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9.2.1 Informations- und Berichtspflichten

Die Federführer eines Themenfelds sind in der Umsetzungsbegleitung dafür verantwortlich, die Aufgaben des Informationsmanagements gemäß dem Dokument "Programmmanagement Digitalisierungsprogramm Phase 2" (Version 01.00, Stand: Februar 2019) wahrzunehmen, u.a. zum Gesamtfortschritt der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen in ihrem Themenfeld (Beschluss 2019/01 IT-Planungsrat). Wenn eine Leistung auf dem OZG-Marktplatz veröffentlicht wird, dann müssen diese Projektdaten auf einem aktuellen Stand gehalten werden.

9.2.2 Verbreitung der Ergebnisse

Die Federführer sind darüber hinaus für die Verbreitung der Ergebnisartefakte (für die in ihrem Themenfeld umgesetzten Leistungen) verantwortlich, damit diese flächendeckend nachgenutzt werden können. Hierfür sind die FIM-Stamminformationen in den entsprechenden FIM-Repositories (vgl. FIM-Portal) einzustellen und die OZG-Referenzinformationen im Referenzrepository bereitzustellen. Es existiert jeweils ein Referenzrepository für Prozesse und eines für Datenfelder (mehr Details unter Arbeitshilfen). Die weiteren Ergebniselemente (z.B. Click-Dummy oder Zielvision) sind in der OZG-Informationsplattform verfügbar zu machen. Je Themenfeld ist ein Zugang für das Referenzrespository bereitgestellt worden, welcher bei der erstmaligen Registrierung von der FITKO freigeschaltet werden muss. Zusätzlich sollten die Ergebnisse beispielsweise auf geeigneten Fachkonferenzen oder in Fachpublikationen bekannt gemacht werden.

9.2.3 Vervollständigung und Verstetigung der Ergebnisse

Darüber hinaus sind sie für die Vervollständigung und Verstetigung (insbesondere FIM-Stamminformationen und OZG-Referenzinformationen, vgl. Abb. 25) der Ergebnisse verantwortlich. Nach Möglichkeit sollen diese in geeignete bestehende Strukturen überführt werden (wie beispielsweise „pflegende Stellen" bei XÖV). Sofern solche Strukturen noch nicht bestehen, sollte geprüft werden, ob diese zu schaffen sind und bei Bedarf initiiert werden. Grundsätzlich eignen sich hierfür die Strukturen der Fachministerkonferenzen.

9.2.4 Referenzimplementierungen

Die Federführer sind zudem eigenständig dafür verantwortlich, dass für die Leistungen im Themenfeld Referenzimplementierungen geschaffen werden. Sofern hierfür keine Umsetzungsverantwortlichen Dritten gefunden werden können, sollen die Referenzimplementierungen im eigenen Zuständigkeitsbereich mindestens für Leistungen höchster (Laborleistungen), hoher (Laborkandidaten) und mittlerer Priorität realisiert werden, nicht für depriorisierte Leistungen.

Eine Referenzimplementierung ist abgeschlossen, wenn folgende Merkmale erfüllt sind:

• Territorial: Der Online-Service ist im federführenden Land für den Anwender verfügbar und die in Frage kommenden Behörden/Kommunen haben die Möglichkeit der Nachnutzung.
• Funktional: Der Online-Service erfüllt mindestens Stufe 3 des Reifegradmodells.
• Leistungsbreite: Der Online-Service deckt die relevanten Leika-Leistungen und -Verrichtungen bzw. die gängigen Geschäftsvorfälle ab.
• Nachnutzbarkeit: Alle FIM-Stamminformationen und OZG-Referenzinformationen in die jeweiligen Repositorys wurden zur Nachnutzung eingestellt und die verbindliche Entwicklung von fehlenden Schnittstellen und Standards angestoßen.

9.2.5 Zusammenarbeit im Themenfeld

Die Themenfelder arbeiten auch während der Umsetzung aktiv unter der Koordination der Federführer zusammen. Die Federführer laden hierfür regelmäßig (etwa alle 4 bis 6 Wochen) zum Steuerungskreis ein, an dem auch die Umsetzungskoordinatoren der Umsetzungsprojekte teilnehmen.

   Abbildung 90: Partner eines Themenfelds und deren Beziehungen untereinander am Beispiel des Themenfelds Ein- & Auswanderung

9.2.6 Rollen und Aufgaben

Federführer

Betroffene Ressorts und mitarbeitende Länder und Kommunen

Steuerungskreis

Kooperationspartner