It-Planungsrat
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Die Themenfelder arbeiten während der Umsetzung aktiv unter der Koordination der Federführung (vgl. 9.1.1 Rollen und Aufgaben im Themenfeld) zusammen. Die Federführung lädt hierfür regelmäßig zum Steuerungskreis ein, an dem auch die Umsetzungskoordinator:innen der Umsetzungsprojekte teilnehmen. Steuerungskreise sollen innerhalb des Themenfeldes etwa alle 4 bis 6 Wochen stattfinden. Abbildung 90 zeigt dies exemplarisch aus der Perspektive des Themenfelds „Ein- und Auswanderung“ die Akteurslandschaft und die daraus resultierende Zusammenarbeit im Steuerungskreis.

   

Abbildung 90: Partner eines Themenfelds und deren Beziehungen untereinander am Beispiel des Themenfelds Ein- & Auswanderung

9.1.1 Rollen und Aufgaben im Themenfeld

FEDERFÜHrer:innen

Rolle

(info) Verantworten, dass für alle (nicht depriorisierten) Leistungen des Themenfeldes (TF) im Programm OZG-Föderal die bis Ende 2022 eine Referenzimplementierung besteht

(info) Unterstützen Umsetzungskoordinatoren und deren -projekte, stellen Austausch sicher

(info) Tragen Verantwortung für regelmäßiges Reporting und Transparenz über Themenfeld-Fortschritt

(info) Stellen sicher, dass die Ergebnisse in den entsprechenden Repositories und der OZG-Informationsplattform verfügbar und aktuell sind

Aufgaben

(tick) Laden zu TF-Steuerungskreis ein und leiten diesen

(tick) Bündeln Informationen aus Umsetzungsprojekten (z.B. per Teilnahme an Steuerungskreisen)

(tick) Berichten an Programm-Management zu Fortschritt im Themenfeld, Anforderungen und Klärungsbedarfen

(tick) Informieren nicht mitarbeitende Bundesländer und Kommunen & stellen Austausch mit Anspruchsgruppen und
Bundesprogramm sicher

(tick) Bundesland-FF koordiniert Nachnutzung der Leistungen aus anderen Themenfeldern

BETROFFENE RESSORTS UND MITARBEITENDE LÄNDER UND KOMMUNEN

Rolle

(info) Tragen zusammen mit den Federführer:innen fachliche Verantwortung für die Themenfeld-Leistungen, unterstützen beim Digitalisierungsziel 2022

(info) Betroffene Ressorts tragen Verantwortung für fachliche Korrektheit der FIM-Informationen

(info) Stellen fachliche Ansprechpartner:innen für weitere Bearbeitung der Leistungen und die Nachnutzbarkeit

Aufgaben

(tick) Übernehmen für die Bearbeitung von Leistungen in einzelnen Umsetzungsprojekten (Korrektur, Konzeptionierung, Umsetzung) die Verantwortung

(tick) Bringen als Mitarbeitende Länder / Kommunen bringen sich ggf. bei Piloten, etc. als Partner ein

(tick) Setzen sich für Anforderungserklärung und Grundlagen bezüglich Nachnutzung vor Ort ein

(tick) Betroffene Ressorts (und ggf. betroffene Länder) prüfen FIM-Informationen und nehmen sie ab

Kooperationspartner:innen

Rolle

(info) Stehen bei Fragen und Bearbeitungsanfragen des Themenfelds zur Verfügung

(info) Stellen politische, fachliche oder technische Grundlagen der Digitalisierung und Nutzerorientierung in ihrem Fachbereich sicher

(info) Nehmen Anfragen und Anforderungen des Themenfeldes in normalen den Planungs- und Umsetzungszyklen auf

Aufgaben

(tick)Unterstützen mit relevanter Fachaufsicht und Expertise nutzerfreundliche Leistungsumsetzung

(tick) Arbeiten konkret bei der Änderung von z.B. Gesetzen und Standards mit Themenfeld zusammen

(tick) Geben gegenüber dem Steuerungskreis des Themenfeldes fachliche, rechtliche und/oder technische Bewertungen ab

(tick) Stellen ggf. die personelle und organisatorische Unterstützung der Umsetzungsprojekte sicher

Steuerungskreis

Teilnehmer

(star) Federführung des Themenfeldes, bisherige mitarbeitende Bundesministerien, -länder und -fachreferate sowie kommunale Behörden

(star) Relevante weitere Ansprechpartner:innen (z.B. KoSIT)

Verantwortung

(info) Zentrales Gremium zum Austausch über Fortschritt, offene Fragen und nächste Schritte des Themenfeldes, sowie zur Informationsdiffusion

(info) Trifft und trägt Entscheidungen bezüglich weiterer Bearbeitung von Leistungen und zu involvierender Ansprechpartner:innen und zu involvierender Expert:innen (z.B. Fachanfragen)

Aufgaben

(tick) Hält 4-6-wöchig eine Telefonkonferenz ab

(tick) Führt Informationen aus den Bundesländern und Kommunen zusammen, spricht Bedarfe an

(tick) Bestätigt Anfragen (z.B. an das Referat DG II 4 des BMI) und verfolgt zeitliche/inhaltliche Leistungsbearbeitung

9.1.2 Informations- und Berichtspflichten

Die Federführer:innen eines Themenfeldes sind während der gesamten Umsetzungsbegleitung dafür verantwortlich, die Aufgaben gemäß dem Dokument "Programmmanagement Digitalisierungsprogramm Phase 2" (Version 3.0) wahrzunehmen, u. a. zum Gesamtfortschritt der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen in ihrem Themenfeld zu berichten (Beschluss 2019/01 IT-Planungsrat), die notwendigen Aufgaben zur Umsetzung zu steuern und Informationen über die OZG-Informationsplattform transparent allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Hierzu gehört die Vorstellung des Reportings in den Themenfeldsteuerungskreisen oder in anderen OZG-Gremien. Die Umsetzungserfahrungen und Fortschritte aus den Themenfeldern sollen allen Verwaltungsebenen zur Verfügung gestellt werden. Diesem Zweck dient die zentrale übergreifende OZG-Informationsplattform, die alle Informationen der Umsetzung des OZG-Katalogs zentral bündelt (weitere Informationen unter 4.3 Monitoring und Reporting). Mit dem Ziel, die Nachnutzung von Leistungen mit dem Nachnutzungsmodell „Einer für Alle“ und „Nachnutzbare Software dezentral betrieben“ zu erleichtern, wurde der Marktplatz der Nachnutzung als zentrale Anlaufstelle auf der OZG-Informationsplattform ergänzt. Der Marktplatz konsolidiert (1) die bereits zur Nachnutzung bereitgestellten Leistungen und (2) Leistungen, für die aktuell Umsetzungspartner (Umsetzungs-Allianzen) gesucht werden, in einer nutzerfreundlichen Übersicht (weitere Informationen unter 10.2.1 Der Marktplatz der Nachnutzung).

9.1.3 Verbreitung und Verstetigung der Ergebnisse

Die Federführung ist zudem für die Verbreitung der Ergebnisartefakte (für die in ihrem Themenfeld umgesetzten Leistungen) verantwortlich, damit diese flächendeckend nachgenutzt werden können. Hierfür sind die FIM-Stamminformationen in den entsprechenden FIM-Repositories (vgl. FIM-Portal) einzustellen und die OZG-Referenzinformationen in den Referenzrepositories bereitzustellen. Es existiert jeweils ein Referenzrepository für Prozesse und eines für Datenfelder (mehr Details unter Arbeitshilfen). Die weiteren Ergebniselemente (z.B. Klick-Dummy oder Zielvision) sind auf der OZG-Informationsplattform verfügbar zu machen. Je Themenfeld ist ein Zugang für das Referenzrepository bereitgestellt worden, welcher bei der erstmaligen Registrierung von der FITKO freigeschaltet werden muss. Zusätzlich sollten die Ergebnisse beispielsweise auf geeigneten Fachkonferenzen oder in Fachpublikationen bekannt gemacht werden. Insbesondere Leistungen im Umsetzungsmodell Einer für Alle wird empfohlen, geeignete fachliche Bund-Länder-Gremien zu identifizieren und systematisch einzubinden. Einbindung von Bund-Länder-Gremien sollte grundsätzlich in allen Phasen der OZG-Umsetzung erfolgen, in der Referenzimplementierung jedoch mit dem Ziel Entwicklung spezifischer Verwaltungsabkommen für länderübergreifende Kooperationen, Definition der Anforderungen der Datenübertragung zwischen IT-Dienstleister und Fachverfahrenshersteller und Beauftragung der Entwicklung und Pflege eines Standards für Datenübertragung zu ermöglichen.

Abbildung 101: Beispiele für Verbreitung der verschiedenen Ergebnistypen



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