It-Planungsrat
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In diesem Anschnitt geht es um die Rollen und Aufgaben, welche innerhalb des Themenfeld besetzt werden müssen und welche Aufgaben zur Zielereichung erfüllt werden müssen.


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9.2.1 Informations- und Berichtspflichten

Die Federführung eines Themenfelds ist in der Umsetzungsbegleitung dafür verantwortlich, die Aufgaben des Informationsmanagements gemäß dem Dokument "Programmmanagement Digitalisierungsprogramm Phase 2" (Version 3.0) wahrzunehmen, u.a. zum Gesamtfortschritt der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen in ihrem Themenfeld (Beschluss 2019/01 IT-Planungsrat). Wenn eine Leistung auf dem OZG-Marktplatz veröffentlicht wird, dann müssen diese Projektdaten auf einem aktuellen Stand gehalten werden.

9.2.2 Verbreitung der Ergebnisse

Die Federführung ist darüber hinaus für die Verbreitung der Ergebnisartefakte (für die in ihrem Themenfeld umgesetzten Leistungen) verantwortlich, damit diese flächendeckend nachgenutzt werden können. Hierfür sind die FIM-Stamminformationen in den entsprechenden FIM-Repositories (vgl. FIM-Portal) einzustellen und die OZG-Referenzinformationen im Referenzrepository bereitzustellen. Es existiert jeweils ein Referenzrepository für Prozesse und eines für Datenfelder (mehr Details unter Arbeitshilfen). Die weiteren Ergebniselemente (z.B. Click-Dummy oder Zielvision) sind in der OZG-Informationsplattform verfügbar zu machen. Je Themenfeld ist ein Zugang für das Referenzrespository bereitgestellt worden, welcher bei der erstmaligen Registrierung von der FITKO freigeschaltet werden muss. Zusätzlich sollten die Ergebnisse beispielsweise auf geeigneten Fachkonferenzen oder in Fachpublikationen bekannt gemacht werden.

9.2.3 Vervollständigung und Verstetigung der Ergebnisse

Darüber hinaus sind sie für die Vervollständigung und Verstetigung (insbesondere FIM-Stamminformationen und OZG-Referenzinformationen, vgl. Abb. 25) der Ergebnisse verantwortlich. Nach Möglichkeit sollen diese in geeignete bestehende Strukturen überführt werden (wie beispielsweise „pflegende Stellen" bei XÖV). Sofern solche Strukturen noch nicht bestehen, sollte geprüft werden, ob diese zu schaffen sind und bei Bedarf initiiert werden. Grundsätzlich eignen sich hierfür die Strukturen der Fachminister:innenkonferenzen.

9.2.4 Referenzimplementierungen

Die Federführung ist zudem eigenständig dafür verantwortlich, dass für die Leistungen im Themenfeld Referenzimplementierungen geschaffen werden. Sofern hierfür keine Umsetzungsverantwortlichen Dritten gefunden werden können, sollen die Referenzimplementierungen im eigenen Zuständigkeitsbereich mindestens für Leistungen höchster (Laborleistungen), hoher (Laborkandidaten) und mittlerer Priorität realisiert werden, nicht für depriorisierte Leistungen.

Eine Referenzimplementierung ist abgeschlossen, wenn folgende Merkmale erfüllt sind:

  • Territorial: Der Online-Service ist im federführenden Land für den Anwender verfügbar und die in Frage kommenden Behörden/Kommunen haben die Möglichkeit der Nachnutzung.
  • Funktional: Der Online-Service erfüllt mindestens Stufe 3 des Reifegradmodells.
  • Leistungsbreite: Der Online-Service deckt die relevanten Leika-Leistungen und -Verrichtungen bzw. die gängigen Geschäftsvorfälle ab.
  • Nachnutzbarkeit: Alle FIM-Stamminformationen und OZG-Referenzinformationen in die jeweiligen Repositorys wurden zur Nachnutzung eingestellt und die verbindliche Entwicklung von fehlenden Schnittstellen und Standards angestoßen.

9.2.5 Zusammenarbeit im Themenfeld

Die Themenfelder arbeiten auch während der Umsetzung aktiv unter der Koordination der Federführung zusammen. Die Federführung lädt hierfür regelmäßig (etwa alle 4 bis 6 Wochen) zum Steuerungskreis ein, an dem auch die Umsetzungskoordinator:innen der Umsetzungsprojekte teilnehmen.

   Abbildung 90: Partner eines Themenfelds und deren Beziehungen untereinander am Beispiel des Themenfelds Ein- & Auswanderung


9.2.6 Rollen und Aufgaben


Federführung

Verantwortung

(info) das federführende Land trägt im Programm OZG-Föderal die Verantwortung, dass für alle (nicht depriorisierten) Leistungen des Themenfeldes bis Ende 2022 eine Referenzimplementierung besteht

(info) Unterstützen Umsetzungskoordinatoren und deren -projekte, stellen Austausch sicher

(info) Tragen Verantwortung für regelmäßiges Reporting und Transparenz über Themenfeld-Fortschritt

(info) Stellen sicher, dass die Ergebnisse in den entsprechenden Repositories und der OZG-Informationsplattform verfügbar und aktuell sind

Aufgaben

(tick) Laden zu TF-Steuerungskreis ein, leiten diesen

(tick) Bündeln Informationen aus Umsetzungsprojekten (z.B. per Teilnahme an Steuerungskreisen)

(tick) Berichten an Programm-Management zu Fortschritt im TF, Anforderungen und Klärungsbedarfen

(tick) Informieren nicht mitarbeitende Bundesländer und Kommunen & stellen Austausch mit Anspruchsgruppen und
Bundesprogramm sicher

(tick) Bundesland-FF koordiniert Nachnutzung der Leistungen aus anderen Themenfeldern

Betroffene Ressorts und mitarbeitende Länder und Kommunen

Verantwortung

(info) Tragen zusammen mit den Federführern fachliche Verantwortung für die Themenfeld-Leistungen, unterstützen beim Digitalisierungsziel 2022

(info) Betroffene Ressorts tragen Verantwortung für fachliche Korrektheit der FIM-Informationen

(info) Stellen fachliche Ansprechpartner:innen für weitere Bearbeitung der Leistungen und die Nachnutzbarkeit

Aufgaben

(tick) übernehmen für die Bearbeitung von Leistungen in einzelnen Umsetzungsprojekten (Korrektur, Konzeptionierung, Umsetzung) die Verantwortung

(tick) Mitarbeitende Länder / Kommunen bringen sich ggf. bei Piloten, etc als Partner ein

(tick) Setzen sich für Anforderungserklärung und Grundlagen bezüglich Nachnutzung vor Ort ein

(tick) Betroffene Ressorts (und ggf. betroffene Länder) prüfen FIM-Informationen und nehmen sie ab

Steuerungskreis

Teilnehmer

(star) Federführung des Themenfeldes, bisherige mitarbeitende Bundesministerien, -länder und -fachreferate sowie kommunale Behörden

(star) Relevante weitere Ansprechpartner:innen (z.B. KoSIT)

Verantwortung

(info)  Zentrales Gremium zum Austausch über Fortschritt, offene Fragen und nächste Schritte des Themenfeldes, sowie zur Informationsdiffusion

(info) Trifft und trägt Entscheidungen bezüglich weiterer Bearbeitung von Leistungen und zu involvierender Ansprechpartner:innen und zu involvierender Expert:innen (z.B. Fachanfragen)

Aufgaben

(tick) Hält 4-6-wöchig eine Telefonkonferenz ab

(tick) Führt Informationen aus den Bundesländern und Kommunen zusamme, spricht Bedarfe an

(tick) Bestätigt Anfragen (z.B. an das Referat DG II 4 des BMI) und verfolgt zeitliche/inhaltliche Leistungsbearbeitung

Kooperationspartner:innen

Verantwortung

(info) Stehen bei Fragen und Bearbeitungsanfragen des Themenfelds zur Verfügung

(info)  Stellen politische, fachliche oder technische Grundlagen der Digitalisierung und Nutzerorientierung in ihrem Expertisebereich sicher

(info) Nehmen Anfragen und Anforderungen des Themenfeldes in normalen den Planungs- und Umsetzungszyklen auf

Aufgaben

(tick) Unterstützen mit relevanter Fachaufsicht und Expertise nutzerfreundliche Leistungsumsetzung

(tick) Arbeiten konkret bei der Änderung von z.B. Gesetzen und Standards mit Themenfeld zusammen

(tick) Geben gegenüber dem Steuerungskreis des Themenfeldes fachliche, rechtliche und/oder technische Bewertungen ab

(tick) Stellen ggf. die personelle und organisatorische Unterstützung der Umsetzungsprojekte sicher

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