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Die Themenfelder arbeiten während der Umsetzung aktiv unter der Koordination der Federführung (vgl. 9.1.1 Rollen und Aufgaben im Themenfeld) zusammen. Die Federführung lädt hierfür regelmäßig zum Steuerungskreis ein, an dem auch die Umsetzungskoordinator:innen der Umsetzungsprojekte teilnehmen. Steuerungskreise sollen innerhalb des Themenfeldes etwa alle 4 bis 6 Wochen stattfinden. Abbildung 90 zeigt dies exemplarisch aus der Perspektive des Themenfelds „Ein- und Auswanderung“ die Akteurslandschaft und die daraus resultierende Zusammenarbeit im Steuerungskreis.

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9.1.1 Rollen und Aufgaben im Themenfeld

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Federführer:innen

Rolle

(Info) Verantworten, dass für alle (nicht depriorisierten) Leistungen des Themenfeldes (TF) im Programm OZG-Föderal die bis Ende 2022 eine Referenzimplementierung besteht

(Info) Unterstützen Umsetzungskoordinatoren Umsetzungskoordinator:innen und deren -projekte, stellen Austausch sicher

(Info) Tragen Verantwortung für regelmäßiges Reporting und Transparenz über Themenfeld-Fortschritt

(Info) Stellen sicher, dass die Ergebnisse in den entsprechenden Repositories und der OZG-Informationsplattform verfügbar und aktuell sind

Aufgaben

(Haken) Laden zu TF-Steuerungskreis ein und leiten diesen

(Haken) Bündeln Informationen aus Umsetzungsprojekten (z.B. per Teilnahme an Steuerungskreisen)

(Haken) Berichten an Programm-Management zu Fortschritt im Themenfeld, Anforderungen und Klärungsbedarfen

(Haken) Informieren nicht mitarbeitende Bundesländer und Kommunen & stellen Austausch mit Anspruchsgruppen und
Bundesprogramm sicher

(Haken) Bundesland-FF koordiniert Nachnutzung der Leistungen aus anderen Themenfeldern

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Steuerungskreis

Teilnehmer:innen

(Stern) Federführung des Themenfeldes, bisherige mitarbeitende Bundesministerien, -länder und -fachreferate sowie kommunale Behörden

(Stern) Relevante weitere Ansprechpartner:innen (z.B. KoSIT)

Verantwortung

(Info) Zentrales Gremium zum Austausch über Fortschritt, offene Fragen und nächste Schritte des Themenfeldes, sowie zur Informationsdiffusion

(Info) Trifft und trägt Entscheidungen bezüglich weiterer Bearbeitung von Leistungen und zu involvierender Ansprechpartner:innen und zu involvierender Expert:innen (z.B. Fachanfragen)

Aufgaben

(Haken) Hält 4-6-wöchig eine Telefonkonferenz ab

(Haken) Führt Informationen aus den Bundesländern und Kommunen zusammen, spricht Bedarfe an

(Haken) Bestätigt Anfragen (z.B. an das Referat DG II 4 des BMI) und verfolgt zeitliche/inhaltliche Leistungsbearbeitung

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Die Federführung ist zudem für die Verbreitung der Ergebnisartefakte (für die in ihrem Themenfeld umgesetzten Leistungen) verantwortlich, damit diese flächendeckend nachgenutzt werden können. Hierfür sind die FIM-Stamminformationen in den entsprechenden FIM-Repositories (vgl. FIM-Portal) einzustellen und die OZG-Referenzinformationen in den Referenzrepositories bereitzustellen. Es existiert jeweils ein Referenzrepository für Prozesse und eines für Datenfelder (mehr Details unter Arbeitshilfen). Die weiteren Ergebniselemente (z.B. Klick-Dummy oder Zielvision) sind auf der OZG-Informationsplattform verfügbar zu machen. Je Themenfeld ist ein Zugang für das Referenzrepository bereitgestellt worden, welcher bei der erstmaligen Registrierung von der FITKO freigeschaltet werden muss. Zusätzlich sollten die Ergebnisse beispielsweise auf geeigneten Fachkonferenzen oder in Fachpublikationen bekannt gemacht werden. Insbesondere Leistungen im Umsetzungsmodell "Einer für Alle" wird empfohlen, geeignete fachliche Bund-Länder-Gremien zu identifizieren und systematisch einzubinden. Einbindung von Bund-Länder-Gremien sollte grundsätzlich in allen Phasen der OZG-Umsetzung erfolgen, in der Referenzimplementierung jedoch mit dem Ziel Entwicklung spezifischer Verwaltungsabkommen für länderübergreifende Kooperationen, Definition der Anforderungen der Datenübertragung zwischen IT-Dienstleister und Fachverfahrenshersteller und Beauftragung der Entwicklung und Pflege eines Standards für Datenübertragung zu ermöglichen.

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