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Der Schwerpunkt der Erhebung & Analyse von Recht & Vollzug liegt zum einen darauf, die Komplexität für Nutzer:innen aus der Rechts- und Vollzugsgestaltung abzuleiten (u.a. durch Zuständigkeitsverteilung und Formularkomplexität) und zum anderen die Machbarkeit von nachnutzbaren bzw. übertragbaren Artefakten abzuschätzen.

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6.2.1 Rechtliche Grundlagen und Zuständigkeiten im Vollzug

In einem ersten Schritt werden die gesetzlichen Grundlagen der Leistungen identifiziert, soweit diese nicht bereits im LeiKa erfasst sind, und geprüft, inwieweit durch Landes- und Kommunalrecht hiervon abgewichen bzw. spezifiziert wird. In einem zweiten Schritt sollten die im Vollzug zuständigen Behörden identifiziert werden, inkl. dem Merkmal, wonach sich die Zuständigkeit richtet (z.B. Meldeadresse, Arbeitsort, Geburtsort usw.).

Darüber hinaus sollten für priorisierte Leistungen zusammen mit den beteiligten Verwaltungspartnern die politisch-regulatorischen Ziele herausgearbeitet werden, die mit den entsprechenden Leistungen erzielt werden sollen und deren Erreichung ggf. durch die Digitalisierung der Leistungen zusätzlich unterstützt werden kann.
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Abbildung 4144: Mögliches Vorgehen für die vertiefte Erhebung & Analyse der Rechts- und Vollzugsgestaltung priorisierter Leistungen
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Abbildung 4245: Exemplarische Analyse der Vollzugs- und Regelungsverantwortung  

Auf Basis der Regelungsvarianz (unterschiedliches Recht) und Vollzugsverteilung lässt sich zum einen die Komplexität für Nutzer:innen abschätzen und zum anderen, wie weitreichend Lösungen übertragen bzw. nachgenutzt werden können – von gemeinsamen FIM-Stamminformationen bis hin zu gemeinsamen Services im Frontend.

Darüber hinaus hat die Anzahl zuständiger Behörden Einfluss auf den Umsetzungsaufwand und die -varianten.
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Abbildung 4346: Exemplarische Erhebung der Anzahl zuständiger Behörden 

Hintergrund ist, dass die Zuständigkeitsverteilung im deutschen Föderalismus deutlich unterschiedlich ausfallen kann. Darüber hinaus richtet sich die Zuständigkeit oftmals nach stark unterschiedlichen Merkmalen, z.B. nach der Meldeadresse, dem Arbeitsort oder der Art des Krankenversicherungs- oder Arbeitsverhältnisses, was bei der Nutzer:innenführung durch die Lebens- bzw. Geschäftslage zu berücksichtigen ist.

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6.2.2 Formularinhalte und Nachweisanforderungen

Neben der Verteilung der Zuständigkeit ist für die Ableitung von Umsetzungsvarianten und des Grades der Nachnutzbarkeit die Unterschiedlichkeit von Formularen und Nachweisen relevant. Aufgrund dessen werden die erforderlichen Formulare und Nachweise für priorisierte Leistungen erhoben, insbesondere mit Blick auf unterschiedliche Ausprägungen für identische Leistungen.
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Abbildung 4447: Mögliches Vorgehen für die vertiefte Erhebung & Analyse der Formularlandschaft und Nachweiserfordernisse priorisierter Leistungen

Im Rahmen erster vertiefter Analysen für priorisierte Leistungen hat sich gezeigt, dass vielfach kein erkennbarer Zusammenhang zwischen Unterschieden im Recht einerseits und unterschiedlichen Formularen andererseits besteht. Gleiches gilt für den Grad der Zuständigkeitsverteilung und der Formularunterschiedlichkeit. Dies deutet darauf hin, dass auch bei starker Zuständigkeitsverteilung Artefakte weitreichend nachgenutzt werden könnten. Grundsätzlich ist im Rahmen dieser Analysen zu hinterfragen, inwieweit unterschiedliche Formular- und Nachweisanforderungen für identische Leistungen bei identischer Rechtsgrundlage erforderlich sind und ob eine Formularharmonisierung zu initiieren ist.
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Abbildung 4548: Exemplarische Analyse der Formularunterschiedlichkeit ausgewählter Leistungen

Mit Blick auf die Wiederverwendung von Daten sind jene Daten von herausgehobener Bedeutung, die für unterschiedliche Leistungen immer wieder von Nutzer:innen abgefragt werden. Solche leistungsübergreifend immer wieder erhobenen Daten können durch Kodierung der Formulare auf Datenfeldgruppenebene identifiziert werden. Hierfür können exemplarisch Formulare aus einem Land (beispielsweise dem Federführer) verwendet werden, da bislang FIM Datenfeldbeschreibungen nicht in nennenswertem Umfang vorliegen, die eine solche übergreifende Betrachtung unterstützen würden.
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Abbildung 4649: Exemplarische Analyse der leistungsübergreifend häufig erhobenen Datenfeldgruppen

In ähnlicher Form kann es ausreichen, erforderliche Nachweise für Leistungen stellvertretend in einem Land zu erheben. Abzugrenzen sind hierbei die obligatorischen Nachweise, welche für die Minimalvariante eines funktionsfähigen Services (MVP) notwendig sind (z.B. Geburtsurkunde beim Erstantrag auf Kindergeld), von fakultativen Nachweisen, die nur bei bestimmten Fallkonstellationen erbracht werden müssen (z.B. Schwerbehindertenausweis beim Kindergeldantrag für ein Kind mit Behinderung).

Die Anzahl der für eine Leistung erforderlichen Nachweise lässt Rückschlüsse auf die Bürokratiebelastung der Nutzer:innen zu, da die Nachweise häufig erst von anderen Behörden eingeholt werden müssen.
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Abbildung 4750: Exemplarische Analyse der Formerfordernisse
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Abbildung 4851: Exemplarische Analyse der Nachweisintensität von Lebenslagen 

Die Nachweisintensität kann darüber hinaus Rückschlüsse darauf zulassen, mit welchem Aufwand eine vollständige Digitalisierung des Antragsprozesses umgesetzt werden kann. Hintergrund ist, dass zahlreiche Nachweise von der Verwaltung bislang lediglich in Papierform ausgestellt werden (z.B. Geburtsurkunde).

Eine häufige Digitalisierungshürde sind zudem Formerfordernisse. Dazu zählen u.a. gesetzliche Schriftformerfordernisse sowie die persönliche Antragstellung. Dafür kann die Normenscreening-Datenbank (https://normenscreening.bmi.bund.de) genutzt werden.

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6.2.3 Bemessungsgrundlagen und Verwaltungsprozess (für Laborleistungen)

Für Verwaltungsleistungen, die im Digitalisierungslabor fundiert nutzer:innenorientiert gestaltet werden sollen, ist ein Verständnis der spezifischen rechtlichen Rahmenbedingungen (z.B. Anspruchsvoraussetzungen, Bemessungslogik) erforderlich. Hierzu hilft eine Aufbereitung wesentlicher Eckpunkte im Rahmen der Ist-Analyse. So wurde im Pilotlabor Wohngeld z.B. eine Übersicht der Kriterien für einen Wohngeldanspruch (Abbildung 4952).
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Abbildung 4952: Beispiel: Kriterien für Wohngeldanspruch
Darüber hinaus wurde die Bemessungslogik für das Wohngeld aufbereitet (Abbildung 5053).
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Abbildung 5053: Beispiel: Aufbereitung Bemessungslogik Wohngeld

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Eine für Digitalisierungslabore weitere wichtige Information zur Entwicklung eines nutzer:innenfreundlichen digitalen Ziel-Prozesses ist die Analyse der aktuellen Abläufe innerhalb der öffentlichen Verwaltung sowie möglicher bestehender Schmerzpunkte aus Verwaltungssicht. Abbildung 51 54 beschreibt beispielhaft die verwaltungsinternen Prozessschritte bei der Bearbeitung von Wohngeldanträgen und zeigt die Schmerzpunkte aus Sicht der Vollzugsmitarbeitenden auf.
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Abbildung 5154: Behördliche Prozessschritte beim Erstantrag auf Wohngeld

Aus dieser Analyse verwaltungsinterner Prozesse können Implikationen für die Digitalisierung der jeweiligen Leistung abgeleitet werden wie z.B. technische Hürden der Umsetzung oder datenschutzrechtliche Fragen. Weiterhin kann versucht werden, durch die Einführung eines Online-Antrags auch Schmerzpunkte aus Verwaltungssicht zu beheben.

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Stand: 06.10.2021