5.2 Vorgehensweise im Überblick

Die Themenfeldplanung gliedert sich in vier Phasen: 0. die Vorbereitung und Kick-Off, 1. die Erhebung und Analyse der Leistungen im Themenfeld, 2. das Design und die Konzeption von Umsetzungsvarianten im Themenfeld und 3. die Erstellung des Umsetzungsplans für das Themenfeld. Eingebettet in diesen Prozess werden besonders hoch priorisierte Leistungen im Rahmen von Digitalisierungslaboren parallelisiert vertieft betrachtet. Dabei werden in interdisziplinären Teams nutzern:innenorientierte Prototypen für die Umsetzung entwickelt.


Abbildung 19: Phasen und Aktivitäten der Themenfeldbearbeitung

In einem ersten Schritt werden im Rahmen von Vorgesprächen mit den an einem Themenfeld beteiligten Partnern das Vorgehen und die gegenseitigen Erwartungen sowie Handlungsschwerpunkte in der Themenfeldbearbeitung abgestimmt. Häufig sind deshalb der Aufbau und die Befähigung der Teams in den federführenden Ländern eine wichtige Voraussetzung für die Themenfeldplanung und die Durchführung der Digitalisierungslabore. Parallel dazu werden bereits erste Erhebungen zu den Leistungen durchgeführt, u.a. werden die Zielgruppe und die Nutzer:innenprozesse sowie die Vollzugszuständigkeit und der Online-Status für besonders bedeutsame Leistungen im Themenfeld erhoben.

Anschließend treffen die beteiligten Partner – das federführende Bundesressort, das federführende Land sowie möglicherweise weitere Länder, Kommunen und Behörden – für einen Kick-Off-Workshop zusammen. Im Rahmen des Kick-Off-Workshops wird ein gemeinsames Verständnis über die Themenfeldbearbeitung sowie den Zielen und dem Ablauf des Projektes hergestellt, eine erste Priorisierung von Leistungen vorgenommen und die Aufgabenteilung zwischen den beteiligten Partnern abgestimmt.


Abbildung 20: Aktivitäten und Ergebnisse der Vorbereitungsphase

Nachdem ein erster Überblick über die Leistungen und deren Zusammenhänge im Themenfeld hergestellt wurde, werden die Leistungen übergreifend aus Nutzer:innensicht zu einer oder mehrerer Lebens-/Geschäftslagen-Journey(s) systematisiert und typische Leistungskombinationen anhand von Anspruchsvoraussetzungen und Zielgruppe identifiziert. Hierbei kann es hilfreich sein, tatsächliche Nutzer:innen einzubeziehen.

Auf Basis dieser übergeordneten User Journey(s) werden einzelne Leistungen oder Leistungsbündel priorisiert, die in der Konzeptionsphase vertieft betrachtet werden sollen. Zudem werden Harmonisierungspotenziale insbesondere in Bezug auf Formulare und Nachweise herausgearbeitet. Diese sind grundsätzlich immer dort zu vermuten, wo bundesweit einheitliches Recht unterschiedlich vollzogen wird (i.S.v. Formulargestaltung und Nachweisforderungen). Solche nicht im Recht begründeten Unterschiedlichkeiten sind ein Hemmnis für die Nachnutz- und Übertragbarkeit.


Abbildung 21: Aktivitäten und Ergebnisse der User Journey-Definition und Priorisierung

In einem nächsten Schritt werden anhand der Nutzer:innenbedürfnisse und der Rahmenbedingungen (Unterschiedlichkeit des Rechts, Vollzugs und der IT-Landschaft im Front- und Back-End) Umsetzungsvarianten für Leistungen abgeleitet. Umsetzungsvarianten betreffen sowohl die Ebene der Umsetzung (kommunale Umsetzung, Umsetzung jeweils auf Länderebene, bundesweit einheitliche Umsetzung) als auch die Nutzungsform (u.a. Web-Browser, App, Maschine-zu-Maschine-Schnittstelle).

Für ausgewählte Leistungen werden außerdem „Once Only"-Potenziale durch die Wiederverwendung von Daten und Nachweisen (insbesondere aus Registern der Verwaltung) identifiziert.


Abbildung 22: Aktivitäten und Ergebnisse der Erarbeitung von Umsetzungsvarianten

Besonders hoch priorisierte Leistungen werden im Rahmen von Digitalisierungslaboren vertieft bearbeitet und ein nutzer:innenfreundliches Angebot (UX-Design von Frontend und Prozess) entwickelt. Hierfür werden Nutzer:innen durch regelmäßiges Feedback an der Erarbeitung beteiligt, ein nutzer:innenfreundlicher Zielprozess entwickelt und eine attraktive Oberfläche entworfen und mit Hilfe eines Klick-Prototypen umgesetzt.

Abbildung 23: Arbeitsweise und Vorgehen in Digitalisierungslaboren

Abbildung 23 beschreibt das grobe Vorgehen in Digitalisierungslaboren zur Entwicklung der beschriebenen Endprodukte. Zur Initialisierung des Labors werden die relevanten Stakeholder:innen identifiziert und eingebunden sowie die organisatorischen und inhaltlichen Rahmenbedingungen des Labors festgelegt. Danach wird die IST-Situation der betrachteten Leistung analysiert. Diese Analyse umfasst insbesondere die Nutzer:innenwahrnehmung der aktuellen Leistungserbringung, die aktuellen Interaktionsmöglichkeiten von Nutzer:innen mit der öffentlichen Verwaltung sowie die verwaltungsinterne Standard- und Verfahrenslandschaft.

Darüber hinaus werden auch Schmerzpunkte im aktuellen Prozess aus Sicht der öffentlichen Verwaltung identifiziert. Auf Basis der Ergebnisse der IST-Analyse, insbesondere der aus Nutzer:innensicht im aktuellen Prozess als Schmerzpunkte empfundenen Themen, wird die Zielvision des betrachteten Prozesses mit intensiver Nutzer:inneneinbindung und mehreren Feedbackschleifen zu unterschiedlichen Reifegraden des Klick-Prototypen erarbeitet. Wie oben beschrieben, wird die Zielvision durch eine kurzfristig umsetzbare Minimalversion (MVP) ergänzt.

Zur Sicherstellung einer erfolgreichen Implementierung des erarbeiteten Soll-Prozesses wird im Anschluss an dessen Entwicklung ein Umsetzungsplan erstellt, der mögliche erforderliche Rechtsänderungen und Registerschnittstellen aufzeigt, einen Zeitplan und Verantwortlichkeiten vorgibt sowie eine Empfehlung abgibt, welche Umsetzungsvariante gewählt werden sollte. Im Anschluss an die Arbeit im Digitalisierungslabor sollte ein agiles Umsetzungsprojekt aufgesetzt werden, innerhalb dessen das Minimalprodukt kurzfristig entwickelt und implementiert wird.

Abbildung 24: Aktivitäten und Ergebnisse eines Digitalisierungslabors

Abschließend wird ein übergreifender Umsetzungsplan für das Themenfeld erarbeitet. Ausgewählte Leistungen werden in Projektsteckbriefen variierender Ausarbeitungstiefe detailliert.


Abbildung 25: Aktivitäten und Ergebnisse der Umsetzungsplanung

Insgesamt ist für die Erarbeitung des Umsetzungsplans im Themenfeld ein Zeitraum von etwa neun Monaten vorgesehen. Der zeitliche Rahmen kann aufgrund des unterschiedlichen Umfangs und Entwicklungsstände der Themenfelder variieren. Innerhalb der Themenfeldplanung sind je Themenfeld zwei Digitalisierungslabore für besonders hoch priorisierte Leistungen vorgesehen.

Stand: 14.10.2022