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Die Konzeption erfolgt je nach Priorisierung in unterschiedlichen Formaten. Leistungen höchster und hoher Priorität werden in Digitalisierungslaboren betrachtet (siehe Kapitel 7.3). Für Leistungen mittlerer Priorität ist eine Konzeption im Digitalisierungslabor nicht vorgesehen. Für diese Leistungen wurden weniger umfangreiche Formate entwickelt: Die Digitalisierungs-Werkbank, die Direkt-Digitalisierung und die Nutzung vorhandener Lösungen. Der Unterschied zu den Digitalisierungslaboren liegt vor allem im zeitlichen und personellen Umfang der Konzeption. Auch bei diesen Vorgehensmodellen gelten jedoch die Leitlinien, die auch in den Digitalisierungslaboren zu beachten sind: Nutzer: Nutzerzentrierunginnenzentrierung, maximaler Wirkungsgrad und länderübergreifende Nachnutzbarkeit (vgl. Kapitel 7.1).

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Bei der Digitalisierungswerkbank ist für die Konzeption deutlich weniger Zeit und Aufwand vorgesehen, als bei einem Digitalisierungslabor. Sie ist in zwei aufeinander folgende Phasen aufgeteilt: Die Analyse des Ist-Zustandes und die Entwicklung eines Ziel-Prozesses. In der ersten Phase wird mithilfe der Fachexpertinnen und Fachexperten der bestehende Prozess erfasst und in Form von FIM-Stamminformationen festgehalten. Darüber hinaus werden bestehende Online-Lösungen, Fachverfahren, Register und Schnittstellen auf ihre Weiterverwendbarkeit bei der Digitalisierung hin überprüft und mögliche Hürden für die Digitalisierung der Leistung in den dazugehörigen Rechtsquellen identifiziert.

Auf dieser Grundlage wird dann in der zweiten Phase ein Ziel-Prozess konzipiert. In Interviews oder einem Design-Thinking-Workshop mit Nutzern und Fachexperten Fachexpert:innen aus dem Vollzug werden Prozessdiagramme und Prototypen entwickelt und erprobt. Die Ergebnisse werden als OZG-Referenzinformationen und Klick- oder Papier-Prototyp festgehalten. Sie dienen der Planung der weiteren Schritte hin zu einer Implementierung: Eine detaillierte Planung der technischen, organisatorischen und rechtlichen Voraussetzungen, die für die Umsetzung geschaffen werden müssen. Anschließend ist gemeinsam mit dem IT-Dienstleister ein Konzept für den Betrieb der Lösung bzw. dessen Erweiterung um weitere Ausbaustufen während des Betriebes zu entwickeln. Ein Nachnutzungskonzept und der flächendeckende Roll-Out sind ebenfalls als Teil der Konzeptionsphase zu berücksichtigen.

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Für Leistungen dieser Art ist ein aufwendiges Konzeptionsverfahren nicht notwendig, weil beispielsweise nur ein einseitiges Papierformular oder ein automatisch generierter Bescheid an den die Nutzerinnen und Nutzer digitalisiert werden muss. Konzeption und technische Umsetzung müssen daher nicht aufeinander aufbauen und nacheinander erfolgen, sondern können parallel ablaufen. Fachexperten Fachexpert:innen und Entwickler:innen arbeiten im Tandem eng zusammen, um beispielsweise einen bestehenden Antrag in Papierform ohne nennenswerte Veränderungen in einem Antragsmanager umzusetzen. Dieser Online-Antrag wird anschließend mit einer Nutzerin oder einem Nutzer und einem Sachverständigen einer sachverständigen Person aus der Verwaltung getestet.

Der zeitliche Umfang einer Direkt-Digitalisierung beträgt nur wenige Wochen. Daran beteiligt sind die notwendigen FachexpertenFachexpert:innen, ein:e Entwickler:in, ein:e Nutzer:in, ein Vertreter eine Person aus dem Vollzug und der IT-Dienstleister. Mit dem Abschluss der Direkt-Digitalisierung stehen alle FIM-Stamminformationen über die entsprechenden Repository zur Verfügung, sowie eine fertige digitale Lösung z.B. in Form eines Formular im Antragmanagementsystem. 

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Sofern die bestehende Lösung in jenem Bundesland entwickelt bzw. implementiert wurde, dass auch der Federführer die Federführung für die Leistung ist, so muss dieser lediglich darauf hinwirken, dass sie von allen Kommunen im Land genutzt wird und die notwendigen Elemente für die Nachnutzung in anderen Ländern bereitgestellt werden. Ist sie jedoch in einem anderen Land erarbeitet worden, so sollte der Federführer die Federführung sich um die Übernahme bzw. Weiterentwicklung der Lösung bemühen und zwar so, dass wiederum auch Dritte anschließend Zugang zu der Lösung haben. In diesem Fall kann eine Verwaltungsvereinbarung zwischen dem Federführer der Federführung und dem Land mit der bestehenden Lösung sinnvoll sein.

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Eine frühzeitige Einbindung des IT-Dienstleisters in diese frühe Phase des Umsetzungsprojektes ist zu empfehlen, insbesondere wenn es sich um eine Leistung handelt, welche die Integration zahlreicher Komponenten erfordert bzw. von hoher technischer Komplexität ist. Auf diese Weise kann bereits zu Beginn geklärt werden, ob die benötigten Dienste und Komponenten bereits vorhanden sind, welche Kosten sie verursachen und mit welche technischen Limitierungen bei der Umsetzung zu beachten sind. Des Weiteren sollten die Anforderungen an Speicherung, Datenübertragung, Schnittstellen, Schutzbedarf und Sicherheitskonzept, sowie Kommunikation zwischen Antragstellern den Antragstellenden und Sachbearbeitern den Sachbearbeitenden an den IT-Dienstleister kommuniziert werden, sobald sie fest stehen. Der IT-Dienstleister muss seinerseits die eigenen Kapazitäten planen und eventuelle Engpässe frühzeitig melden.

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