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Ein Teil der Leistungen mittlerer Priorität haben ihre Priorisierung erhalten, weil bereits Online-Verfahren bestehen, auf welche bei der Umsetzung aufgebaut werden kann. Diese erfüllen jedoch noch nicht immer die Anforderungen des OZG (siehe Reifegradmodell) und müssen in diesen Fällen deshalb im Zuge der OZG-Umsetzung weiterentwickelt werden. Je nach Entwicklungsstand der bestehenden Lösung und Umfang bzw. Komplexität der Leistung ist hier ein individuell unterschiedlich großer zeitlicher und personeller Aufwand einzuplanen. Dennoch kann hier allgemein mit geringeren Aufwänden gerechnet werden, als bei einem Digitalisierungslabor.

Abbildung 104 fasst zusammen, welche zentralen Merkmale bei der Nutzung bestehender Online-Lösungen geprüft werden müssen.

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Sofern die bestehende Lösung in jenem Bundesland entwickelt bzw. implementiert wurde, dass auch der Federführer für die Leistung ist, so muss dieser lediglich darauf hinwirken, dass sie von allen Kommunen im Land genutzt wird und die notwendigen Elemente für die Nachnutzung in anderen Ländern bereitgestellt werden. Ist sie jedoch in einem anderen Land erarbeitet worden, so sollte der Federführer sich um die Übernahme bzw. Weiterentwicklung der Lösung bemühen und zwar so, dass wiederum auch Dritte anschließend Zugang zu der Lösung haben. In diesem Fall kann eine Verwaltungsvereinbarung zwischen dem Federführer und dem Land mit der bestehenden Lösung sinnvoll sein.

EINBINDUNG VON PROJEKTTEAM UND IT-DIENSTLEISTER

Zu Beginn eines Umsetzungsprojektes wird ein Projektteam zusammengestellt (zu den Rollen siehe Kapitel 9.3). Den Startschuss für das Umsetzungsprojekt bildet ein gemeinsamer Workshop des Projektteams, in welchem die gemeinsame Projektarbeit methodisch vorbereitet wird. Ziele dieses Workshops sind das gegenseitige Kennenlernen der Teammitglieder, Transparenz hinsichtlich des Stands, des Vorgehens und der Ziele des Umsetzungsprojektes herzustellen und die Grundsteinlegung für die kommende Projektarbeit.

Eine frühzeitige Einbindung des IT-Dienstleisters in diese frühe Phase des Umsetzungsprojektes ist zu empfehlen, insbesondere wenn es sich um eine Leistung handelt, welche die Integration zahlreicher Komponenten erfordert bzw. von hoher technischer Komplexität ist. Auf diese Weise kann bereits zu Beginn geklärt werden, ob die benötigten Dienste und Komponenten bereits vorhanden sind, welche Kosten sie verursachen und mit welche technischen Limitierungen bei der Umsetzung zu beachten sind. Des Weiteren sollten die Anforderungen an Speicherung, Datenübertragung, Schnittstellen, Schutzbedarf und Sicherheitskonzept, sowie Kommunikation zwischen Antragstellern und Sachbearbeitern an den IT-Dienstleister kommuniziert werden, sobald sie fest stehen. Der IT-Dienstleister muss seinerseits die eigenen Kapazitäten planen und eventuelle Engpässe frühzeitig melden.

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Abbildung 104: Zentrale Merkmale bei der Nutzung bestehender Online-Lösungen

Bei der Nutzung bestehender Lösungen insbesondere von privaten IT-Dienstleistern müssen jedoch noch weitere Fragen geklärt werden. So sind z. B. aus der rechtlichen Perspektive u. a. die Klärung folgender Fragen notwendig:

• Wie man mit einem potenziellen Risiko der Wettbewerbsverzerrung bei ggf. vergleichbaren Angeboten durch weitere private IT-Dienstleister umgeht?

• Welche Alternativen es zu jeweils individuellen Vergabeverfahren durch die zuständigen Behörden gibt?

Aus der finanziellen Sicht sind u. a. folgende Fragen relevant:

• Gibt es ein Finanzierungsmodell und eine Einschätzung zum Kostenaufwand für einzelne Länderlizenzen vs. Bereitstellung einer bundesweiten Lösung?
• Wie erfolgt die Kostenaufteilung unter den Ländern im Rahmen einer potenziellen Umsetzungsallianz?
• Wie erfolgt die Finanzierung der Lösung in Ländern, die die Lösung bereits nutzen?

Erfolgt die Umsetzung im Einer für Alle-Prinzip, so können die Kosten nach bestimmten Finanzierungsmodellen aufgeteilt werden (weitere Informationen unter 10.2.2 Finanzierungsmodelle für Nachnutzung Einer für Alle).

Damit der Einkauf von Lösungen privater IT-DL durch das umsetzende Land erfolgen kann, müssen daher bestimmte Kriterien und Voraussetzungen erfüllt werden. Eine zetrale Voraussetzung ist, dass FIM-Stamminformationen und OZG-Referenzinformationen bereitgestellt werden müssen. Zudem müssen die verantwortlichen Federführer:innen sicherstellen, dass die bestehende Lösung  für das umzusetzende Land 1. OZG-konform ist, 2. einen hohen Qualitätsstandard aufweist und 3. im guten Aufwand-Nutzen-Verhältnis steht bzw. wirtschaftlich ist. Wenn die bestehende Lösung im Rahmen Einer für Alle-Modell für sich anschließende Länder zur Verfügung gestellt werden soll dann muss zusätzlich 4. das Kriterium der Nachnutzbarkeit erfüllt sein.

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Anker_Toc_KriterienUmsetzungsmandat_Toc_KriterienUmsetzungsmandatAbbildung 105: Kriterien für Erfüllung des Umsetzungsmandats federführender Länder durch Lösungen privater IT-DL