Projektstrukturen und Verantwortlichkeiten

Wie bereits im übergreifenden Kapitel 11.2.1.1. unterstrichen sind klare Projektstrukturen sowie abgestimmte Verantwortlichkeiten von essentieller Bedeutung für eine effiziente und effektive Umsetzung von EfA-Leistungen. Im UL betrifft dies einerseits die Etablierung geeigneter Strukturen innerhalb des eigenen Landes, und andererseits eine besondere Rolle bei der Organisation der länderübergreifenden Zusammenarbeit im Rahmen von Umsetzungs- und Nachnutzungsallianzen.

Hinsichtlich der landesinternen Aufstellung für die Digitalisierung von Leistungen im jeweils verantworteten Themenfeld wird eine Besetzung der zentralen OZG-Rollen (OZG-Koordinator:innen, Themenfeld-Federführer:innen, Umsetzungskoordinator:innen, Leistungsverantwortliche) empfohlen. In jedem Falle ist sicherzustellen, dass alle relevanten Aufgaben mit angemessenen Kapazitäten abgedeckt werden.

Aufbau von Umsetzungsallianzen und Nutzung des Marktplatzes der Nachnutzung

Um potenziell nachnutzende Länder möglichst frühzeitig bereits in die konzeptionelle Entwicklung von EfA-Diensten einzubinden, wird der Aufbau von Umsetzungsallianzen zu einem frühen Projektzeitpunkt empfohlen. Für die Zusammenarbeit der Länder in einer Umsetzungsallianz gibt es zunächst keine besonderen formellen Regeln, wobei sich eine Formalisierung etwa durch entsprechende Absichtserklärungen zu gegebener Zeit anbietet.

Umsetzungsallianzen können über verschiedene Kanäle initiiert und beworben werden, etwa im Rahmen der regelmäßigen Jour-Fixe-Termine der OZG-Koordinatoren. Eine zentrale Rolle nimmt hierbei allerdings der Marktplatz der Nachnutzung ein. Umsetzende Länder werden angehalten, Ihre Umsetzungsvorhaben möglichst frühzeitig auf dem Marktplatz einzustellen und potenziellen Nachnutzern eine Beteiligung an der Umsetzungsallianz anzubieten. Hierbei sollte das UL darauf achten, dass die angegebenen Daten möglichst fortlaufend auf der Plattform gepflegt werden, um ein klares Bild des Projektfortschritts und der zu erwartenden Ergebnisse zu vermitteln und den Umfang bilateraler Nachfragen zu Einzelaspekten der jeweiligen Projekte beherrschbar zu halten.

Um eine OZG-Leistung auf dem Marktplatz einzustellen, muss das UL auf der Plattform das „Projekt zum Marktplatz der Nachnutzung hinzufügen“, und kann dort in der Folge diverse Informationen zum Online-Dienst hinterlegen, die dem potenziellen AL eine informierte Entscheidung über eine mögliche Nachnutzung ermöglichen. Das UL kann hier beispielsweise für den Anschluss relevante Informationen wie den Umsetzungsstand der jeweiligen Leistung, das gewählte Nachnutzungsmodell sowie das voraussichtliches Datum der Verfügbarkeit zur Nachnutzung auf der Plattform hinterlegen. Darüber hinaus kann das UL auf dem Marktplatz technische Spezifikationen zu benötigten Basiskomponenten und Schnittstellen sowie genutzten Fachstandards angeben. Informationen zum rechtlichen Nachnutzungsmodell, zur Finanzierung, z.B. aus dem Konjunkturpaket sowie Kontaktdaten für potenzielle Interessenten können hier ebenfalls zur Verfügung gestellt werden. Auf diese Weise kann der bilaterale Abstimmungsaufwand mit potenziell nachnutzenden Ländern erheblich reduziert werden – allerdings ist es dafür wichtig, dass die auf dem Marktplatz zur Verfügung gestellten Informationen regelmäßig gepflegt und aktuell gehalten werden.

Aufbau von Governance-Strukturen für Betrieb, Anschluss und Weiterentwicklung

Ziel bei der Umsetzung einer EfA-Leistung ist die Nachnutzung durch eine möglichst große Anzahl an Ländern. Der Betrieb, die Entwicklung sowie die Pflege der Leistung finden jedoch auch langfristig zentral statt. Wie bereits in 11.2.1.1. erläutert ist es daher wichtig, dass rechtzeitig länderübergreifende Strukturen für Anschluss, Betrieb und längerfristige Weiterentwicklung aufgesetzt werden. Das UL spielt hierbei eine zentrale koordinierende und gestaltende Rolle. In bisherigen EfA-Umsetzungen haben sich dabei die folgenden Leitlinien bewährt:

• Initiale Governance-Strukturen für die Umsetzungsphase sollten durch das UL aufgesetzt werden, sobald mehrere Länder ihr grundsätzliches Interesse zur gemeinsamen EfA-Umsetzung signalisiert haben. Zu empfehlen ist mindestens ein länderübergreifender Steuerungskreis, der mindestens aus dem LV und FR der teilnehmenden Länder besteht und in dem zentrale Entscheidungen für das Umsetzungsvorgehen diskutiert werden können
• Im UL sollte aufbauend auf den Strukturen des Umsetzungsprojektes eine Koordinierungsstelle etabliert werden, die den Betrieb der Leistung kontinuierlich steuert. Hierunter fallen u.a. das operative Tagesgeschäft, die Koordination und Abstimmung mit den IT-Dienstleistern, Abrechnung und Nachhalten von Anschluss- und Betriebskosten, Identifizierung von erforderlichen Weiterentwicklungen sowie die Vorbereitung der Sitzungen des Steuerungskreises.
• Im Steuerungskreis werden Pflege und Weiterentwicklungen der EfA-Leistung besprochen sowie Verantwortlichkeiten für daraus resultierende Aufgabenpakete. Darüber hinaus entscheidet dieser über die Beauftragung von privaten und/oder öffentlichen IT-Dienstleister und die Durchführung von Vergabeverfahren zur Pflege und Weiterentwicklung. Um insbesondere auch über die technische Weiterentwicklung zu informieren und Schnittstellenstandards zu pflegen, sollten IT-Dienstleister und Fachverfahrenshersteller regelmäßig zu den Sitzungen eingeladen werden. Es wird empfohlen, im festen Turnus und zusätzlich nach Bedarf Sitzungen des Steuerungskreises abzuhalten. Beschlüsse sollten nach Mehrheitsbeschluss fallen.
• Darüber hinaus wurden in verschiedenen EfA-Projekten erfolgreich operativere Expertengremien in der Umsetzungsallianz gebildet, um die in den verschiedenen Ländern vorhandene Expertise bestmöglich für die Projekte zu nutzen.

Wie in Kapitel 11.2.1.1. angedeutet, hängen die genauen Anforderungen an die mittel- und langfristige Weiterentwicklung dieser Strukturen in hohem Maße von den Charakteristika der zu steuernden Online-Dienste ab.

Stand: 08.10.2021