10.2 Nachnutzung im Modell „Einer für Alle“

In diesem Abschnitt wird tiefer auf das Modell "Einer für Alle" (EfA) eingegangen, da insbesondere dieses Modell trotz vieler Vorteile für nachnutzende Länder aus organisatorischer, rechtlicher, finanzieller und technischer Sicht viele Abstimmungen benötigt.

Damit ein Land oder eine Allianz aus mehreren Ländern eine OZG-Leistung zentral entwickelt und betreibt und diese Leistungen anderen Ländern und Kommunen zum Anschluss zur Verfügung stellt. Damit dies funktioniert, sollten mehrere Voraussetzungen gegeben sein:

• Der Online-Dienst muss erkennen, aus welchem Land Nutzer:innen auf einen Online-Dienst zurückgreifen, damit ermittelt werden kann, welche anschließende Behörde für die Bearbeitung eines Antrages zuständig ist.
• Der Online-Dienst muss mit einer neutralen Nutzeroberfläche entwickelt werden, die eine nachträgliche Individualisierung durch die zuständige Behörde, beispielsweise mit Landeswappen oder unter Angabe der zuständigen Behörde, ermöglicht.
• Die hinter der Oberfläche des Online Dienstes stehenden Fachverfahren müssen der verbundenen Behörden einer möglichst einheitlichen fachlichen Logik folgen.
• Gemeinsame technische Schnittstellen zur Übertragung und zum Auslesen von Daten müssen geschaffen werden.

Diese Anforderungen zeigen, dass eine gemeinsame EfA-Implementierung ein eng abgestimmtes Vorgehen zwischen Ländern und Kommunen erfordert, insbesondere bei der Entwicklung und dem Anschluss an Online-Dienste (siehe 10.2.1 Wegweiser „Einer für Alle“).

Zudem muss die Finanzierung, die anteilig unter umsetzenden und anschließenden Ländern erfolgt, abgestimmt werden. Das Finanzierungsmodell nach Königsteiner Schlüssel ist dabei das präferierte Modell. Dazu mehr im nächsten Abschnitt unter 10.2.3 Finanzierungsmodelle für Nachnutzung „Einer für Alle“.

10.2.1 Wegweiser „Einer für Alle“

Für die erfolgreiche Umsetzung von "Einer für Alle" ist ein arbeitsteiliges Vorgehen notwendig. EfA-Leistungen erfordern nicht nur eine länderübergreifende Koordinierung, Umsetzungsverantwortliche in anschließenden und umsetzenden Ländern müssen auch intern eng kooperieren, damit ihre Rollen bei der OZG-Umsetzung sinnvoll ineinandergreifen.

Aus diesem Grund wurde der Wegweiser als praktische Arbeitshilfe für OZG-Koordinator:innen, Themenfeldfederführer:innen, Umsetzungskoordinator:innen, Leistungsverantwortliche, Fachreferent:innen und OZG-Ressortansprechpartner:innen erstellt. Das Dokument ordnet den oben genannten Umsetzungsrollen konkrete Aufgaben zu und strukturiert diese in Arbeitsschritte und Checklisten. Umsetzungsverantwortliche erhalten hierdurch einen kompakten Überblick, welche Maßnahmen sie treffen müssen, um in Ihrem Land eine EfA-Leistung bereitzustellen oder abzurufen (weitere Informationen unter Arbeitshilfen Wegweiser EfA ).

10.2.2 Der Marktplatz der Nachnutzung

Der Marktplatz der Nachnutzung soll durch die Bereitstellung von Kerninformationen den Nachnutzungsprozess in den Ländern unterstützen und beschleunigen. Das Ziel des Marktplatzes ist es damit, den Ländern eine Austausch-Plattform zu bieten, auf der sie Umsetzungs- und Anschlussallianzen für OZG-Leistungen schmieden können. Die transparente Auflistung der Mitglieder der Umsetzungsallianzen zum Schmieden von Allianzen ist für die Nachnutzung in den Ländern zentral. Der Marktplatz ist seit Mitte Mai 2020 über die OZG-Informationsplattform zu erreichen. Dort werden Leistungen im Nachnutzungsmodell „Einer für Alle“ oder „Nachnutzbare Software dezentral betrieben“ gelistet.

Abbildung 106: Der Marktplatz der Nachnutzung vernetzt umsetzende mit nachnutzenden Ländern

Die Länder, die bereits ein Umsetzungsvorhaben angestoßen haben, das für die Beteiligung von bzw. Nachnutzung durch weitere Länder offensteht, stellen dieses Angebot auf dem Marktplatz ein und pflegen die Daten fortlaufend. Unter dem Reiter Marktplatz geben Sie an, welche Bundesländer bereits an der Umsetzung beteiligt und zu welchen Terminen (Zwischen-)Ergebnisse zu erwarten sind. Das umsetzende Land muss das gewählte Anschlussmodell, z. B. „Einer für Alle“ oder „Nachnutzbare Software dezentral betrieben“ auf der Plattform hinterlegen und angeben, ob für die Leistung eine Nutzung des Digitalisierungsbudgets geplant ist. Letzteres kann nur genutzt werden, wenn mindestens neun Länder oder eine finanzielle Mehrheit der Länder mit >=50% Anteilen nach Königsteiner Schlüssel ihr Interesse zum Anschluss bekundet haben (mehr Informationen zur Finanzierung unter 10.2.3).  Sie stellen so sicher, dass ihr Vorhaben sichtbar ist und sich weitere Interessenten anschließen können.

Die Interessensbekundung kann u. a. durch das anschließende Land direkt auf der Plattform im dafür vorgesehen Reiter erfolgen. Anschließende Länder können sich so zu Anschlussoptionen von Leistungen selbst informieren und das potenzielle Interesse zum Anschluss sichtbar für alle bekunden und Kontakt aufnehmen. Auch Kommunen können sich selbstständig über nachnutzbare Leistungen in ihrem Land informieren (Abb. 99).

Abbildung 107: Der Marktplatz der Nachnutzung stellt eine zentrale Informations- und Austauschplattform auch für Kommunen dar

Zudem enthält der Marktplatz der Nachnutzung die wesentlichen Angaben zu den für eine mögliche Nachnutzung des Online-Services relevanten Entscheidungskriterien. Unter dem Reiter Anforderungen werden die technischen und rechtlichen Anforderungen sowie Details zu Entwicklung und Betrieb erläutert. Zur Kontaktaufnahme sind zudem ein technischer Ansprechpartner und ein Ansprechpartner für das Vorhaben insgesamt vermerkt.

Marktplatz der Nachnutzung ist über die OZG-Informationsplattform zu erreichen und ist in zwei optionalen Rollen „Marktplatz (Info)“ (nur Leseoption) und „Marktplatz“ (inkl. Schreibrechte) verfügbar. Z. B. können Themenfeld-Federführer:innen und Themenfeld Leistungsverantwortliche über die OZG-Informationsplattform Online Services auf dem Marktplatz einstellen und bearbeiten. OZG-Koordinator:innen sowie Kommunen können z. B. in der Rolle „Marktplatz (Info)“ die für sie relevanten Informationen einsehen und sich eigenständig über die zur Nachnutzung zur Verfügung stehenden Online Services bzw. eingestellte Leistungen informieren und bei Interesse Kontakt zu Umsetzungsverantwortlichen aufzunehmen.

Die Registrierung und Freischaltung erfolgen direkt über den servicedesk@ozg-umsetzung.de

10.2.3 Finanzierungsmodelle für Nachnutzung Einer für Alle 

Für die gemeinschaftliche Finanzierung von EfA-Leistungen gibt es keine zentralen Vorgaben, jedoch werden im Rahmen dieses Leitfadens Vorschläge für eine dynamische Kostenaufteilung zwischen umsetzenden und nachnutzenden Ländern unterbreitet. Die Kostenaufteilung von EfA-Leistungen wird hierfür entlang von vier Phasen strukturiert. Erstentwicklung, Betrieb, Anschluss und Weiterentwicklung

Erstentwicklung

Die Kosten für die Erstentwicklung einer Leistung im Rahmen der Themenfeldplanung des Digitalisierungsprogramms Föderal sollten zu 100% durch das umsetzende Bundesland getragen werden. Die für das umsetzende Bundesland anfallenden Erstentwicklungskosten können sowohl aus dem Budget des Konjunkturpaketes oder Digitalisierungsbudgets rückerstattet werden.

Betrieb

Die Betriebsphase einer Leistung beginnt nach dem Go-Live des MVP durch das umsetzende Bundesland. Zu den Betriebskosten zählen alle Kosten, die für Betrieb und Instandhaltung der EfA-Leistung anfallen, hierzu zählen insbesondere Lizenz-, Personal- und Serverkosten. Für die Gesamtheit der im Betrieb anfallenden Kosten wird eine gemeinsame Kostenaufteilung zwischen umsetzenden und nachnutzenden Ländern empfohlen.

Anschluss

Die Kosten für den technischen Anschluss an eine EfA-Leistung sind grundsätzlich durch die nachnutzenden Länder zu tragen, wobei sie diese ebenfalls durch das Konjunkturpaket und FITKO-Digitalisierungsbudget rückerstatten lassen können.

Weiterentwicklung

Weiterentwicklungskosten von Leistungen sollten, sofern die Anpassungen die Gesamtheit der nutzenden Länder betreffen, ebenfalls durch die Gesamtheit der die Leistung nutzenden Länder getragenen werden. Weiterentwicklungen, bei denen es sich um individuelle Anpassungen für einzelne Bundesländer handelt, sollten hingegen nur durch das Land / die Länder getragen werden, welche die individuellen Anpassungen vornehmen.

Modelle zur Kostenaufteilung

Im folgenden Abschnitt werden kurz mögliche Ansätze zur dynamischen Kostenaufteilung innerhalb des „Einer für Alle“ Modells erläutert sowie auf die Vor- und Nachteile der Modelle eingegangenen werden. Die vorgeschlagenen Modelle können insbesondere zur Kostenaufteilung während Betrieb und Weiterentwicklung angewandt werden (vgl. Abb. 107).

Abbildung 108: Drei Optionen zur dynamischen Kostenaufteilung für Betrieb und Weiterentwicklung 

1. Skalierter Königsteiner Schlüssel

Beim Königsteiner Schlüssel (KS) werden die Steuereinnahmen und die Bevölkerungszahl eines Bundeslandes miteinander verrechnet. Der KS setzt hierdurch die Finanzkraft der Länder in ein Verhältnis zueinander und berechnet Kostenanteile entsprechend der im Modell errechneten Finanzkraft.

Bei Einer für Alle Leistungen, die nicht von allen 16 Ländern genutzt werden, können umsetzende und nachnutzende Länder einen proportional skalierten Schlüssel zur Berechnung der Finanzierungsanteile verwenden. Skaliert meint, dass der Kostenanteil jeder Partei gemäß Königsteiner Schlüssel proportional hochskaliert wird, bis sich die Anteile der Parteien auf 100% summieren.

Das Modell KS hat den Vorteil, dass es sowohl einfach und transparent zu berechnen ist als auch, dass es die individuelle finanzielle Situation der an der Nachnutzung beteiligten Länder in der Kostenverteilung berücksichtigt.

2. Inanspruchnahme

Beim Modell Inanspruchnahme wird eine aufwandsbasierte Kostenaufteilung nach individuellen Fallzahlen der EfA-Leistung vorgenommen. Hierfür erhebt der IT-Dienstleister die Zahl der Aufrufe einer Leistung in den Ländern und rechnet diese nach Zugriffszahlen ab.

Vorteil des Inanspruchnahme Modells ist, dass die Abrechnung nach tatsächlich entstandenem Aufwand erfolgt und so auch Unterschiede bei den Fallzahlen in den einzelnen Ländern im Kostenmodell berücksichtigt werden, was für eine hohe Fairness sorgt.

Damit das Modell funktioniert, muss der beauftragte IT-Dienstleister konstant Abrufzahlen erfassen, was eine technisch anspruchsvollere Umsetzung erfordert. Das Modell wird deshalb nur empfohlen, wenn es eine hohe Differenz bei Fallzahlen zwischen den Ländern gibt und der variable Kostenanteil von Zugriffen im Verhältnis zu den Gesamtkosten überdurchschnittlich hoch ist.

3. Paritätsprinzip

Beim Paritätsprinzip werden Kosten zu gleichen Anteilen zwischen den die EfA-Leistung nutzenden Parteien aufgeteilt. Hierbei werden jedoch weder individuelle Finanzkraft noch Abrufzahlen berücksichtigt, weshalb das Paritätsprinzip als Schlüssel zur Kostenaufteilung nur in Verbindung mit den oben genannten Modellen Königsteiner Schlüssel und Inanspruchnahme empfohlen wird.

Ein entsprechendes Mischmodell aus 50% paritätischen Kostenanteil und 50% Königsteiner Schlüssel bzw.  50% paritätischen Kostenanteil und 50% Inanspruchnahme sollte immer dann zum Tragen kommen, wenn es besonders große Unterschiede bei der Finanzkraft der Nachnutzenden Länder oder große Unterschiede bei der Inanspruchnahme von Leistungen gibt. Die hieraus resultierenden, sich deutlich unterscheidenden, individuellen Kostenanteile können durch die anteilige Verrechnung mit dem Paritätsprinzip abgemildert werden.