Seitenhistorie

Projektstrukturen und Verantwortlichkeiten

Wie bereits im übergreifenden Kapitel 10.2.1.1. unterstrichen sind klare Projektstrukturen sowie abgestimmte Verantwortlichkeiten von essentieller Bedeutung für eine effiziente und effektive Umsetzung von EfA-Leistungen. Im UL betrifft dies einerseits die Etablierung geeigneter Strukturen innerhalb des eigenen Landes, und andererseits eine besondere Rolle bei der Organisation der länderübergreifenden Zusammenarbeit im Rahmen von Umsetzungs- und Nachnutzungsallianzen.

...

Ziel bei der Umsetzung einer EfA-Leistung ist die Nachnutzung durch eine möglichst große Anzahl an Ländern. Der Betrieb, die Entwicklung sowie die Pflege der Leistung finden jedoch auch langfristig zentral statt. Wie bereits in 10.2.1.1. erläutert ist es daher wichtig, dass rechtzeitig länderübergreifende Strukturen für Anschluss, Betrieb und längerfristige Weiterentwicklung aufgesetzt werden. Das UL spielt hierbei eine zentrale koordinierende und gestaltende Rolle. In bisherigen EfA-Umsetzungen haben sich dabei die folgenden Leitlinien bewährt:

• Initiale Governance-Strukturen für die Umsetzungsphase sollten durch das UL aufgesetzt werden, sobald mehrere Länder ihr grundsätzliches Interesse zur gemeinsamen EfA-Umsetzung signalisiert haben. Zu empfehlen ist mindestens ein länderübergreifender Steuerungskreis, der mindestens aus dem LV und FR der teilnehmenden Länder besteht und in dem zentrale Entscheidungen für das Umsetzungsvorgehen diskutiert werden können
• Im UL sollte aufbauend auf den Strukturen des Umsetzungsprojektes eine Koordinierungsstelle etabliert werden, die den Betrieb der Leistung kontinuierlich steuert. Hierunter fallen u.a. das operative Tagesgeschäft, die Koordination und Abstimmung mit den IT-Dienstleistern, Abrechnung und Nachhalten von Anschluss- und Betriebskosten, Identifizierung von erforderlichen Weiterentwicklungen sowie die Vorbereitung der Sitzungen des Steuerungskreises.
• Im Steuerungskreis werden Pflege und Weiterentwicklungen der EfA-Leistung besprochen sowie Verantwortlichkeiten für daraus resultierende Aufgabenpakete. Darüber hinaus entscheidet dieser über die Beauftragung von privaten und/oder öffentlichen IT-Dienstleister und die Durchführung von Vergabeverfahren zur Pflege und Weiterentwicklung. Um insbesondere auch über die technische Weiterentwicklung zu informieren und Schnittstellenstandards zu pflegen, sollten IT-Dienstleister und Fachverfahrenshersteller regelmäßig zu den Sitzungen eingeladen werden. Es wird empfohlen, im festen Turnus und zusätzlich nach Bedarf Sitzungen des Steuerungskreises abzuhalten. Beschlüsse sollten nach Mehrheitsbeschluss fallen.
• Darüber hinaus wurden in verschiedenen EfA-Projekten erfolgreich operativere Expertengremien in der Umsetzungsallianz gebildet, um die in den verschiedenen Ländern vorhandene Expertise bestmöglich für die Projekte zu nutzen.

Wie in Kapitel 10.2.1.1. angedeutet, hängen die genauen Anforderungen an die mittel- und langfristige Weiterentwicklung dieser Strukturen in hohem Maße von den Charakteristika der zu steuernden Online-Dienste ab.

...