Mit Blick auf die Finanzierung von EfA-Leistungen ist eine Differenzierung von Kostenblöcken entlang der Umsetzungsphasen hilfreich. So stellen sich finanzielle Fragen hinsichtlich der Erstentwicklungs-, Betriebs-, und Weiterentwicklungskosten.
Mit Blick auf die Finanzierung von EfA-Leistungen ist eine Differenzierung von Kostenblöcken entlang der Umsetzungsphasen hilfreich. So stellen sich finanzielle Fragen hinsichtlich der Erstentwicklungs-, Betriebs-, und Weiterentwicklungskosten.
Zu den Erstentwicklungskosten werden die Kosten gezählt, welche für das Umsetzende Land bis zum Abschluss der Referenzimplementierung entstehen, also bis zu dem Zeitpunkt, zu welchem der Online-Dienst im umsetzenden Land gemäß der OZG-Anforderungen verfügbar und anschließbar ist. Der Online-Dienst muss zu diesem Zeitpunkt mindestens den OZG-Reifegrad 3 erfüllen und die relevanten LeiKa-Leistungen bzw. gängigen Geschäftsvorfälle abdecken.
Auch im Zuge des dauerhaften Betriebs einer EfA-Leistung fallen selbstverständlich Kosten an, welche sich aus fixen und variablen Kosten zusammensetzen. Hierunter fallen die Kosten für das Hosting, den Anwendungsbetrieb und die Wartung der Software sowie Support.
Neben den fortlaufenden Betriebskosten können spezifische Weiterentwicklungskosten entstehen, zum Beispiel wenn neu verfügbare Elemente an die bestehende Lösung angeschlossen werden oder wenn aus fachlichen Gründen eine Weiterentwicklung erforderlich ist, zum Beispiel im Falle von geänderten Rechtsvorschriften.
Die Entwicklungskosten können bei EfA-Projekten komplett durch Mittel aus dem Konjunkturpaket abgedeckt werden, sofern eine gemeinsame rechtliche Grundlage in Bundesgesetzen gegeben ist. Aus diesem Grund erübrigt sich für die Erstentwicklung im Regelfall eine Aufteilung der Kosten zwischen den beteiligten Ländern.
Die Aufteilung der fortlaufenden Betriebs- und Weiterentwicklungskosten obliegt den jeweils beteiligten Ländern, wobei die Anforderungen des öffentlichen Preisrechts zu beachten sind. Damit ist in jedem Fall gewährleistet, dass eine faire und aufwandsgerechte Verteilung der Betriebs- und Weiterentwicklungskosten stattfindet.
Laut IT-PLR (Beschluss vom 17. März 2021) können Modelle für eine sachgerechte Kostenzurordnung in EfA-Projekten u.a. auf
Basierend auf dieser Feststellung wurde die AL-Runde beauftragt, nähere Konzepte für die Kostenzuordnung inkl. einer Definition der legitimerweise in Rechnung zu stellenden Kosten zur 35. Sitzung des IT-PLR zum Beschluss vorzulegen.
Wie im Kapitel 11.2.1.2 beschrieben existieren mit dem Verwaltungsabkommen und dem FIT-Store zwei wesentliche rechtliche Modelle zur Nachnutzung. Diese haben Implikationen für die Gestaltung der Aufteilung der Betriebs- und Weiterentwicklungskosten.
In der Blaupause des Verwaltungsabkommens wird eine prognostische Berechnung der Kostenaufteilung nach skaliertem Königsteiner Schlüssel empfohlen. „Skaliert“ meint in diesem Falle, dass die Anteile der am Abkommen beteiligten Parteien proportional hochgerechnet werden, sodass eine vollständige Deckung der Kosten gewährleistet ist. Dabei sollte allerdings ein Mechanismus vorgesehen werden, um Abweichungen zu den tatsächlich zu erstattenden Kosten unter preisrechtlichen Kriterien durch Zu- und Abschläge im Folgejahr auszugleichen.
Beim FIT-Store bestimmt laut AGB das umsetzende Land das Entgelt gemäß den Anforderungen des öffentlichen Preisrechts, und damit unter dem Gesichtspunkt der Sach- bzw. Verursachergerechtigkeit. Da die Entgelte in den Verträgen zwischen FITKO und den beteiligten Ländern transparent vereinbart werden, ist auch mit diesem Ansatz Planungssicherheit gegeben.
Aus dem im Zuge der Corona-Krise aufgelegten Konjunkturpaket der Bundesregierung stehen für die OZG-Umsetzung insgesamt 3 Milliarden Euro zur Verfügung. Hiervon soll bis Ende 2022 ein erheblicher Anteil unmittelbar für die Umsetzungsprojekte in den Ländern zur Verfügung gestellt werden. Die weiteren Mittel sollen für das Bundesprogramm sowie den Aufbau notwendiger Infrastruktur verwendet werden.
Die Bereitstellung der Mittel erfolgt über die federführenden Bundesressorts, die mit dem Konjunkturpaket eine steuernde Rolle in den jeweiligen Themenfeldern einnehmen. Hierfür stellen die Themenfelder für ihre Umsetzungsprojekte Anträge an das Ressort, die hier entsprechend geprüft und ggf. bewilligt werden. Aus den Mitteln des Konjunkturpakets können die Kosten der Referenzimplementierung und Rollout abgedeckt werden, sowie die Kosten des ersten Betriebsjahres, jedoch maximal bis Ende 2022.
Vor der Bereitstellung der Konjunkturpaketmittel wurde zur Finanzierung der Durchführung von Digitalisierungslaboren und der Referenzimplementierung von OZG-Leistungen zum Teil auch das FITKO-Digitalisierungsbudget genutzt.
Weitere Details zur Beantragung finanzieller Mittel für die Umsetzung von EfA-Diensten sind Kapitel 11.2.2.3 zu entnehmen.
Stand: 08.10.2021