umsetzung entwickelt.

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Abbildung 19: Phasen und Aktivitäten der Themenfeldbearbeitung

In einem ersten Schritt werden im Rahmen von Vorgesprächen mit den an einem Themenfeld beteiligten Partnern das Vorgehen und die gegenseitigen Erwartungen sowie Handlungsschwerpunkte in der Themenfeldbearbeitung abgestimmt. Häufig sind deshalb der Aufbau und die Befähigung der Teams in den federführenden Ländern eine wichtige Voraussetzung für die Themenfeldplanung und die Durchführung der Digitalisierungslabore. Parallel dazu werden bereits erste Erhebungen zu den Leistungen durchgeführt, u.a. werden die Zielgruppe und die Nutzer:innenprozesse sowie die Vollzugszuständigkeit und der Online-Status für besonders bedeutsame Leistungen im Themenfeld erhoben.

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Zur Sicherstellung einer erfolgreichen Implementierung des erarbeiteten Soll-Prozesses wird im Anschluss an dessen Entwicklung ein Umsetzungsplan erstellt, der mögliche erforderliche Rechtsänderungen und Registerschnittstellen aufzeigt, einen Zeitplan und Verantwortlichkeiten vorgibt sowie eine Empfehlung abgibt, welche Umsetzungsvariante gewählt werden sollte. Im Anschluss an die Arbeit im Digitalisierungslabor sollte ein agiles Umsetzungsprojekt aufgesetzt werden, innerhalb dessen das Minimalprodukt kurzfristig entwickelt und implementiert wird.

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Abbildung 24: Aktivitäten und Ergebnisse eines Digitalisierungslabors

Abschließend wird ein übergreifender Umsetzungsplan für das Themenfeld erarbeitet. Ausgewählte Leistungen werden in Projektsteckbriefen variierender Ausarbeitungstiefe detailliert.

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Abbildung 25: Aktivitäten und Ergebnisse der Umsetzungsplanung

Insgesamt ist für die Erarbeitung des Umsetzungsplans im Themenfeld ein Zeitraum von etwa neun Monaten vorgesehen. Der zeitliche Rahmen kann aufgrund des unterschiedlichen Umfangs und Entwicklungsstände der Themenfelder variieren. Innerhalb der Themenfeldplanung sind je Themenfeld zwei Digitalisierungslabore für besonders hoch priorisierte Leistungen vorgesehen.