Auch bei der Adressierung der rechtlichen Erfordernisse der EfA-Nachnutzung kommt dem UL eine besondere Rolle zu. Letztlich steht das UL in der Verantwortung dafür, im Rahmen eines EfA-Projekts eine Kooperation mit den anschließenden Ländern rechtlich zu ermöglichen. Dabei kann entweder eine Kooperation über eine leistungsspezifische Verwaltungsvereinbarung mit Hilfe der Blaupause Verwaltungsabkommen ermöglicht oder das neu etablierte Modell des FIT-Stores genutzt werden.
Zusätzlich zu Verwaltungsabkommen und FIT-Store hat NRW im März 2021 ein interöffentliches Kooperationsmodell zur rechtlichen Nachnutzung von Online Diensten für Kommunen vorgestellt, welches mit interessierten Ländern momentan weiter ausgearbeitet wird.
Neben der Erfüllung vergaberechtlicher Anforderungen durch die dargestellten Modelle ist es für eine EfA-konforme Umsetzung grundsätzlich wichtig, frühzeitig lizenzrechtliche Fragestellungen zu adressieren. So ist im Austausch mit dem jeweiligen IT-DL sicherzustellen, dass das umsetzende Land über die notwendigen Lizenzen und Berechtigungen zur Unterlizenzierung verfügt, damit der jeweilige Online-Dienst bereitgestellt werden kann. Zudem trägt das umsetzende Land in der Konzeptions- und Umsetzungphase besondere Verantwortung bei der Bearbeitung datenschutzrechtlicher Fragestellungen.
Die Blaupause „Verwaltungsabkommen zur Umsetzung eines digitalen Online-Dienstes“ bietet ein Muster für eine leistungsspezifische Verwaltungsvereinbarung für den länderübergreifenden Betrieb, die Pflege sowie die Weiterentwicklung einer digitalisierten Leistung. Zur konkreten Initiierung eines Verwaltungsabkommens bedarf es einer Kontaktaufnahme durch den LV im UL mit den Ländern, die an einem Anschluss interessiert sind. Nachdem der Steuerungskreis einem Beschluss zur Verwendung des Verwaltungsabkommens zustimmt, wird dieses an die verantwortlichen Personen in den anschließenden Ländern versandt und iterativ ausgearbeitet, wobei der LV unter Hinzuziehung juristischer Expertise und in Abstimmung mit Themenfeld-Federführer:in und OZG-Koordinator:in durchgängig eine aktiv steuernde Rolle einnehmen sollte (siehe auch Kapitel 11.2.1.1.).
Ein UL kann auf Basis eines standardisierten Vertrags den entwickelten Online-Dienst in den FIT-Store (in Form einer Leistungsbeschreibung) einstellen lassen. Dies geschieht, soweit im Vertrag nichts anderes vereinbart wird, auf Basis der Allgemeinen Vertragsbedingungen für den SaaS-FIT-Store-Einstellungsvertrag (SaaS-Einstellungs-AGB). Das UL agiert daraufhin gewissermaßen als Dienstleister für die FITKO und stellt dieser die Leistung zur Verfügung.
Die FITKO übermittelt im weiteren Verlauf eingehende Nachnutzungs-Interessenbekundungen an das UL. Sofern kein weiterer Abstimmungsbedarf zwischen UL und AL besteht, teilt das UL der FITKO in Form eines Abstimmungsschreibens innerhalb einer Frist von i.d.R vier Wochen mit, ob die Nachnutzung durch das AL möglich ist und welche Konditionen im SaaS-Nachnutzungsvertrag vereinbart werden sollen, soweit diese von den SaaS-Einstellung-AGB bzw. der Leistungsbeschreibung abweichen oder darüber hinausgehen (insbesondere zu den Aspekten etwaiger Anpassungs- und/oder Integrationsleistungen; Servicezeiten; Dauer der Reaktions- und Erledigungszeiten; Entgelt inkl. Fälligkeit; Betriebsbeginn und Nachnutzungsdauer). Während der Dienst zentral vom UL betrieben wird, gewährt es damit neben dem Zugang zur Software auch die darüber hinaus gehenden Leistungen wie z.B. die Vornahme von ggf. notwendigen Anpassungs- und Integrationsleistungen, die in den jeweiligen Verträgen näher geregelt sind.
In den FIT-Store AGB ist weiterhin verankert, dass eine direkte Kommunikation und Abstimmung zwischen dem vom UL beauftragten IT-DL und dem AL sinnvoll ist, hierfür sollten innerhalb des UL klare Kommunikationswege sichergestellt werden.
In der Entwicklungsphase einer digitalen Leistung liegt die Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen in der besonderen Verantwortung des UL. So sollte durch die verantwortlichen Projektteilnehmer im UL frühzeitig eine Bestimmung des Niveaus des Schutzbedarfs veranlasst werden, zu diesem Zweck ist über den OZG-Leitfaden ein hilfreiches Praxistool verfügbar.15 Weiterhin sollte so bald wie möglich eine Analyse der geplanten länderübergreifenden Datenaustausche und Datenverarbeitungsschritte unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten stattfinden, da diese Einfluss auf die Zuständigkeit für die weiteren zu unternehmenden Schritte haben können.
Nähere Hinweise zum Umgang mit zentralen datenschutzrechtlichen Fragestellungen im sind der datenschutzrechtlichen Einordnung des BMI zu entnehmen, die über das OZG-Programmmanagement verfügbar ist und sich in weiterer Abstimmung mit FITKO und Datenschutzkonferenz (DSK) befindet.
Stand: 29.10.2021