10.2.3.3 Technische Dimension

Technische EfA-Mindestanforderungen im AL

Obgleich wie in den Kapitel 10.2.1.4. und 10.2.2.4. dargestellt ein wesentlicher Teil der Verantwortung für die Umsetzung der EfA-Mindestanforderungen auf das UL entfällt, gibt es auch auf Seiten des AL Anforderungen, die im Sinne eines reibungslosen Anschlusses an EfA-Leistungen sicherzustellen sind.

Folgende technische Mindestanforderungen für EfA-Services wurden spezifisch für das AL bzw. EfA-mitnutzende Länder festgehalten:

Übergreifende Etablierung technischer Voraussetzungen im AL

Im Rahmen einer EfA-Nachnutzung ist zu empfehlen, dass das AL die strukturellen Nachnutzungsvoraussetzungen aus technischer Perspektive frühzeitig sicherstellt. Hierbei gilt es insbesondere, den aktuellen Stand entlang von drei verschiedenen Themenblöcken zu bewerten bzw. eine grundlegende technische Planung für die Nachnutzung anzufertigen. Anhand der Checklisten (s. Abbildungen 119, 120, 121) und technischen EfA-Mindestanforderungen kann das AL prüfen, ob die nötigen Voraussetzungen gegeben sind oder einer Nachnutzung noch strukturelle Hindernisse aus technischer Sicht im Wege stehen. Sollte letzteres der Fall sein, sollten umgehend die erforderlichen Schritte abgeleitet und initiiert werden.

Portale im AL

Übergreifend kann anhand der Checkliste „Portale im AL“ geklärt werden, wie Leistungen innerhalb des Landes den Bürgern aktuell zur Verfügung gestellt werden oder in Zukunft zur Verfügung gestellt werden sollen. Grundsätzlich sind hier Lösungen mit einem oder mehreren verschiedenen Portalen (z.B. kommunale Portale, Landesportal, Bundesportal) denkbar, wobei die Anforderungen im Rahmen des Portalverbunds zu berücksichtigen sind. In jedem Falle muss sichergestellt werden, dass die Bürger:innen im Land auf alle verfügbaren Leistungen zugreifen können. Weiterhin wird empfohlen, bei der Auswahl der präferierten Lösung auf deren Akzeptanz bei den Kommunen sowie den Standard der Pflege zu achten, bzw. beide Aspekte für die Zukunft sicherzustellen. Insb. beim Einsatz von EfA-Online-Diensten ist eine Pflege der Zuständigkeitsinformationen der antragsbearbeitenden Behörde und eine Übertragung dieser Informationen an den Portalverbund zwingend notwendig, damit der Online-Dienst über den Portalverbund auffindbar ist (NL1). Beim Einsatz von FIT-Connect ist die Pflege von Zuständigkeitsinformationen in einem an den Portalverbund angeschlossenen Redaktionssystem zwingende Voraussetzung für die technische Auffindbarkeit der antragsbearbeitenden Behörde im Online-Dienst.

Abbildung 107: Initiale Checkliste- Portale im AL

Bereitschaft der Basiskomponenten

Bei allen Basiskomponenten sollte bereits vor Beginn der operativen Nachnutzungsbemühungen die jeweilige Produktivität bzw. der Umsetzungsstand geprüft werden. Sofern für konkrete Nachnutzungen relevante Basiskomponenten oder einzelne Funktionalitäten noch nicht produktiv sind, sollte die Zeitleiste hierfür betrachtet werden und wenn nötig bereits nach Überbrückungsmöglichkeiten gesucht werden. Falls diese nicht existieren, sollte das bei der Nachnutzungsplanung betroffener Leistungen entsprechen berücksichtigt werden.

Aufgrund ihrer Relevanz für eine große Anzahl an EfA-Leistungen sollte insbesondere dem Status Quo des Nutzerkontos sowie der Bezahlkomponente zur Bedienung der behördenspezifischen Kassensysteme besondere Beachtung geschenkt werden. Mit Blick auf ersteres ist bzgl. des Landesnutzerkontos insbesondere der Umfang der verfügbaren Funktionen und der Status der Interoperabilität im Rahmen des Projekts FINK zu prüfen. Auf dieser Basis kann entschieden werden, auf welcher Zeitleiste ein Anschluss gelingen kann und welche temporären Alternativen ggf. bereitstehen. Die Verpflichtung des UL zum Anschluss des Nutzerkontos Bund bis zur Herstellung der Interoperabilität der Nutzerkonten bleibt davon unberührt.

Bei der Bezahlkomponente ist neben der Verantwortlichkeit für den Betrieb vor allem die Produktvielfalt und Diversität der Kassensysteme in der Kommunenlandschaft zu analysieren. Nutzen das Land und die meisten Kommunen das gleiche Produkt, schlägt sich dies voraussichtlich in einem geringeren Aufwand beim flächendeckenden Anschluss nieder als in einem Szenario, in dem viele individuell zu betrachtende Produkte vorhanden sind. In diesem Kontext wird empfohlen, sofern nicht bereits der Fall, über eine Vereinheitlichung der Schnittstelle für die Bezahlkomponenten innerhalb des Landes nachzudenken. Sollte es im Land Kommunen ohne jegliche Bezahlkomponente geben, wird eine individuelle Betrachtung der Umstände nahegelegt, um auch dort wenn möglich die Nutzung einer Standardschnittstelle zu etablieren.

Abbildung 108: Initiale Checkliste- Basiskomponenten

Datentransportinfrastruktur

Auch bei der Datenrouting und -transportinfrastruktur innerhalb des Landes sollten bereits vor dem operativen Beginn des Anschlusses erster konkreter Leistungen einige grundsätzliche Aspekte geklärt werden, insbesondere was die OSCI-Empfänger sowie die Pflegende Stelle des DVDV im Land angeht.

Hinsichtlich des OSCI-Empfängers sollte im Vorfeld der grundsätzliche Aufsatz der OSCI-Infrastruktur geklärt werden, da dieser wichtige Implikationen für die weitere Gestaltung der Transportinfrastruktur innerhalb des Landes hat. So kann es beispielweise einen zentralen Empfänger für das Land geben, von diesem aus dann die Daten innerhalb des Landesnetzes des ALs an die entsprechenden Behörden weitergeleitet werden, oder die OSCI-Empfänger können dezentral auf Behördenebene verortet sein. Im ersten Szenario ist insbesondere der Weitertransport innerhalb des Landes im Hinblick auf die Nachnutzung von Leistungen zu prüfen. Bei letzterem Szenario sollten insbesondere die kommunalen Betriebsstrukturen im Hinblick auf die Betreiber der OSCI-Empfänger vertieft betrachtet werden. Deren Expertise sollte ebenfalls frühzeitig bei der Nachnutzungsplanung integriert werden.

Hinsichtlich der zuständigen Pflegenden Stelle des DVDV sollte schon frühzeitig Transparenz über die vorhandenen Kapazitäten erlangt werden. Scheinen diese nicht ausreichend, um die im Rahmen der Nachnutzung zu erwartenden erhöhten Eintragungs- bzw. Pflegeaufwände zu bewerkstelligen, sollte zeitnah über eine Erweiterung der Kapazitäten nachgedacht werden.

Abbildung 109: Initiale Checkliste- Datenrouting / transportinfrastruktur

Phasen der Anschlussplanung je EfA-Dienst

Der technische Anschluss an eine bestimmte EfA-Leistung lässt sich in vier wesentliche Phasen unterteilen, in der jeweils diverse Akteure im AL und im UL eingebunden sind. Während Phase 1 und Phase 2 vor allem der allgemeinen Vorbereitung des technischen Anschlusses dienen, umfassen Phase 3 und Phase 4 bereits die operative Nachnutzung. Der hier beschriebene Prozess kann von Leistung zu Leistung variieren.

In Phase 1 sollten zunächst relevante Informationen für den technischen Anschluss beschafft und ein tieferes Verständnis zu den entsprechenden Anforderungen, z.B. im Bereich der Schnittstellen oder Fachverfahren erlangt werden. Hierfür wird empfohlen, so weit wie möglich auf bereits verfügbare Informationen zurückzugreifen, insbesondere mittels des Marktplatzes der Nachnutzung und der auf der OZG-IP hinterlegten Ergebnisdokumente. Technische Details, die darüber hinaus gehen können bei Bedarf durch direkte Rückfrage oder Versand eines Fragebogens an oder durch direkte Gespräche mit dem jeweiligen IT-DL des entsprechenden UL in Erfahrung gebracht werden. Als verantwortliche Akteure auf Seiten des AL sind hier insbesondere Vertreter des „Sub-Team Technik“ sowie das UBT zu nennen.

In Phase 2 sollten die zuvor eingeholten Informationen für den Anschluss geprüft werden. Hier gilt es insbesondere mögliche leistungsspezifische Herausforderungen zu identifizieren und sämtliche Schnittstellen zu prüfen und ggf. anzupassen. Bei diesem Vorgehen ist es ratsam, die kommunalen IT-DL und ggf. die technischen Ansprechpartner aus dem UL einzubeziehen. Auch in Phase 2 sollten Vertreter des „Sub-Team Technik“ sowie des UBT auf Seiten des AL agieren.

In Phase 3, der „Probeimplementierungsphase“ findet die Initiierung eines Nachnutzungsprojektes pro Leistung statt. Das AL kann hierfür Pilotkommunen auswählen, die im Idealfall alle für diese Leistung relevanten Fachverfahren abdecken, sowie einen Zeitplan und die jeweiligen Projektteilnehmer skizzieren. Sofern das Antragsdaten-Routing mithilfe des DVDV erfolgt, müssen alle relevanten Behörden in dieser Phase gemäß des jeweiligen Eintragungskonzepts im DVDV registriert werden (s.u). Weiterhin sollten im Rahmen der Implementierung der Anschluss der benötigten Basiskomponenten sowie der Anschluss an Fachverfahren durch den FV-Hersteller initiiert werden. Neben dem „Sub-Team Technik“ und dem entsprechenden UBT, sollten in dieser Phase Vertreter der Pilotkommunen, die Pflegende Stelle des DVDV, kommunale IT-DL, Fachverfahrenshersteller sowie ggf. technische Ansprechpartner aus dem UL involviert werden.

Im Anschluss folgt die vierte und letzte Phase, die sogenannte „Roll-Out-Phase“. Hier sollte der flächendeckende Anschluss der Leistung im Land stattfinden. Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen hierfür alle weiteren relevanten Behörden im DVDV registriert, die Basiskomponenten und Fachverfahren für diese angeschlossen sowie die Leistung im Landesportal freigeschaltet werden. Als verantwortliche Akteure sind in dieser Phase das UBT, Vertreter der Kommunen, kommunale IT-DL sowie die Pflegende Stelle des DVDV zu nennen.

Vertiefungen zur Umsetzung des technischen Anschlusses von EfA-Leistungen

Die Umsetzung des technischen Anschlusses orientiert sich entlang der gleichen drei Themenblöcke wie die Prüfung der technischen Voraussetzung und erfolgt in mehreren Schritten. Grundsätzlich kann der Prozess je nach anzuschließender Leistung erheblich variieren. Folgendes Vorgehen scheint allerdings bei vielen Leistungen grundsätzlich sinnvoll:

Portale

Die Integration einer nachzunutzenden Leistung in ein Portal kann entlang von vier Schritten erfolgen. Der erste Schritt sollte die Schaffung von Transparenz über Portalbetreiber und die im Portal benötigten Informationen enthalten. Schritt 2 sollte die Entscheidung für ein präferierte(s) Portal(e) für die Bereitstellung der jeweiligen Leistungen sein, dies sollte allerdings unter Berücksichtigung der oben behandelten Richtungsentscheidung zur Portalnutzung geschehen. Schritt 3 sieht die Beschaffung und das Einpflegen der relevanten, leistungsspezifischen Informationen in das Portal vor, bevor im finalen Schritt 4 das Testen des Portalzugangs, inkl. logischer Konsistenz über verschiedene Portale hinweg (z.B. Sicherstellung, dass Verfügbarkeitsfilter bei entsprechenden PLZ funktionieren) empfohlen wird.

Basiskomponenten

Der Anschluss der Basiskomponenten, insb. des Nutzerkontos sowie der ePayment Bezahlkomponente, wird typischerweise ebenfalls in vier Schritten erfolgen. Zunächst sollte das AL die Frage der Notwendigkeit von spezifischen Basiskomponenten, für die konkret nachzunutzende Leistung klären. In einem zweiten Schritt wird der Anschluss vorbereitet, indem Transparenz über spezifische benötigte Funktionen des Nutzerkontos bzw. im Falle des ePayment benötigte sowie vorhandene Schnittstellen geschaffen wird. Der dritte Schritt besteht in der Umsetzung der eigentlichen Integration, während als vierter Schritt im Rahmen einer Testphase geprüft werden sollte, ob alle Daten korrekt und zuverlässig ausgetauscht werden. Sofern weitere Basiskomponenten für den jeweiligen Dienst benötigt werden, ist deren Anschluss individuell zu prüfen.

Datenrouting/-transport Infrastruktur

Der Prozess zur Integration in die Datenrouting/-transport Infrastruktur gestaltet sich je nach Leistung und OSCI-Infrastruktur eines Landes unterschiedlich.

Hinsichtlich des OSCI-Empfängers und des Transports der Anträge in die Fachverfahren sind drei initiale Schritte vorgesehen. In einem ersten Vorbereitungsschritt schafft das AL Transparenz über die relevanten Schnittstellen und Fachstandards. Der zweite Schritt besteht im Anschluss der landesinternen Infrastruktur an den Online-Dienst, welcher u.a. die Abstimmung mit dem IT-DL des UL bei der Einrichtung eines Mandanten und der entsprechenden Konfiguration beinhaltet. Die Klärung des Abrufs vom OSCI-Empfänger und des weiteren Datentransportwegs in die landesinternen Fachverfahren fällt ebenfalls in den Integrationsschritt. Schritt 3 beinhaltet den Bau und Test von Teststrecken, wobei neben der reinen Überprüfung der Antragszustellung auch Lasten- und Penetrationstests durchgeführt werden sollten.

Auch auf die Pflegende Stelle für das DVDV kommen beim Anschluss an nachzunutzende Leistungen mehrere Aufgaben zu. Im ersten Schritt sollte diesbzgl. Transparenz über die konkreten Anforderungen und ggf. Klärungsbedarfe im Hinblick das relevante DVDV-Eintragungskonzept hergestellt werden. Je nach Status der bestehenden landesinternen Strukturen sollte spätestens zu diesem Zeitpunkt auch die mögliche Einrichtung einer Landeskopfstelle diskutiert werden, sofern ein solches Vorgehen grundsätzlich sinnvoll erscheint. Im zweiten Schritt folgt die eigentliche Eintragung der relevanten Empfänger (z.B. kommunale Behörden) ins DVDV gemäß des Eintragungskonzeptes durch die Pflegende Stelle

Stand: 26.10.2021