10.1 Nachnutzungsmodelle

Für die Nachnutzung von Leistungen im OZG-Digitalisierungsprogramm Föderal gibt es drei verschiedene Modelle, die sich hinsichtlich der Art der Entwicklung und des Betriebs unterscheiden: Entwicklung und Betrieb einer digitalen Lösung können jeweils länderübergreifend oder individuell erfolgen.

Die Entscheidung für ein Nachnutzungsmodell erfolgt anhand festgelegter Kriterien und kann entlang rechtlicher, technischer und fachlich/organisatorischer Gesichtspunkte getroffen werden. Die Entscheidung für ein passendes Nachnutzungsmodell kann durch die Betrachtung dieser Kriterien unterstützt werden (Abb. 93: Kriterien für die Auswahl der Modelle).

Rechtliches Kriterium umfasst Überlegungen, inwiefern bspw. bundeseinheitliche Normen (Gesetze und Verordnungen) oder Unterschiede zwischen Landesgesetzen oder kommunalen Verordnungen berücksichtigt werden müssen.

Technisches Kriterium betrifft die Abwägung, ob eine technische Integration der vollziehenden Behörden über Standardschnittstelle (z.B. XFall) oder Connector möglich ist oder nicht.

Fachlich/organisatorisches Kriterium beurteilt, ob eine Umsetzungskomplexität hoch bis sehr hoch oder gering bis mittel ist.

Abbildung 93: Kriterien für die Auswahl der Modelle

Die Entscheidung für eines der drei Nachnutzungsmodelle trifft das jeweilige umsetzende Land. Basierend auf dieser Entscheidung für ein Nachnutzungsmodell, haben dann die nachnutzenden Länder die Option, sich an der Umsetzung/Nachnutzung zu beteiligen.

Entweder erfolgt die Nachnutzung als gemeinsam entwickelte Lösung der Länder im Anschluss an die Referenzimplementierung im Rahmen der Modelle „Einer für Alle“ (übergreifende Entwicklung, übergreifender Betrieb) oder „Nachnutzbare Software dezentral betrieben“ (übergreifende Entwicklung, individueller Betrieb). Alternativ kann sich ein Land auch für eine individuelle Nachnutzung der Endprodukte der Planungs- und Umsetzungsphase im Rahmen des Modells „FIM-basierte Eigenentwicklung“ entscheiden (lokale Entwicklung, lokaler Betrieb). Die drei Nachnutzungsmodelle sind in Abbildung 94 dargestellt:

Abbildung 94: Modelle zur Nachnutzung

A Das Modell "Einer für Alle"

Beim Nachnutzungsmodell „Einer für Alle“ wird eine länderübergreifend einsetzbare Lösung von einem Land oder einer Kooperation mehrerer Länder entwickelt und Länder können sich an die gemeinsame Lösung anschließen. Eine solche Lösung kann übergreifend für mehrere Kommunen, landesweit, länderübergreifend oder bundesweit flächendeckend entwickelt und betrieben werden. Dieses Modell ist geprägt durch eine hohe Einheitlichkeit der Lösung über Kommunen und Bundesländer hinweg (mit eventuellen Anpassungen an lokale Gegebenheiten). Eine Umsetzung kann z.B. nach dem Prinzip Software-as-a-Service erfolgen. Das Modell „Einer für Alle“ ermöglicht besonders einfach die technische und redaktionelle Weiterentwicklung und bietet zudem die Möglichkeit zentraler Anpassungen bei Gesetzesänderungen. Auch aus wirtschaftlicher Perspektive kann dieses Modell vorteilhaft sein, etwa durch die breite Kostenteilung bei Entwicklung, Betrieb und zukünftiger Weiterentwicklung.

Diesbezüglich wurden auf Initiative mehrerer Akteure die EfA-Mindestanforderungen kollaborativ erarbeitet. Diese gewährleisten vertiefte Orientierungshilfe insbesondere zur technischen Umsetzung von EfA-Leistungen und zeigen Optionen entlang der Anforderungen auf.

Für die Entwicklung bzw. den Anschluss an eine gemeinsame Lösung sind die rechtlich-organisatorischen Verantwortlichkeiten zu klären, u.a. ist die Rolle des Umsetzungsverantwortlichen festzulegen, die nicht notwendigerweise beim federführenden Land liegen muss, sowie vergaberechtliche Fragen. Darüber hinaus ist die Basis der Zusammenarbeit zu prüfen, insbesondere die Frage des notwendigen rechtlichen Rahmens (z.B. eines Verwaltungsabkommens). In technisch-organisatorischer Hinsicht sind die Schnittstellen und Übergabepunkte zu definieren und zu spezifizieren, Standards für den Datenaustausch zu entwickeln und die Fachverfahren anzuschließen.

Initial bringt dieses Modell aufgrund der notwendigen Abstimmung zwischen den teilnehmenden Ländern einen besonders hohen Klärungsbedarf hinsichtlich organisatorischer, technischer, rechtlicher und finanzieller Rahmenbedingungen mit sich. Eine Übersicht und Schritt-für-Schritt Anleitung zu diesem Nachnutzungsmodell bieten die beiden folgenden Kapitel (siehe 10.2 und 10.3).

B Das Modell "Nachnutzbare Software dezentral betrieben"

Das Modell „Nachnutzbare Software dezentral betrieben“ beschreibt die Option, bei welcher eine länderübergreifend nachnutzbare Softwarelösung entwickelt und individuell durch Länder bzw. Kommunen dezentral betrieben wird. Dies ist grundsätzlich in Form einer Entwicklungsgemeinschaft, nach einem Lizenzmodell oder als Fachverfahrens-Frontend möglich. Auch bereits realisierte nutzerfreundliche Online-Services für Verwaltungsleistungen können grundsätzlich durch Übertragung und eigenen Betrieb der technischen Lösung nachgenutzt werden. Solche Lösungen, die im Rahmen der Themenfeldbearbeitung identifiziert wurden, werden im OZG-Umsetzungskatalog ausgewiesen (sofern sie mindestens Stufe 3 des OZG-Reifegradmodells erfüllen). Die zuständige Behörde in einem Land oder in einer Kommune, die eine bestehende Lösung durch Übertragung nachnutzen möchte, muss allerdings eigenständig klären, inwieweit eine Übertragung vergabe- und lizenzrechtlich möglich ist, welche Kosten dafür anfallen und inwieweit die Lösung die eigenen organisatorischen, rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt.
Durch die Themenfeldverantwortlichen werden exemplarisch Lösungen identifiziert, die online verfügbar sind und deren Funktionsumfang im Überblick dargestellt.

Bei diesem Nachnutzungsmodell bestehen weitergehende Möglichkeiten zur Umsetzung lokaler Anpassungen (z.B. Anpassungen des Antragsprozesses oder unterschiedliche Hilfetexte, die gesetzliche Rahmenbedingungen widerspiegeln) als beim Modell A.

Aufgrund des lokalen Betriebs der Software geht dieses Modell mit einem deutlich höheren Aufwand für jedes teilnehmende Land bzw. jede teilnehmende Kommune für Redaktion, Wartung und Weiterentwicklung einher. Zudem ist aufgrund unterschiedlicher individueller Leistungsfähigkeiten die Qualität der Konzeption, Entwicklung sowie Betrieb und Weiterentwicklung unter Umständen sehr heterogen. Wie auch im Modell A ist für das Gelingen dieses Modells eine „rechtliche Vereinbarung“ essentiell, die alle relevanten Fragestellungen zwischen den Ländern im Vorfeld klärt.

C Das Modell "FIM-basierte Eigenentwicklung" (auf Landes- und/oder Kommunalebene)

Beim Nachnutzungsmodell „FIM-basierte Eigenentwicklung“ wird die Lösung eigenständig durch ein Land bzw. eine Kommune entwickelt und betrieben. Die Entwicklung erfolgt basierend auf den durch das umsetzende Land zur Verfügung gestellten FIM-Stamminformationen und OZG-Referenzinformationen. Anpassungen an Landes- oder Kommunalspezifika sind somit prinzipiell unbegrenzt umsetzbar.
Für die Nachnutzung auf Basis von FIM werden die Datenfeldbeschreibungen von den zuständigen Behörden in Ländern und Kommunen bei Bedarf für die eigenen Bedingungen adaptiert, in ihr Antragsmanagement eingelesen und darin das Online-Formular konfiguriert. Je nach Anforderungen werden u.a. ein Servicekonto, eine Bezahlkomponente und ein Fachverfahren angeschlossen. Der Online-Service wird anschließend im Portalverbund registriert sowie bei Bedarf in einem Fachportal integriert und dadurch für Nutzer auffindbar.
Durch die zentrale Bereitstellung wichtiger konzeptioneller Endprodukte durch das federführende Land können so Synergien zwischen den Ländern und Kommunen genutzt werden: FIM-Stamminformationen (Datenfelder, Prozesse, Leistungsbeschreibung) , OZG-Referenzinformationen (OZG-Referenzdatenfelder, OZG-Referenz- sowie Antragsprozess) je Leistung – bei Laborleistungen und -kandidaten auch zusätzlich ein Klick-Prototyp. Analog zur Nachnutzung auf Basis von FIM können die Datenfeldbeschreibungen von den zuständigen Behörden in ihr Antragsmanagement eingelesen werden. Das Online-Formular wird dann entsprechend der Konfiguration des Klick-Prototyps im Antragsmanagement der jeweiligen Behörden nachgebaut.

Es ist zu beachten, dass die meist parallelen Implementierungen für dieselbe Leistung in verschiedenen Ländern und Kommunen mit einem großen Ressourcenaufwand einhergehen. Entsprechend sind in diesem Modell die Voraussetzungen für die Umsetzung noch umfangreicher: Zwar entfällt die Notwendigkeit einer länderübergreifenden Abstimmung, allerdings wird in jedem Land bzw. jeder Kommune der Aufwand für Entwicklung und Betrieb einer Lösung für jede einzelne Verwaltungsleistung erforderlich.