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Bei der Digitalisierungswerkbank ist für die Konzeption deutlich weniger Zeit und Aufwand vorgesehen, als bei einem Digitalisierungslabor. Sie ist in zwei aufeinander folgende Phasen aufgeteilt: Die Analyse des Ist-Zustandes und die Entwicklung eines Ziel-Prozesses. In der ersten Phase wird mithilfe der Fachexperten der bestehende Prozess erfasst und in Form von FIM-Stamminformationen festgehalten. Darüber hinaus werden bestehende Online-Lösungen, Fachverfahren, Register und Schnittstellen auf ihre Weiterverwendbarkeit bei der Digitalisierung hin überprüft und mögliche Hürden für die Digitalierung Digitalisierung der Leistung in den dazugehörigen Rechtsquellen identifiziert.

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Bei der Direkt-Digitalisierung steht Geschwindigkeit im Fokus. Für dieses Verfahren sind Leistungen mittlerer Priorität geeignet, die von einer geringen Komplexität gekennzeichnet sind, sowohl was die Zuständigkeiten betrifft, als auch die Formulare und Nachweise die zu erbringen sind. Diese Leistungen sind in der Regel im Steckbrief als die Leistungsarchetypen einfacher Antrag, Information oder Meldung an die Verwaltung gekenntzeichnetgekennzeichnet.

Für Leistungen dieser Art ist ein aufwendiges aufwändiges Konzeptionsverfahren nicht notwendig, weil beispielsweise nur ein einseitiges Papierformular oder ein automatisch generierter Bescheid an den Nutzer digitalisiert werden muss. Konzeption und technische Umsetzung müssen daher nicht aufeinander aufbauen und nacheinander erfolgen, sondern können parallel ablaufen. Fachexperten und Entwickler arbeiten im Tandem eng zusammen, um beispielsweise einen bestehenden Antrag in Papierform ohne nennenswerte Veränderungen in einem Antragsmanager umzusetzen. Dieser Online-Antrag wird anschließend mit einem Nutzer und einem Sachverständigen aus der Verwaltung getestet.

Der zeitliche Umfang einer Direkt-Digitalisierung beträgt nur wenige Wochen. Daran beteiligt sind die notwendigen Fachexperten, ein Entwickler, ein Nutzer, ein Vertreter aus dem Vollzug und der IT-Dienstleister. Mit dem Abschluss der Direkt-Digitalsierung Digitalisierung stehen alle FIM-Stamminformationen über die entsprechenden Repository zur Verfügung, sowie eine fertige digitale Lösung z.B. in Form eines Formular Formulars im Antragmanagementsystem.

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