Ziel der Digitalisierungsprogramme ist es, die 575 OZG-Leistungen bis Ende 2022 online verfügbar zu machen. Das betrifft sowohl Leistungen des Bundes als auch Leistungen der Länder und Kommunen. Der Bund kümmert sich im „Digitalisierungsprogramm Bund“ in alleiniger Verantwortung um die Digitalisierung seiner Leistungen. Die Leistungen der Länder und Kommunen werden von Bund, Ländern und Kommunen arbeitsteilig im „Digitalisierungsprogramm Föderal“ onlinefähig gemacht.

Digitalisierungsprogramm Bund: Der Bund hat für 115 OZG-Leistungen die alleinige Verantwortung. Er kann sie auf Bundesebene umsetzen, ohne die Länder einbeziehen zu müssen. Auf Basis der Dienstekonsolidierung werden dabei einheitliche, leistungsstarke und sichere IT-Lösungen entwickelt. Ein Programm-Management im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) steuert die Umsetzung im Einvernehmen mit den Ressorts.

Digitalisierungsprogramm Föderal: 460 OZG-Leistungen fallen ins Digitalisierungsprogramm Föderal. Im ersten Schritten wurden diese Leistungen in 14 Themenfelder zusammengefasst, die sich nicht an den Zuständigkeiten der Behörden orientieren, sondern an der Nutzerperspektive von Menschen und Unternehmen. Jedes Themenfeld wird federführend von einem Tandem aus Bundesressort und Land vorangetrieben. Die Leistungen mit hoher Priorität werden in Digitalisierungslaboren erarbeitet, die Lösungen so gestaltet, dass sie auf alle Länder übertragbar sind (nach dem sogenannten „Einer für Alle“-Prinzip).

Alle Infos zu den Digitalisierungsprogrammen finden Sie hier.

Ein Digitalisierungslabor ist eine Methode, mit der priorisierte OZG-Leistungen digitalisiert werden. Dafür kommen Beschäftigte von Bundes- und Landesministerien sowie der vollziehenden Behörden mit Designerinnern, Designern, Nutzerinnen und Nutzern zu Design-Thinking-Workshops zusammen. Gemeinsam erarbeiten sie dort, wie die digitalen Leistungsanträge aussehen können. Im Digitalisierungslabor geht es nicht darum, nur den bestehenden Papierantrag ins Internet zu stellen, sondern die meist komplexen Prozesse zu vereinfachen und sie mehr an die Bedürfnisse der Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sowie der Beschäftigten in den Verwaltungen anzupassen.

Die Palette der Digitalisierungslabore reicht von Sozialleistungen mit mehreren hunderttausend Nutzerinnen und Nutzern (wie Wohngeld und Arbeitslosengeld II), über allgemein bekannte Leistungen (wie Kindergeld, Elterngeld und BAföG) bis hin zu komplexen Leistungen für Unternehmen (wie Beantragung einer Baugenehmigung). Die Digitalisierungslabore liefern die Grundlage für die Implementierung der digitalen Leistungen durch Länder und Kommunen: ein Konzeptpaket und einen Umsetzungsplan. Im Digitalisierungslabor selbst wird kein Online-Service implementiert.

Alle Infos zur Arbeit in Digitalisierungslaboren finden Sie hier.

Die OZG-Leistungen wurden in 14 Themenfelder unterteilt, die insgesamt 35 Lebens- und 17 Unternehmenslagen abbilden. Durch diese Aufteilung lassen sich ähnliche Leistungen zusammenhängend digitalisieren, außerdem bilden die Themenfelder die Grundlage für die arbeitsteilige Umsetzung des OZG. Ein Beispiel ist das Themenfeld „Bildung“, in dem die zusammenhängenden Leistungen in diese Lebenslagen gebündelt wurden: Berufsausbildung, Schule, Studium und Weiterbildung. Jeweils ein Land und ein zuständiges Bundesressort haben die Federführung einzelner Themenfelder inne, an denen auch kommunale Partner und gegebenenfalls weitere Länder beteiligt sind. Alle Infos zu den Themenfeldern finden Sie hier.

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Die oberste Priorität der OZG-Umsetzung ist die Nutzerorientierung, deshalb werden Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen von Anfang an in den Prozess miteinbezogen. In den Digitalisierungslaboren wird die Grundlage für die anwenderfreundliche Leistungsdigitalisierung gelegt und erste Blaupausen entwickelt – und genau da werden „echte“ Nutzerinnen und Nutzer der jeweiligen Leistung eingeladen. Auf ihrem Erfahrungsschatz aufbauend, mit ihrer Beteiligung und ihrem Feedback wird der Prototyp gebaut, der später als Vorlage für das Online-Verfahren dient.

Im Digitalisierungslabor werden alle Grundlagen und ein erster Umsetzungsplan für das spätere Online-Verfahren entwickelt. Im Anschluss an das Labor arbeitet das für die Leistung zuständige Land die Schritte einem nach dem anderen ab – von der Beauftragung eines IT-Dienstleisters über vertragliche Details bis hin zur Ausarbeitung eines Sicherheitskonzepts. Wo möglich und sinnvoll, entwickeln mehrere Länder gemeinsam eine Lösung – wie zum Beispiel beim OZG-Pilotprojekt Wohngeld. Andere Länder können sich entweder nachträglich an eine bestehende Lösung anschließen oder anhand der Laborkonzepte selbst ihre digitalen Lösungen erarbeiten. Die Ämter in den Kommunen werden dann im letzten Schritt in die Lösung einbezogen. Gegebenenfalls können sie aber auch selbst Lösungen entwickeln.

Unter anderem diese Leistungen sind schon online.

Das föderale System ist ein integraler Bestandteil der Verfassung Deutschlands. Auch bei der Verwaltungsdigitalisierung wird daran festgehalten, da ein Großteil der zu digitalisierenden Leistungen in Gesetzgebung und Vollzug bei den Ländern und Kommunen liegen. Doch die Unterschiedlichkeit der bereits bestehenden Anwendungen und IT-Infrastrukturen von Bund, Ländern und Kommunen macht die Aufgabe besonders komplex, denn für eine bundesweit funktionierende digitale Verwaltung muss die Kompatibilität aller Ebenen geschaffen werden. Das bedarf einer intensiven Koordination aller Beteiligten. Um die flächendeckende OZG-Umsetzung bis Ende 2022 zu ermöglichen, wurde ein arbeitsteiliges Vorgehen in den Digitalisierungsprogrammen gewählt, zum Beispiel durch die Einteilung der Leistungen in Themenfelder.

Ausgangspunkt für die Identifikation der im Rahmen des OZG zu digitalisierenden Verwaltungsleistungen war der Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKa) – ein umfassendes Verzeichnis von Aspekten und Teilleistungen von Verwaltungsleistungen über alle Verwaltungsebenen hinweg. Die über 5.000 LeiKa-Leistungen wurden zunächst zu OZG-Leistungsbündeln zusammengefasst. Ein Beispiel hierfür ist das Bündel „Anerkennung von Berufsqualifikationen“, welches die Anerkennung zahlreicher Berufe umfasst. Anschließend wurden Leistungen abgegrenzt, die nicht in den Anwendungsbereich des OZG fallen, wie beispielsweise verwaltungsinterne Leistungen. Das Ergebnis sind 575 OZG-Leistungen.

Die Priorisierung der OZG-Leistungen wird mit allen Vertreterinnen und Vertretern des Themenfelds abgestimmt und erfolgt nach zwei Kriterien: Relevanz (festgestellt unter anderem durch Listung in Top-100-Bürger- und Top-100-Unternehmenskatalog, Fallzahlen sowie politische Aktualität) und Digitalisierungspotenzial (festgestellt unter anderem durch den Aufwand für die Nutzerinnen und Nutzer sowie die Verfahrenskomplexität). Die Priorisierung bestimmt so die Reihenfolge der Leistungsdigitalisierung.

Für solche Leistungen wird in der Planungsphase ein detaillierter Leistungssteckbrief erstellt. Dieser beinhaltet eine Ist-Analyse der Leistung, eine Analyse von Standards und technischen Gegebenheiten sowie Empfehlungen zum konzeptionellen Vorgehen und zur Art der Umsetzung. Der Steckbrief wird anschließend zusammen mit einem Umsetzungsplan für das jeweilige Themenfeld an die Umsetzungsverantwortlichen übergeben und dient als Grundlage für die spätere Digitalisierung der Leistung.

Das Föderale Informationsmanagement (FIM) ist ein Produkt des IT-Planungsrats und verfolgt das Ziel einer standardisierten Übersetzung der Rechtssprache in eine Vollzugs- bzw. bürger-/unternehmensfreundliche Sprache (s. im Einzelnen www.fimportal.de). Es liefert standardisierte Informationen für Verwaltungsleistungen. Nach einheitlicher Methodik werden komplizierte Gesetzes- oder Verordnungstexte von Verwaltungsleistungen in allgemein verständliche Sprache übersetzt, die zugehörigen Prozesse entwickelt und Datenfelder für Online-Formulare und Informationsaustausch erstellt. Große FIM-Vorteile sind u.a. Rechtskonformität, größere Benutzerfreundlichkeit und – last but not least: Einmal erstellte Informationen können von allen Behörden genutzt werden, so dass Doppelarbeit vermieden wird!

FIM-Stamminformationen, das sind Stammprozesse, Stammdatenschemata und Stammtexte, beschreiben die gemäß den rechtlichen Standards erforderlichen Prozesse, Datenfelder und Texte mit Bezug auf die Leistungsbearbeitung..

OZG-Referenzinformationen stellen eine nutzerfreundliche Zielvision für die digitale Inanspruchnahme einer Leistung dar. Das heißt, OZG-Referenzinformationen zu einer OZG-Leistung verdeutlichen, welche Anpassungen vorgenommen werden müssen, um nutzerfreundliche Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger und/oder Unternehmen online zur Verfügung zu stellen.

Ziel ist es, dass die in einem Themenfeld erarbeiteten Lösungen von anderen Ländern übernommen werden können. Dabei gibt es drei Nachnutzungsmodelle:
• Modell „Einer für Alle“: Eines oder mehrere Länder entwickeln eine länderübergreifend einsetzbare Lösung. Diese wird durch eine zentrale Stelle fachlich und technisch betrieben. Die Leistung wird also als flächendeckender Service mehrerer Länder konzipiert.

• Modell „Nachnutzbare Software“: Es wird eine nachnutzbare Software-Lösung entwickelt, die einmal gemeinsam entwickelt und anschließend in den Ländern dezentral betrieben wird.

• Modell „FIM-basierte Eigenentwicklung“: Auf Basis der bereitgestellten FIM-Stamminformationen (Leistungsbeschreibung, Prozesse und Datenfelder) entwickeln Länder bzw. Kommunen ihre Online-Leistung eigenständig.

Das Modell „Einer für Alle“ bietet sowohl aus Nutzer- als auch Verwaltungssicht zahlreiche Vorteile, weshalb sich bei vielen Leistungen eine länderübergreifende Lösung anbietet – v.a. auch aus Gründen der Wirtschaftlichkeit. Potenziell eignet sich das Modell für alle Leistungen, die bundesrechtlich geregelt sind, sowie für Landes- und Kommunalleistungen mit vergleichbarer rechtlicher Basis. Eigener Betrieb und Entwicklung sind insbesondere bei großen lokalen Unterschieden sinnvoll.

Im Corona-Konjunkturpaket wurden drei Milliarden Euro für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes festgelegt. Damit sollen Digitalisierungsprojekte finanziell unterstützt werden, wenn diese das gemeinsame Architekturkonzept „Einer für Alle“ verfolgen.

Alle Infos zu „Einer für Alle“ finden Sie hier.

Auf der zugangsgeschützten OZG-Informationsplattform werden die in den Digitalisierungslaboren erarbeiteten Konzeptpakete inklusive Klick-Prototyp und Referenzinformationen für alle zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt. Gute Lösungen für Leistungen werden dort verlinkt. Aus wettbewerbsrechtlichen Gründen ist es nicht möglich, dort einzelne Anbieter zu bewerben. Auf der OZG-Informationsplattform finden sich auch alle relevanten OZG-Ansprechpartnerinnen und –Ansprechpartner.

Der Portalverbund stellt die technische Plattform zur Verfügung, auf der Bürgerinnen, Bürger und Organisationen jede Verwaltungsleistung - unabhängig davon, auf welchem Verwaltungsportal in Deutschland sie einsteigen - einfach und schnell erreichen können. Dafür werden die Verwaltungsportale des Bundes und der Länder intelligent verknüpft. Darüber hinaus verknüpft jedes Land sein Verwaltungsportal mit den Kommunalportalen und sonstigen Fachportalen seines Landes zu einem eigenen Portalverbund. Der Bund verknüpft die Fachportale des Bundes mit seinem Verwaltungsportal Bund.

Nutzerkonten ermöglichen es Bürgerinnen und Bürgern sowie Organisationen, sich gegenüber Behörden elektronisch zu identifizieren und zu authentifizieren. Die Identifizierung und Authentifizierung kann dabei auf verschiedene Arten erfolgen. Grundsätzlich gibt es folgende Möglichkeiten:

• Nutzerinnen und Nutzer geben bestimmte persönliche Daten (u. a. Name, Anschrift, Geburtsdatum) selbst ein, wählen einen Benutzernamen und ein Passwort und speichern damit diese Daten in ihrem persönlichen Nutzerkonto.
• Nutzerinnen und Nutzer haben ein elektronisches Identifizierungsmittel - zum Beispiel ihren Online-Ausweis. In diesem Fall können die Daten aus dem Identifizierungsmittel über eine entsprechende Schnittstelle direkt im persönlichen Nutzerkonto hinterlegt werden.

Bei Beantragung einer Verwaltungsleistung können die Identitätsdaten aus dem Nutzerkonto durch Login im Nutzerkonto direkt in das Antragsformular übernommen werden. Die Speicherung der Identitätsdaten (gemäß § 8 OZG) erfolgt auf freiwilliger Basis der Nutzerinnen und Nutzer. Für Nutzerinnen und Nutzer vereinfacht das den Antragsprozess. Für Behörden ist es nicht mehr notwendig, für jede einzelne Verwaltungsleistung eine eigene Identifizierungskomponente zu entwickeln – sie können sich einfach an das Nutzerkonto des Bundes oder eines Landes anbinden.

Nutzerkonten können aber noch mehr: Sie verfügen über Postfächer, in die Behörden den Nutzerinnen und Nutzern elektronische Nachrichten zukommen lassen können. Darüber hinaus können Behörden auf Wunsch der Nutzerin oder des Nutzers auch Bescheide elektronisch in dem Postfach bekannt geben.

Für Organisationen, wie zum Beispiel Unternehmen, gibt es seit Juni 2021 ein einheitliches Unternehmenskonto. Vertretungsberechtigte Personen können damit für die Organisation Verwaltungsleistungen beantragen. Zur Identifizierung und Authentifizierung wird in dem einheitlichen Unternehmenskonto das ELSTER-Zertifikat genutzt, das auch für die elektronische Abgabe der Steuererklärung verwendet wird.

Auch Organisationen, wie zum Beispiel Unternehmen, müssen sich gegenüber Behörden elektronisch identifizieren und authentifizieren, wenn sie eine digitale Verwaltungsleistung nutzen möchten. Hierfür gibt es seit Juni 2021 ein bundesweit einheitliches Unternehmenskonto, das "ELSTER-Unternehmenskonto". Das einheitliche Unternehmenskonto nutzt ein Software-Zertifikat als Identifizierungsmittel: das ELSTER-Zertifikat, das auch zur elektronischen Abgabe der Steuererklärung verwendet wird.

Wie auch bei den Nutzerkonten für Bürgerinnen und Bürger können Organisationen das ELSTER-Unternehmenskonto verwenden, um sich bei Online-Diensten von Behörden anzumelden, Anträge authentifiziert auszufüllen, abzusenden sowie Bescheide über ein zentrales Postfach zu empfangen.

Im Unterschied zu dem Nutzerkonto für Bürgerinnen und Bürger können mit dem Unternehmenskonto mehrere vertretungsberechtigte Personen damit für die Organisation Verwaltungsleistungen beantragen.

Bei der Identifizierung teilt eine Person zum Beispiel einem Nutzerkonto mit, wer sie ist. Das geht zum Beispiel mit einem Nutzernamen.

Bei der Authentifizierung wird die Identität einer Person anhand eines bestimmten Merkmals überprüft. Das geht zum Beispiel mit einem Passwort, einem Zertifikat oder einer Chipkarte.

Wird eine digitale Verwaltungsleistung beantragt, werden von der antragstellenden Person immer persönliche Daten benötigt. Das können zum Beispiel Name, Anschrift, Finanzdaten oder Gesundheitsdaten sein. Je vertraulicher die Daten sind, desto besser sollen sie geschützt sein. Deshalb gibt es unterschiedliche Grade der Vertraulichkeit für die Anmeldung an einem Nutzerkonto.

Je höher die von einer digitalen Verwaltungsleistung benötigte Vertraulichkeit ist, desto zuverlässiger soll die genutzte Methode zur Identifizierung und Authentifizierung sein.

In Deutschland werden digitale Verwaltungsleistungen diesen Vertraulichkeitsgraden zugeordnet:

1. Basisregistrierung: Die Anmeldung erfolgt mit einem Benutzernamen und einem Passwort. Damit soll das Risiko eines Identitätsmissbrauchs verringert werden.
2. Substanziell: Die Anmeldung erfolgt mit dem ELSTER-Zertifikat, das auch für die elektronische Abgabe der Steuererklärung verwendet wird. Damit soll das Risiko eines Identitätsmissbrauchs erheblich verringert werden.
3. Hoch: Die Anmeldung erfolgt mit der Online-Ausweisfunktion (auch Online-Ausweis genannt). Der Online-Ausweis soll den Identitätsmissbrauch verhindern. Den Online-Ausweis können Deutsche mit ihrem Personalausweis nutzen. In Deutschland lebende Mitbürgerinnen und Mitbürger aus Staaten außerhalb der EU können sich mit ihrem elektronischen Aufenthaltstitel ebenfalls online-ausweisen. Für EU-Bürgerinnen und EU-Bürger gibt es zudem seit Januar 2021 die eID-Karte mit Online-Ausweis.

Die Online-Ausweisfunktion (auch Online-Ausweis genannt) ermöglicht das digitale Ausweisen im Internet, also den elektronischen Identitätsnachweis, die Online-Ausweisfunktion. Den Online-Ausweis können Deutsche mit ihrem Personalausweis nutzen. In Deutschland lebende Mitbürgerinnen und Mitbürger aus Staaten außerhalb der EU können sich mit ihrem elektronischen Aufenthaltstitel ebenfalls online-ausweisen. Für EU-Bürgerinnen und EU-Bürger gibt es zudem seit Januar 2021 die eID-Karte mit Online-Ausweis.

Die drei genannten Karten verfügen über einen Chip. Dieser Chip kann mit einem Lesegerät und mit Smartphones ausgelesen werden. Dafür wird die NFC-Schnittstelle des Smartphones genutzt.

Für das Online-Ausweisen wird eine passende App benötigt, zum Beispiel die AusweisApp2 des Bundes.

Beim Online-Ausweisen sind die Daten immer gut geschützt. Die Ende-zu-Ende-verschlüsselte Datenübermittlung erfolgt erst nach Eingabe der selbstgewählten, sechsstelligen PIN.

Bei allen ab Sommer 2017 beantragten Personalausweisen ist der Online-Ausweis bereits aktiviert. Einsatzbereit ist der Online-Ausweis, nachdem eine selbstgewählte, sechsstellige PIN gesetzt wurde. Ist die Online-Ausweisfunktion deaktiviert, kann sie im Bürgeramt kostenlos aktiviert werden. Künftig kann der Online-Ausweis auch online - ohne den Gang zum Bürgeramt - aktiviert werden.

Weitere Informationen über den Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion sowie über Anwendungsmöglichkeiten für den Online-Ausweis erhalten Sie auf: www.personalausweisportal.de

Bund, Länder und Kommunen setzen das OZG gemeinsam und arbeitsteilig mit Unterstützung der Föderalen IT-Kooperation (FITKO) um.

• Das BMI schafft den organisatorischen Rahmen, dient als zentraler Ansprechpartner und bietet fachliche Unterstützung an. Zudem treibt es die Verknüpfung bestehender Verwaltungsportale und die Bereitstellung zentraler Komponenten voran.
• Die Bundesressorts setzen in enger Abstimmung mit dem BMI die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen des Bundes um und sind zum Teil auch zusammen mit den Ländern federführend in den Themenfeldern tätig.
• Die Länder setzen die föderalen Leistungen unter ihrer Federführung initial um (sogenannte Referenzimplementierung). Die erarbeiteten Konzepte werden anderen Ländern zur Nachnutzung bereitgestellt. Wo fachlich möglich und sinnvoll, werden Lösungen gemeinsam entwickelt und betrieben, um Ressourcen zu sparen.
• Die Kommunen sind überwiegend für den Vollzug von Leistungen zuständig. Daher werden sie bereits bei der Themenfeldplanung, aber auch in den Digitalisierungslaboren und bei der Umsetzung eng einbezogen, um ihre spezifischen Bedarfe zu erfüllen und die nötige Kompatibilität mit den Fachverfahren sicherzustellen.
• Die Föderale IT-Kooperation (FITKO) koordiniert gemeinsam mit dem Bund das Digitalisierungsprogramm Föderal, insbesondere die Kooperation mit Ländern und Kommunen. Träger der FITKO sind alle Länder und der Bund.

Die Zuständigkeit für die Umsetzung digitaler Lösungen liegt jeweils bei der mit dem Vollzug betrauten Verwaltungsebene. Der Bund übernimmt Verantwortung, indem er die nötigen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung schafft. Dazu gehört, dass das BMI – im Digitalisierungsprogramm Föderal gemeinsam mit der Föderalen IT-Kooperation (FITKO) – die übergreifende Koordination übernimmt und so den Rahmen für die zügige Entwicklung und Umsetzung digitaler Verwaltungsleistungen setzt. Darüber hinaus unterstützt das BMI methodisch, etwa bei der Umsetzungsplanung und der Durchführung von Digitalisierungslaboren, fungiert als zentraler Ansprechpartner und treibt die Verknüpfung der Portale im Portalverbund voran.

Der Servicestandard für die OZG-Umsetzung definiert 19 Qualitätsprinzipien für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Das Digitalisierungsprogramm möchte mit dem Servicestandard die nutzerzentrierte Digitalisierung von Verwaltungsleistungen unterstützen. Um die Erfüllung des Servicestandards zu überprüfen und Empfehlungen zu einzelnen Punkten zu erhalten, wird ein Online-Selbstaudit angeboten.

Die Schaffung des Servicestandards gründet sich auf der Entscheidung des IT-Planungsrates (2018/22), dass die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen nutzerorientiert erfolgen muss. Er wurde im Rahmen der Programmunterstützung basierend auf einem Vorschlag des Normenkontrollrates entwickelt und am 25. Juni 2020 auf der OZG-Webseite veröffentlicht.

Als Empfehlung für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen bezieht sich der Servicestandard nicht ausschließlich auf die OZG-Umsetzung. Der Servicestandard unterstützt vielmehr alle Beteiligten in Bund, Ländern und Kommunen bei der Entwicklung und Optimierung digitaler Verwaltungsangebote.

In den Digitalisierungsprogrammen Bund und Föderal werden Aspekte des Servicestandards bereits umgesetzt, z.B. Nutzerzentrierung, Zusammenarbeit und Vorgehen. Während der Konzeptionsphase arbeiten in den Digitalisierungslaboren Rechts- und Vollzugsexpertinnen und –experten über verschiedene Verwaltungsebenen hinweg zusammen. Die Nutzerperspektive steht dabei im Fokus, begonnen mit Nutzerinterviews bis hin zum Testen der ersten digitalen Klickdummys mit Nutzerinnen und Nutzern der Zielgruppe. Auch in der Umsetzung des digitalen Verwaltungsdienstes sollten diese durch Nutzertests weiter eingebunden sein, damit am Ende eine nutzerfreundlicher Onlineservice entsteht.

Der programmübergreifende Servicestandard dient den OZG-Umsetzungsprojekten als unterstützendes Hilfsmittel:

• In der Initialisierungsphase kann er als Einstieg für die Erarbeitung der Zielversion genutzt werden, um Bedarfe zu erkennen und Übergaben zu strukturieren.
• Als ganzheitliches Dokument dient er dazu, mit allen Projektbeteiligten die Projektdimensionen zu betrachten und sich wichtige Faktoren der Leistungsdigitalisierung bewusst zu machen.
• Leistungsverantwortliche bzw. die Projektleitung des Umsetzungsprojektes können mit dem Onlinetool Selbstaudit eine erste Einschätzung vornehmen, um Optimierungsbedarfe des eigenen digitalen Angebotes zu erkennen.
• Aus den Prinzipien lassen sich Arbeitspakete ableiten, um fehlende Informationen zu beschaffen oder Verantwortlichkeiten zu klären.
• Im späteren Projektverlauf kann der Servicestandard dazu dienen, das Vorgehen nach Projektabschluss zu strukturieren und Verantwortlichkeiten für kommende Überarbeitungszyklen festzulegen.

Die veröffentlichte Betaversion des Servicestandards ist ein lebendes Dokument und soll mithilfe wachsender Praxiserfahrungen kontinuierlich und kollaborativ weiterentwickelt werden.

Zur Operationalisierung und Weiterentwicklung des Servicestandards wurde ein Sounding Board eingerichtet. Neben dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) arbeiten im Sounding Board der Normenkontrollrat, die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt), das Netzwerk "NExT", das Fellowship-Programm "Tech4Germany" sowie das ITZ Bund zusammen.

Bei Fragen oder Feedback zum Servicestandard wenden Sie sich gerne an: ozg@bmi.bund.de

Die Nutzerinnen und Nutzer sind im Rahmen der Digitalisierungslabore während des gesamten Entwicklungsprozesses der digitalen Prototypen involviert – von der Designphase über die Identifikation von Schwachpunkten bis hin zum Test des Klick-Prototypen in seinen verschiedenen Entwicklungsstufen. An jedem Labor wirken zwischen 10 und 30 Nutzerinnen und Nutzer mit. Nicht nur in den Laboren, sondern auch in der Arbeit davor und danach, arbeiten User-Experience-Designerinnen und -Designer an der Entwicklung der Anwendungen mit und sorgen dafür, dass die Ansprüche der Nutzerinnen und Nutzer stets mitgedacht werden.

Nach Festlegung der Laborleistung werden Profile von verschiedenen Nutzerinnen und Nutzern der Verwaltungsleistung definiert, sogenannte Personas. Diese werden so gewählt, dass sie eine möglichst große Bandbreite an Fallzahlen abdecken, zum Beispiel hinsichtlich Demografie, Lebensumständen und Kontext der Leistungsbeantragung. Auf dieser Basis werden dann im nächsten Schritt Menschen aus verschiedenen Ländern und Kommunen Deutschlands ausgewählt. Dies geschieht über mehrere Kanäle, über Kontakte der Verwaltung, über Verbände, anhand von Datenbanken oder über direkte Ansprache.

Bei der Entwicklung eines Prototyps für eine digitale Lösung werden alle Gruppen von Nutzerinnen und Nutzern berücksichtigt. Dies geschieht über die Ausarbeitung typischer Nutzerprofile – sogenannter Personas – sowie durch die Beteiligung „echter“ Nutzerinnern und Nutzer in den Digitalisierungslaboren. Dabei werden gezielt zum Beispiel ältere Menschen oder Menschen, die eine andere Sprache als Deutsch als Muttersprache haben, eingebunden. Die digitalen Verwaltungsleistungen sollen am Ende für alle Menschen in Deutschland leicht zugänglich und einfach zu nutzen sein. Daneben wird auch weiterhin die Möglichkeit bestehen, die Verwaltungsleistungen persönlich im Amt vor Ort zu beantragen.

Viele Menschen sind auf die Barrierefreiheit digitaler Angebote angewiesen, deshalb sollen die OZG-Leistungen zukünftig auch barrierefrei erbracht werden. Nutzerorientierung hat bei der OZG-Umsetzung oberste Priorität. Nutzerinnen und Nutzer werden von Anfang an in die Entwicklungsprozesse eingebunden und bei die Konzeption der Prozesse an die Bedürfnisse verschiedener Zielgruppen angepasst. Durch die nutzerzentrierte Herangehensweise des Digitalisierungsprogramm wird schon früh darauf geachtet, verschiedene Bedarfe mitzudenken und Aspekte wie zum Beispiel barrierefreie PDFs, leicht verständliche Sprache, Image-Replacement oder die Nutzung von Screenreadern einzuplanen.

Neben der Nutzerfreundlichkeit haben Datenschutz und -sicherheit oberste Priorität bei der Umsetzung des OZG. Für jede digital angebotene Verwaltungsleistung erfolgt eine sogenannte Schutzbedarfsfeststellung, durch die sichergestellt wird, dass sowohl die verwendete Authentifizierung und das Datenschutzkonzept als auch die zugrundeliegende IT-Struktur der Sensibilität der Daten angemessen sind. Auch beim Aufbau der Portale steht das Thema Datenschutz im Vordergrund.

Die Nutzerinnen und Nutzer werden immer Klarheit darüber haben, an welche Behörde sie die Daten versenden, die sie gerade eingeben. Falls die Behörden Daten speichern, geschieht dies in verschlüsselten Datenbanken nach dem neuesten Stand der IT-Sicherheit. Über die Datenspeicherung werden die Nutzerinnen und Nutzer selbstverständlich in Kenntnis gesetzt. Falls Daten zwischen Behörden übermittelt werden sollen – zum Beispiel vom Jobcenter ans Sozialamt –, ist dazu immer eine Einwilligung notwendig. Zudem haben Nutzerinnen und Nutzer nach der Datenschutzgrundverordnung jederzeit das Recht, all ihre bei einer bestimmten Behörde gespeicherten Daten einzusehen. In Zukunft werden zudem immer weniger Daten manuell eingegeben werden müssen. Durch die Registermodernisierung können vermehrt Daten sicher und automatisch eingefügt werden, beispielsweise Adressen aus dem Melderegister. Aber auch dann müssen Nutzerinnen und Nutzer dieser Datenübermittlung immer erst zustimmen.