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Umsetzungsprojekte sollten als agile Teams mit Mitarbeitenden der Fachseite sowie weiteren Experten-Rollen aufgesetzt werden.



Abbildung 91: Rollen in Umsetzungsprojekten

In der Abbildung dargestellt sind die unterschiedlichen Rollen, die in einem Umsetzungsprojekt vertreten sein sollten.

Die konkrete Team-Zusammensetzung hängt insbesondere davon ab, in welchem Format die Leistungen bearbeitet werden. Für Digitalisierungslabore sind alle Rollen unbedingt erforderlich, damit ein gute Gesamtergebnis erzielt werden kann. Sofern die Leistung niedriger priorisiert ist und mit geringerem Aufwand umgesetzt werden soll, kann beispielsweise auf User Experience-Expertise verzichtet werden. Zwingend erforderliche Rollen sind in der Abbildung blau hinterlegt.

Einzelne Rollen können bei Bedarf auch durch externe Unterstützung besetzt werden, allerdings sollte im Sinne eines Kompetenzaufbaus in der Verwaltung der Wissenstransfer sichergestellt werden.

Die einzelnen Rollen werden im Weiteren näher erläutert. Eine kompakte Übersicht bietet die Rollenbeschreibung.


Umsetzungskoordinatoren

verantworten die Umsetzung aller Leistungen eines Umsetzungsprojektes. Sie tragen gegenüber des Steuerungskreis des Themenfelds die Verantwortung, dass die in dem Umsetzungsprojekt gebündelten OZG-Leistungen konzipiert und umgesetzt werden.

Hierfür berufen Umsetzungskoordinatoren mit den Federführern des Themenfelds einen Steuerungskreis für ihr Umsetzungsprojekt ein, der die relevanten Anspruchsgruppen für das Umsetzungsprojekt umfasst. Über den Fortschritt des Umsetzungsprojektes berichten Umsetzungskoordinatoren an den Steuerungskreis des Themenfelds.

Idealerweise sind Umsetzungskoordinatoren bereits in der Umsetzungsplanung der Leistung(en) involviert. Sie koordinieren die Abstimmung bei der Konzeption und Implementierung und stellen die Integration der Einzel-Services in die Nutzerreise sicher.
Die Umsetzungskoordinatoren klären in Abstimmung mit den Federführern des Themenfelds die Umsetzungsvariante(n) für die Bündelleistung(en), insbesondere inwieweit länderübergreifende Services möglich sind. Darüber hinaus führen Umsetzungskoordinatoren relevante Stakeholder innerhalb und ggf. außerhalb des eigenen Bundeslandes zusammen, geben Auskunft über geplante Umsetzungsprojekte und holen Informationen zu parallelen Projekten deutschlandweit ein. Dies ist besonders bei bereits existierenden bzw. unabhängig voneinander laufenden Implementierungsprojekten wichtig.

Umsetzungskoordinatoren initiieren Umsetzungsprojekte mit der Suche nach Leistungsverantwortlichen und stellen das bzw. die Projektteams zusammen. Sie klären eine Finanzierungs- und Organisationsstruktur für das/die Umsetzungsprojekt(e) in Abstimmung mit den Federführern des Themenfelds. Für die Sicherstellung der Nachnutzbarkeit lösen sie die Erstellung von FIM-Stamminformationen für die Leistungen im Umsetzungsbündel bei der zuständigen Redaktion aus.

Umsetzungskoordinatoren können auch aus Tandems (z.B. Fachseite + E-Government, Fachseite Land + kommunaler Vollzug) bestehen, wobei die Beteiligung der Fachseite aufgrund des Leistungsverständnisses favorisiert wird. Umsetzungskoordinatoren sollten Referatsleiter in einem Fach- oder Querschnittsministerium sein oder auch Referenten, sofern sie über entsprechende Gestaltungs- und Entscheidungsspielräume verfügen.

Leistungsverantwortliche

übernehmen die Verantwortung für die Digitalisierung der Leistung(en). Sie tragen die Hauptverantwortung für die digitale Umsetzung einer Leistung von der Planung, über die Implementierung bis zur fortlaufenden Verbesserung des digitalen Leistungsangebots.

Leistungsverantwortliche entwickeln eine umfassende Vision für die Digitalisierung der Leistung und werben für diese in der Breite (Information über die Kanäle des Programms, wie Webseite und Newsletter, sowie auf Veranstaltungen, Konferenzen und in Fachgremien, wie Bund-Länder-Arbeitsgruppen.

Ein Leistungsverantwortlicher steuert den Umsetzungsplan für seine Leistung(en) während der gesamten Umsetzungsphase. Er achtet dabei sowohl auf die agile Vorgehensweise als auch die Fokussierung und Nutzerfreundlichkeit der konzipierten Lösung. Anknüpfungspunkte und Synergien mit anderen Leistungen behält er im Blick.

Leistungsverantwortliche bilden die Schnittstelle zwischen Umsetzungskoordinator und Projektteam für die jeweilige Leistung(en). Für alle an der Leistungsdigitalisierung Beteiligte (z. B. Entwickler, UX-Experte, E-Government-Experte, etc.) fungieren sie als zentrale Ansprechperson. Sie nehmen Anregungen und Wünsche von Interessengruppen wie Nutzern, Fachseite, Teammitgliedern etc. auf und lassen diese abgestimmt in die Entwicklung einfließen.

Ressourcenbedarfe, z.B. für Referenzimplementierung, melden Leistungsverantwortliche beim Umsetzungskoordinator an. Sie organisieren und leiten interne Meetings des Umsetzungsprojekts sowie Steuerungskreise eines Digitalisierungslabors.

Ein Leistungsverantwortlicher muss nach Fähigkeiten und Potenzial ausgewählt werden und eine gute Balance zwischen fachlicher Priorisierung, Nutzerfreundlichkeit und technischer Umsetzbarkeit herstellen können.

Je nach Art der Leistung werden einem Umsetzungsprojekte weitere Rollen hinzugefügt.

Rechtsexperten

bewerten die fachlichen Inhalte für die Planung und Implementierung der neuen digitalen Leistungen aus juristischer Perspektive. Sie halten fest, was das geltende Recht in Bezug auf Digitalisierungsvorhaben bereits zulässt und leiten den Prozess für notwendige Rechtsänderungen ein.

Für den in der Umsetzungsplanung erstellten Referenzprozess identifizieren sie eventuelle Rechtsänderungsbedarfe und leiten diese ein. Hierfür tragen sie die entsprechenden Rechtsänderungsbedarfe auch in die entsprechende Kategorie des Anforderungsmanagements vom Digitalisierungsprogramm ein.

Die Rechtsexperten sind für die abschließende rechtliche Freigabe der angebotenen Leistung(en) verantwortlich.


Fachexperten

kennen sich mit der Verwaltungspraxis in den zuständigen Behörden aus.

Sie unterstützen die Entwicklung des Referenzprozesses bzw. der Referenzprozesse aus fachlicher Sicht. Sie bringen ihr Wissen über die damit verbundenen Fachgesetze und den IST-Prozessen ein. Sie helfen bei der Optimierung der Schnittstelle zwischen dem Online-Antrag und der Bearbeitungs des Antrags innerhalb der Behörde.

Die Fachexperten betrachten die Prozesse aus Sicht der Vollzugsaufsicht, welche meist auf Landesbene liegt oder aus der Sicht des Vollzugs welcher in der Regel bei den Kommunen liegt. Diese Perspektive ist wichtig, damit neben dem Leitbild der Nutzerorientierung auch die Prozesse der Sachbearbeitung innerhalb der Behörden beachtet wird. Hierzu binden die Fachexperten ggf. relevante Ansprechpartner auf Landes- & Kommunalebene ein.



FIM-Methodenexperten

modellieren zu den jeweiligen Leistungen die FIM-Stamm- und Referenzinformationen.

Die FIM-Experten erstellen FIM-Stammdatenfelder und FIM-Stammprozesse, welche zur Erfassung des IST-Zustands der gesetzlichen Vorgaben dienen. Die Modellierung dient anschließend als Grundlage für die Erstellung der OZG-Referenzinformationen. Darin modellieren die FIM-Experten die für nutzerfreundliche Online-Services optimierten Datenfelder und Prozesse.

FIM-Methodenexperten stehen im Austausch mit den Rechts- und Fachexperten und koordinieren die  Verbesserung und Prüfung, sowie ggf. die Weiterentwicklung der FIM-Informationen. Darüber hinaus fungieren sie als Ansprechpartner zur Pflege der Leistung(en) im FIM-Portal


E-Government-Experten

bringen Erfahrung und Fachwissen aus bisherigen Digitalisierungsvorhaben der Verwaltung mit.

Als Fachexperten für E-Government klären sie Fragen an der Schnittstelle zwischen Recht, Verwaltungspraxis und Technik.  Sie bringen Know-How zu spezialisierten technischen Bereichen wie z.B. Authentifizierung, Nutzerkonto oder Standards im Portalverbund, darunter XÖV.

Die E-Government-Experten tragen Anforderungen und Bedarfe des Umsetzungsprojektes an die relevanten Stellen und leiten dort die Umsetzung ein. Beispielsweise kann es hierbei darum gehen, wie und mit welcher Zeitleiste Standards wie u.a. XMeld angepasst werden sollten.



User Experience Experten

stellen sicher, dass bei der Digitalisierung der Leistung die Nutzersicht im Vordergrund steht.

UX-Experten lassen die Perspektive der Nutzer einfließen, indem sie Interviews führen, Workshops realisieren und Nutzertests durchführen. Die UX-Experten sorgen dafür, dass die Ergebnisse aus diesen Befragungen und Interaktionen in die Konzeptionierung der Leistung(en) einfließen. Sie begleiten die Gestaltung des Online-Antrags mit Design-/UX-Expertise und stellen die ständige Fortentwicklung der Nutzeroberfläche sicher. Dabei beziehen sie in fortschreitenden Iterationen immer wieder Nutzerfeedback ein, um die Ergebnisse mit den Bedürfnissen der Nutzer rückzukoppeln.


Entwickler

bringen technisches Fachwissen in den Prozess ein, um realistische und planbare Einschätzungen zur konkreten Umsetzung treffen zu können.

Sie verantworten den technischem Aspekt der Konzeption des digitalen Antrags bzw. der digitalen Kommunikation für die Leistung(en). Hierzu klären sie die dafür notwendigen technischen Voraussetzungen. Sie haben die Aufgabe, Realsierungsoptionen und zweitliche wie finanzielle Aufwände zu bewerten und mögliche Fallstricke für die technische Umsetzung aufzuzeigen. Diese Informationen dienen wiederum dem Leistungsverantwortlichen als Entscheidungs- und Handlungsgrundlage. Im Sinne einer vorausschauenden Planung arbeiten die Entwickler bereits im Zuge der Umsetzung auf ein Wartungs- & Pflegekonzept für den Betrieb hin.



Ein Steuerungskreis wird für Umsetzungsprojekte eingerichtet, um die Einbindung relevanter Stakeholder sicherzustellen.

Steuerungskreis für Umsetzungsprojekte

repräsentiert alle relevanten Anspruchsgruppen für die Leistung(en) bzw. für deren Digitalisierung. Er trifft auf Empfehlung der Leistungsverantwortlichen Entscheidungen zur weiteren Bearbeitung der Leistung(en) in einem Umsetzungsbündel.

Der Steuerungskreis kommt in regelmäßig Abständen zusammen. Darin sind der Federführer des Themenfeldes, die Länder mit Umsetzungskoordination sowie am Projekt mitarbeitende Länder, Kommunen, Behörden und weitere Ansprechpartner vertreten. Der Steuerungskreis behält den Fortschritt des Umsetzungsprojektes im Blick und stellt sicher, dass hinreichende politische, finanzielle und personelle Unterstützung aus den jeweiligen Bundesländern gestellt werden. Außerdem werden über den Steuerungskreis Informationen in den "eigenen Häusern" geteilt und er gibt Anfragen und Klärungsbedarfe an den Federführer eines Themenfeldes weiter.

Ablauf von Umsetzungsprojekten

Umsetzungsprojekte werden in drei Phasen bearbeitet. Dabei sollten je Phase mehrere Meilensteine erreicht werden:

Abbildung 92: Ablauf und Meilensteine von Umsetzungsprojekten


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