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Um Verzögerungen zu vermeiden sollten kritische Punkte frühzeitig angestoßen und eng nachgehalten werden. Die Dauer der Umsetzungsvorbereitung ist bei gemeinsamer Implementierung durch mehrere Länder/Kommunen häufig länger. Grund hierfür ist die gemeinsame Planung aller Schritte, wie z.B. die Erstellung und Abstimmung eines Verwaltungsabkommens zwischen den beteiligten Partnern. Hierbei kann der Umsetzungsprojektplan  die zeitliche Koordination des Umsetzungsprojekts unterstützen.

Anhand des Beispiels des länderübergreifenden Implementierungsprojektes für das Wohngeld illustriert Abbildung 79 die Grobplanung zur flächendeckenden Umsetzung einer Leistung. Das Wohngeld ist dabei ein Beispiel für ein Implementierungsprojekt, das durch einen Kreis frühzeitig entschlossener Länder („Allianz der Willigen") gemeinsam initiiert wurde. Weitere Länder konnten sich in der Folge sukzessive der länderübergreifenden Lösung anschließen.

Abbildung 79: Wellenplanung für die Umsetzungsprojekte im Themenfeld Familie & Kind

Abschließend ist für das gesamte Themenfeld eine Umsetzungsplanung in mehreren Wellen vorzusehen, um die entstehenden Aufwände entsprechend der verfügbaren Kapazitäten und Ressourcen über die OZG-Umsetzungsfrist zu verteilen. Die Zuordnung der Leistungsbündel zu den Wellen erfolgt sowohl nach Priorisierung der Leistungen, als auch nach pragmatischen Erwägungen. Hierbei werden bereits begonnene Umsetzungsprojekte und Projekte, für die bereits die Bereitschaft zur Umsetzung signalisiert wurde, bevorzugt behandelt. Die Zahl der Leistungen und Leistungsbündel die jeweils in einer Welle bearbeitet werden, hängt von der Gesamtzahl der Leistungen ab, welche im Sinne einer effektiven Planung auf die verschiedenen Wellen aufzuteilen sind. Die Wellenplanung wird auf der OZG-Informationsplattform veröffentlicht, sie dient der Planung der anderen Länder zur Nachnutzung der jeweiligen Ergebnisse.

Abbildung 88: Wellenplanung für die Umsetzungsprojekte im Themenfeld Familie & Kind

Die Anzahl der Wellen ist abhängig vom jeweiligen Umfang eines Themenfelds. Die Referenzimplementierungen sollten bis Ende 2021 umgesetzt sein, damit den übrigen Ländern ausreichend Zeit zur Nachnutzung verbleibt.

Zudem werden die Ergebnisse der Umsetzungsplanung in einen Projektsteckbrief überführt, für welchen eine Vorlage als Arbeitshilfe zur Verfügung steht. Je nach Priorität werden mit dem Leistungs- und Projektsteckbrief weitere Liefergegenstände bereitgestellt, wie beispielsweise Klick-Dummys, Positionspapiere und Kommunikationsmaterial. Die vereinbarten Liefergegenstände je Priorisierungskategorie werden in Abb. 25 näher beschrieben.

Inhalt und nähere Struktur von Positionspapieren hängen von den Problemstellungen und Prioritäten im jeweiligen Digitalisierungsprojekt ab. Ein typisches Positionspapier fasst mindestens schriftlich zusammen, wer an der Umsetzung beteiligt ist und wie die Umsetzung erfolgen wird. Insbesondere wird erörtert, ob eine länderübergreifende oder eine länderindividuelle Umsetzung bevorzugt wird. Hier empfiehlt sich eine vergleichende Bewertung der beiden Alternativen entlang der vier Kriterien Nutzerfreundlichkeit, fachliche Qualität, Implementierungs- bzw. Wartungskosten sowie strategische Betrachtung. Abschließend können die Projektstruktur sowie die kritischen Punkte für das weitere Vorgehen der Umsetzung skizziert werden.

Nach Abschluss der Umsetzungsplanung gehen die Leistungen in die Umsetzungsbegleitung der Themenfelder über, die in Kapitel 9 behandelt wird.
 

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