Abbildung 91: Rollen in Umsetzungsprojekten
In der Abbildung dargestellt sind die unterschiedlichen Rollen, die in einem Umsetzungsprojekt vertreten sein sollten.
Die konkrete Team-Zusammensetzung hängt insbesondere davon ab, in welchem Format die Leistungen bearbeitet werden. Für Digitalisierungslabore sind alle Rollen unbedingt erforderlich, damit ein gute Gesamtergebnis erzielt werden kann. Sofern die Leistung niedriger priorisiert ist und mit geringerem Aufwand umgesetzt werden soll, kann beispielsweise auf User Experience-Expertise verzichtet werden. Zwingend erforderliche Rollen sind in der Abbildung blau hinterlegt.
Einzelne Rollen können bei Bedarf auch durch externe Unterstützung besetzt werden, allerdings sollte im Sinne eines Kompetenzaufbaus in der Verwaltung der Wissenstransfer sichergestellt werden.
Die einzelnen Rollen werden im Weiteren näher erläutert. Eine kompakte Übersicht bietet die Rollenbeschreibung.
verantworten die Umsetzung aller Leistungen eines Umsetzungsprojektes. Sie tragen gegenüber des Steuerungskreis des Themenfelds die Verantwortung, dass die in dem Umsetzungsprojekt gebündelten OZG-Leistungen konzipiert und umgesetzt werden.
Hierfür berufen Umsetzungskoordinatoren mit den Federführern des Themenfelds einen Steuerungskreis für ihr Umsetzungsprojekt ein, der die relevanten Anspruchsgruppen für das Umsetzungsprojekt umfasst. Über den Fortschritt des Umsetzungsprojektes berichten Umsetzungskoordinatoren an den Steuerungskreis des Themenfelds.
Idealerweise sind Umsetzungskoordinatoren bereits in der Umsetzungsplanung der Leistung(en) involviert. Sie koordinieren die Abstimmung bei der Konzeption und Implementierung und stellen die Integration der Einzel-Services in die Nutzerreise sicher.
Die Umsetzungskoordinatoren klären in Abstimmung mit den Federführern des Themenfelds die Umsetzungsvariante(n) für die Bündelleistung(en), insbesondere inwieweit länderübergreifende Services möglich sind. Darüber hinaus führen Umsetzungskoordinatoren relevante Stakeholder innerhalb und ggf. außerhalb des eigenen Bundeslandes zusammen, geben Auskunft über geplante Umsetzungsprojekte und holen Informationen zu parallelen Projekten deutschlandweit ein. Dies ist besonders bei bereits existierenden bzw. unabhängig voneinander laufenden Implementierungsprojekten wichtig.
Umsetzungskoordinatoren initiieren Umsetzungsprojekte mit der Suche nach Leistungsverantwortlichen und stellen das bzw. die Projektteams zusammen. Sie klären eine Finanzierungs- und Organisationsstruktur für das/die Umsetzungsprojekt(e) in Abstimmung mit den Federführern des Themenfelds. Für die Sicherstellung der Nachnutzbarkeit lösen sie die Erstellung von FIM-Stamminformationen für die Leistungen im Umsetzungsbündel bei der zuständigen Redaktion aus.
Umsetzungskoordinatoren können auch aus Tandems (z.B. Fachseite + E-Government, Fachseite Land + kommunaler Vollzug) bestehen, wobei die Beteiligung der Fachseite aufgrund des Leistungsverständnisses favorisiert wird. Umsetzungskoordinatoren sollten Referatsleiter in einem Fach- oder Querschnittsministerium sein oder auch Referenten, sofern sie über entsprechende Gestaltungs- und Entscheidungsspielräume verfügen.
übernehmen die Verantwortung für die Digitalisierung der Leistung(en). Sie tragen die Hauptverantwortung für die digitale Umsetzung einer Leistung von der Planung, über die Implementierung bis zur fortlaufenden Verbesserung des digitalen Leistungsangebots.
Leistungsverantwortliche entwickeln eine umfassende Vision für die Digitalisierung der Leistung und werben für diese in der Breite (Information über die Kanäle des Programms, wie Webseite und Newsletter, sowie auf Veranstaltungen, Konferenzen und in Fachgremien, wie Bund-Länder-Arbeitsgruppen.
Ein Leistungsverantwortlicher steuert den Umsetzungsplan für seine Leistung(en) während der gesamten Umsetzungsphase. Er achtet dabei sowohl auf die agile Vorgehensweise als auch die Fokussierung und Nutzerfreundlichkeit der konzipierten Lösung. Anknüpfungspunkte und Synergien mit anderen Leistungen behält er im Blick.
Leistungsverantwortliche bilden die Schnittstelle zwischen Umsetzungskoordinator und Projektteam für die jeweilige Leistung(en). Für alle an der Leistungsdigitalisierung Beteiligte (z. B. Entwickler, UX-Experte, E-Government-Experte, etc.) fungieren sie als zentrale Ansprechperson. Sie nehmen Anregungen und Wünsche von Interessengruppen wie Nutzern, Fachseite, Teammitgliedern etc. auf und lassen diese abgestimmt in die Entwicklung einfließen.
Ressourcenbedarfe, z.B. für Referenzimplementierung, melden Leistungsverantwortliche beim Umsetzungskoordinator an. Sie organisieren und leiten interne Meetings des Umsetzungsprojekts sowie Steuerungskreise eines Digitalisierungslabors.
Ein Leistungsverantwortlicher muss nach Fähigkeiten und Potenzial ausgewählt werden und eine gute Balance zwischen fachlicher Priorisierung, Nutzerfreundlichkeit und technischer Umsetzbarkeit herstellen können.
Je nach Art der Leistung werden einem Umsetzungsprojekte weitere Rollen hinzugefügt.
Ein Steuerungskreis wird für Umsetzungsprojekte eingerichtet, um die Einbindung relevanter Stakeholder sicherzustellen.
Umsetzungsprojekte werden in drei Phasen bearbeitet. Dabei sollten je Phase mehrere Meilensteine erreicht werden:
Abbildung 92: Ablauf und Meilensteine von Umsetzungsprojekten