Aufgaben der OZG-Rollen bei der EfA-Umsetzung im AL

Ähnlich wie im UL sind auch im AL klare Projektstrukturen und eine vollständige, trennscharfe Abdeckung aller relevanten Aufgabenpakete entscheidend für den Erfolg der OZG-Umsetzung. Hinsichtlich der Nachnutzung von EfA-Leistungen sind einige der etablierten OZG-Rollen besonders relevant:

  • Die OZG-Koordinator:innen (OZG-K) im AL koordinieren übergreifend die Nachnutzung von EfA-Leistungen. In diesem Zusammenhang stellen sie auch eine erfolgreiche länderübergreifende Zusammenarbeit mit den OZG-Koordinator:innen und TF-Federfüher:innen in den jeweiligen UL sicher.
  • OZG-Ressortansprechpartner:in (OZG-R) im AL koordinieren die Umsetzung von Leistungen im fachlichen Zuständigkeitsbereich des Ressorts des OZG und hierbei insbesondere die ressortinterne Nachnutzung von EfA-Leistungen.
  • Fachreferent:innen (FR) treffen die Entscheidung über die Nachnutzung einer Leistung und stellen den zielgerichteten Anschluss von bestimmten EfA-Leistungen bzw. Leistungsbündeln im eigenen Land sicher und verantworten diesen. Sie arbeiten eng mit den LV im UL zusammen, um einen reibungslosen Anschluss und ggf. die Berücksichtigung länderspezifischer Anforderungen im Online-Dienst zu gewährleisten.

Über die bereits bekannten OZG-Rollen hinaus wird speziell in der Frühphase der Nachnutzungsbemühungen die Einrichtung zusätzlicher Rollen empfohlen, die im nächsten Absatz näher detailliert werden.


Projektstrukturen und Verantwortlichkeiten

Die Organisation der Nachnutzung sollte idealerweise drei Ebenen berücksichtigen: die Landes-, die Themenfeld-, und die Leistungsebene. Auf jeder dieser Ebenen sollten die Verantwortlichkeiten unterschiedliche Akteure klar definiert werden (s. Abbildung unten).


Auf Landesebene bietet es sich an, ein übergreifendes „Kernteam Nachnutzung“ als zentrales Instrument bei der Nachnutzungsskalierung im AL zu bilden. Auf Themenfeldebene können Umsetzungsbegleitteams (UBT) die jeweilige Fachlichkeit bei der operativen Nachnutzung von Leistungen innerhalb eines Themenfeldes unterstützen und entlasten und zugleich Fortschritte und Erkenntnisse an das Kernteam Nachnutzung weitermelden. Auf Leistungsebene treffen Fachreferent:innen die Entscheidung über die Nachnutzung einer Leistung und tragen die Verantwortlichkeit für die Umsetzung der Nachnutzung dieser. Beim Anschluss und der Umsetzung werden diese im Regelfall von Vollzugs- und Rechtsexperten unterstützt.


Abbildung 104: Beispielhafte Organisation der EfA-Nachnutzung


Folgende Projektstruktur ermöglicht ein strukturiertes und pragmatisches Vorgehen entlang der drei Ebenen im AL:

Landesebene: Kernteam Nachnutzung

Das Kernteam Nachnutzung im AL spielt bei der Nachnutzung von Leistungen eine entscheidende Rolle, indem es ressort- und leistungsübergreifende Voraussetzungen für eine flächendeckende Nachnutzung entlang der vier EfA Dimensionen sicherstellt. So sollten im Kernteam richtungsweisende Entscheidungen zu übergreifenden technischen, rechtlichen und finanziellen Thematiken getroffen bzw. entsprechende Vorlagen für Entscheidungen auf politischer Ebene vorbereitet werden. Weiterhin obliegt es dem Kernteam, im Rahmen seiner Gesamtverantwortung für die Nachnutzung im AL, den Umsetzungsfortschritt der Nachnutzung von Leistungen in allen Ressorts des Landes verfolgen (s.u.) und regelmäßig an die OZG-Koordinator:in vermelden. Außerdem ist das Kernteam Nachnutzung gut positioniert, um die Ressorts durch eine übergreifende Planung von Kapazitäten zu unterstützen und durch regelmäßige Interaktionen mit den UBTs eine querschnittliche Wissens- und Erkenntnissynthese im Land sicherzustellen.


Diese Aufgaben und Kompetenzen des Kernteams können sich hierbei auf verschiedene Akteure und Rollen aufteilen:

  • Projektleiter:in Nachnutzung: Der/die Projektleiter:in nimmt die übergreifende Koordination der Nachnutzungsaktivitäten wahr. Dazu gehört u.a. das Aufsetzen von Terminen (z.B. JF) und die Organisation und Aktualisierung der Nachnutzungspipeline (z.B. mittels Marktplatz, s.u.). Der/die Projektleiter:in fungiert außerdem als Ansprechpartner:in für Fachressorts, IT-Dienstleister, Pilotkommunen und anbietende Länder für Klärungsbedarfe bei der Nachnutzung. Zu den Aufgaben von Projektleitern der Kernteams im AL gehört ebenfalls die Dokumentation der Lernerfahrungen und Weitergabe von Informationen und/oder ggf. die Eskalation von kritischen Themen an den OZG-K.
  • Vertreter:innen Kommunalverbände: Wesentliche Aufgaben der Vertreter:innen der Kommunalverbände sollte die Sicherstellung der frühzeitigen Einbindung kommunaler Interessen sein sowie die Ansprache von Kommunen bei der Nachnutzung von Leistungen, die ggf. losgelöst von Fachressorts umgesetzt werden. Darüber hinaus wird empfohlen, dass die Vertreter:innen die Kommunen bei der operativen Anbindung für die Nachnutzung solcher Leistungen unterstützen.
  • Ressortansprechpartner:innen: Im Kernteam Nachnutzung vertreten die Ressortansprechpartner:innen ihr jeweiliges Ressort, in welchem Sie idealerweise selbst als Teil des Umsetzungsbegleitteams (z.B. als Projektleiter:in) agieren. Sie nehmen eine Schlüsselrolle bei der initialen Priorisierung von zur Nachnutzung bereitstehenden Leistungen in der Pipeline ein und informieren bzw. aktivieren die entsprechenden UBTs. Die Ressortansprechpartner:innen können zudem übergreifende Herausforderungen und Klärungsbedarfe aus ihren Themenfeldern im Kernteam Nachnutzung aufbringen sowie „Best-Practices“ teilen.
  • Sub-Team Technik: Das Sub-Team Technik integriert die nachzunutzenden Leistungen in die Landesnachnutzungsarchitektur und sollte die übergreifenden technischen Voraussetzungen für eine skalierte Nachnutzung sicherstellen. Vor allem am Anfang der Nachnutzungsskalierung sollte das Sub-Team Technik im engen Austausch mit den Fachreferenten stehen, die den Anschluss einer nachzunutzenden Leistung verantworten
  • Sub-Team Recht: Das Sub-Team Recht ist vorranging für die Klärung rechtlicher Grundlagen für die Nachnutzung, insbesondere für die Nutzung von Verwaltungsabkommen und FIT-Store und die innerhalb des anschließenden Landes kritische Thematik der Kostenverteilung zwischen Land und Kommunen, zuständig (siehe auch Kapitel 11.2.3.3.).

Das Kernteam sollte in sehr regelmäßigen Intervallen zusammenkommen (z.B. zweiwöchentlicher Jour-Fixe) um aktuelle Themen, nächste Schritte und eventuelle Eskalationsbedarfe zu besprechen. Die Organisation und Durchführung der Interaktionen gehört zu den Aufgaben der Projektleiter:in.


Themenfeldebene: Umsetzungsbegleitteam

Auf der Themenfeldebene agieren die oben bereits kurz vorgestellten Umsetzungsbegleitteams. Diese bestehen aus Experten für verschiedene Themenbereiche und leisten in ihrem jeweiligen Themenfeld übergreifende Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung der operativen Nachnutzung von Leistungen und entlasten so die Fachlichkeit. Sie koordinieren übergreifend die Nachnutzung von EfA-Leistungen und vermelden den Umsetzungsfortschritt im Themenfeld an das Kernteam Nachnutzung. Zu ihren Aufgaben gehört weiterhin das Einholen relevanter Informationen zu EfA-Leistungen vom Marktplatz (oder wenn nötig direkt aus dem UL) sowie zu existierenden Online-Diensten innerhalb des Fachressorts. Je nach verfügbaren Kapazitäten in den UBTs ist es auch denkbar, dass ein UBT mehrere Themenfelder unterstützt.


Basierend auf den eingeholten Informationen führen die UBTs eine initiale Vorprüfung zur Nachnutzbarkeit einer Leistung durch. Die Umsetzungsbegleitteams identifizieren darüber hinaus geeignete Fachreferent:innen je nachzunutzender Leistung und übergeben relevante Informationen zu Beginn der operativen Nachnutzung an diese. Je nach Möglichkeiten und Bedarf wird empfohlen, dass die Umsetzungsbegleitteams die entsprechenden Fachreferent:innen zudem fortlaufend unterstützen.

Die spezifischen Rollen und Akteure innerhalb der UBTs, sowie deren Kompetenzen können nach Bedarf definiert und besetzt werden. Grundsätzlich wird aber empfohlen, die Rolle eines/einer organisatorischen und methodischen Projektleiter:in je UBT zu etablieren. Diese können auch ihr jeweiliges Themenfeld im Kernteam Nachnutzung als Ressortansprechpartner:in repräsentieren.


Zu den wesentlichen Aufgaben der UBT Projektleiter:innen sollte insbesondere das Tracking des Status Quo der Nachnutzung von Leistungen im TF und Reporting an das Kernteam Nachnutzung sowie die Weitergabe übergreifender Informationen aus Terminen des Kernteam Nachnutzung an das Umsetzungsbegleitteam gehören. Der/die Projektleiter:in sollten ebenfalls die entsprechenden Fachreferent:innen je nachzunutzender Leistung benennen und bei der Identifizierung von Pilotkommunen für die Nachnutzung von Leistungen mitwirken.


Darüber hinaus sollte bei der Besetzung der Umsetzungsbegleitteams sichergestellt werden, dass Expertise zu Themen wie Service Design & zentrale Vertragsgestaltung, FIM-Methodik und eGovernment vorhanden ist und ein regelmäßiger und enger Austausch innerhalb des UBTs sowie zu Querschnittsthemen mit einzelnen Akteuren des Kernteam Nachnutzung oder anderer UBTs etabliert wird.


Leistungsebene: Fachreferenten, Vollzugs- und Rechtsexperten

Auf der Leistungsebene agieren die Fachreferenten, die bei Bedarf von kommunalen Vollzugs- und von Rechtsexperten sowie dem entsprechenden UBT unterstützt werden. Im Kern der Nachnutzung auf Leistungsebene steht der/die Fachreferent:in. Diese:r trägt die fachliche Verantwortung für die Umsetzung der nachzunutzenden Leistung.


Zu den Aufgaben des/der Fachreferent:in gehört daher die Prüfung der Konformität der Leistungen mit den jeweiligen Länderspezifika, ggf. mit Rechtsexperten, sowie das Status-Reporting an das jeweilige Ressort bzw. an das entsprechende UBT. Die Bündelung von Anfragen aus dem eigenen Land (beispielsweise von Behörden) und der zentralisierte Austausch mit dem UL stellen ebenfalls einen elementaren Teil der Arbeit eines/r Fachreferent:in dar. Die Fachreferent:innen sollten zudem im engen Austausch mit den Vollzugsexpert:innen stehen, um diese operativ beim Behördenanschluss zu unterstützen. Falls erforderlich können sich die Fachreferent:innen außerdem mit Akteuren des Kernteam Nachnutzung zu grundlegenden Nachnutzungsthemen inhaltlich austauschen sowie mit den Fachreferen:innen anderer Länder über gemeinsame Erfahrungen in den Dialog kommen.


Planung der Nachnutzung von EfA-Leistungen

Die Entscheidung zur Nachnutzung

Die Entscheidung über die Nachnutzung einer EfA-Leistung sollte auf einer systematischen und kriterienbasierten Eignungsprüfung der nachzunutzenden EfA-Leistung beruhen. Es wird empfohlen, diese Prüfung grundsätzlich in drei Teile zu gliedern: einer initialen Vorprüfung, einer Detailprüfung zur unmittelbaren Nachnutzbarkeit und einer Wirtschaftlichkeitsprüfung, bei der auch Qualität und Nutzerfreundlichkeit von Alternativen zu berücksichtigen sind.


Abbildung 105: Beispielhafte Organisation der EfA-Nachnutzung


In einem ersten Schritt werden alle für die Vorprüfung relevanten Informationen zu EfA-Leistungen aus dem UL und generelle Informationen zu Qualität und Nutzerfreundlichkeit von bestehenden Lösungen im AL durch das UBT zusammengetragen. Hierbei sollten die auf dem Marktplatz der Nachnutzung verfügbaren Informationen in vollem Umfang genutzt werden, ggf. sind einzelne relevante Sachverhalte zudem bilateral mit dem umsetzenden Land zu klären.


Basierend auf den verfügbaren Informationen führt das UBT des AL eine initiale Vorprüfung durch. Ziel der Vorprüfung ist es, sämtliche von der Fachlichkeit benötigte Informationen für eine fundierte Nachnutzungsentscheidung aufzubereiten, um die Fachlichkeit zu entlasten. Konkret soll bei der Vorprüfung ein möglicher Anschluss mit Blick auf fachliche, rechtliche und technische Aspekten geprüft werden. Auf dieser Basis erfolgt eine erste Einschätzung durch das UBT. Die Vorprüfung kann grundsätzlich zwei möglichen Szenarien ergeben:


Szenario A1: Im AL existiert bereits eine OZG-konforme Lösung für den zur Nachnutzung bereitstehenden EfA-Dienst. Dieser Dienst ist nicht signifikant nutzerfreundlicher oder qualitativ hochwertiger als die im AL vorhandene Lösung. In diesem Fall ist eine Weiternutzung des bestehenden Dienstes naheliegend, allerdings sollte eine EfA-Nachnutzung nicht bereits basierend auf Einschätzung des UBT abschließend verworfen werden. Vielmehr sollte in diesem Fall eine Bestätigung der Fachlichkeit eingeholt werden, dass die Nachnutzung eines EfA-Dienstes nicht sinnvoll ist. Wenn das Fachressort der Einschätzung des UBT widerspricht, sollte eine Analyse für die unmittelbare Nachnutzung aus fachlicher, rechtlicher und technischer Sicht durchgeführt werden.


Szenario A2: Im AL gibt es keine OZG-konforme, bestehende Lösung oder die nachzunutzende EfA-Lösung ist signifikant nutzerfreundlicher bzw. qualitativ besser. In diesem Fall sollte ebenfalls die unmittelbare Eignung zur Nachnutzung aus fachlicher, rechtlicher und technischer Sicht geprüft werden.

Diese Prüfung zur unmittelbaren Nachnutzbarkeit einer Leistung aus fachlicher, rechtlicher und technischer Sicht ist der zweite Teil der Eignungsprüfung. Hierfür werden alle vom UBT konsolidierten Informationen zur EfA-Leistung dem Fachreferenten übergeben. Dieser ist für die Prüfung der Leistung verantwortlich, sollte dabei jedoch von weiteren Experten, insbesondere Juristen und technischen Spezialisten unterstützt werden. Auch bei dieser Prüfung gibt es zwei verschiedene Ergebnisszenarien:


Szenario B1: Die unmittelbare Nachnutzbarkeit einer Leistung wird in allen drei Bereichen bestätigt. In diesem Fall kann im weiteren Verlauf die Wirtschaftlichkeit einer Nachnutzung geprüft werden.


Szenario B2: In mindestens einem der drei Aspekte lässt sich eine unmittelbare Nachnutzung nicht bestätigen. In diesem Fall sind die identifizierten Hindernisse sehr kritisch zu hinterfragen und es gilt im Detail zu prüfen, ob diese Hürden grundsätzlich durch fachliche, rechtliche oder technische Anpassungen adressierbar sind. Ist dies der Fall, ist mit der Wirtschaftlichkeitsprüfung fortzufahren, wobei hier die aus möglichen Änderungsbedarfen heraus entstehenden Kosten zu berücksichtigen sind. Lässt sich die Nachnutzung einer Leistung nicht durch Anpassungen im AL ermöglichen, ist eine Bestätigung des LV im UL einzuholen, dass benötigte Änderungen am Dienst selbst nicht realisierbar sind und eine Nachnutzung der Leistung im AL damit letztlich nicht möglich ist. In diesem Fall ist eine OZG-konforme Weiter- bzw. Eigenentwicklung durch das AL zu forcieren.


Der dritte Teil der Eignungsprüfung ist die Wirtschaftlichkeitsprüfung. Hier sind zunächst die vom UL kommunizierten Betriebskosten für eine Nachnutzung, sowie die Kosten eventuell notwendiger Änderungsbedarfe zu sondieren. Scheint eine Nachnutzung offensichtlich wirtschaftlich zu sein, sollte das AL diese bestätigen und mit der operativen Umsetzung beginnen. Sollten hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit jedoch Bedenken bestehen, kann das AL die Kosten einer OZG-konformen Weiterentwicklung oder alternativ einer Eigenentwicklung prüfen.


Es gibt verschiedene Anhaltspunkte zur Kostenschätzung einer solchen Weiter- bzw. Eigenentwicklung. Ein möglicher Ansatz für die Kostenabschätzung einer Eigenentwicklung ist beispielsweise das Heranziehen von Durchschnittswerten vergangener Projekte. Alternativ können auch konkrete Daten aus dem OZG-Aufwandschätzungsmodell (ASM) oder eine vereinfachte Modellierung in Anlehnung an das ASM zur Validierung von Kostenschätzungen genutzt werden.


Ergibt die Wirtschaftlichkeitsprüfung, dass eine Nachnutzung trotz relativ hoher Betriebskosten wirtschaftlicher als eine Weiter- bzw. Eigenentwicklung ist, sollte eine EfA-Leistung nachgenutzt und mit der operativen Umsetzung begonnen werden. Darüber hinaus kann eine Nachnutzung in einigen Fällen trotz höherer Kosten sinnvoll sein, beispielsweise, wenn die angebotene EfA-Leistung ausgeprägte Nutzerfreundlichkeit oder besonders hohe Qualität aufweist. Diese qualitativen Aspekte sollten bei der endgültigen Nachnutzungsentscheidung im Sinne des vielfach unterstrichenen Anspruchs einer nutzer:innenzentrierten Umsetzung des OZG in jedem Falle angemessen berücksichtigt werden.


Reporting/Tracking der Nachnutzungsbemühungen

Um den Fortschritt der Nachnutzungsbemühungen im AL über alle Themenfelder hinweg möglichst nah verfolgen und nachvollziehen zu können, wird im Rahmen der Nachnutzungsplanung ein zweistufiges Vorgehen mit vorab klar abgestimmten Verantwortlichkeiten sowie eindeutig definierten Kennzahlen empfohlen.


Die erste Stufe fällt in den Verantwortlichkeitsbereich des entsprechenden Fachressorts sowie des dazu gehörigen Umsetzungsbegleitteams. Schon bevor eine Leistung offiziell zur Nachnutzung bereit steht, sollten sich Fachressort und UBT aktiv mit der Planung der Nachnutzung auseinandersetzen.

Hierbei ist insbesondere die Schaffung von Transparenz über geplante Go-Lives im relevanten TF und die initiale Priorisierung und Bewertung der Relevanz von Leistungen basierend auf ersten Vorprüfungen zu nennen. Die frühzeitige Einbindung entsprechender Kommunen und eine Interessenbekundung im UL, um ggf. noch die Entwicklung einer Leistung aktiv beeinflussen zu können, sind hierbei gleichermaßen wichtig. Darüber hinaus wird empfohlen einen geeigneten Zeitplan je zu erstellen um wichtige Etappenziele der Nachnutzungssaktivitäten zu definieren. Sobald eine Leistung offiziell zur Nachnutzung bereit steht, kann mit dem operativem Anschluss an die nachzunutzende Leistung begonnen werden. Spätestens mit diesem Zeitpunkt beginnend, sollte auch das Kernteam permanent über den aktuellen Stand der Aktivitäten informiert sein.


Auf dieser zweiten Stufe wird empfohlen, dass das Fachressort sowie das UBT aktuelle Informationen bezüglich des Umsetzungsstandes regelmäßig und transparent an das Kernteam weiterleitet, welches seinerseits ein detailliertes Tracking des Fortschrittes der Nachnutzung über alle TF hinweg führen sollte. Eine beispielhafte Übersicht möglicher Steuerungsindikatoren mit entsprechenden Verantwortlichkeiten könnte folgendermaßen aussehen:


Abbildung 106: Reporting Übersicht für EfA Nachnutzung


Stand: 08.10.2021