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Grundlage hierfür können insbesondere Experten:inneninterviews mit Behördenvertreter:innen, Befragungen von Nutzerinnen und Nutzern, rechtliche Vorgaben, Prozessmodelle , und Leistungsbeschreibungen sein. Die dafür erforderlichen Zugänge stellen die in einem Themenfeld beteiligten Verwaltungspartner sicher.
Anhand der Nutzer:innenkontakte und des erforderlichen Funktionsumfangs werden Anforderungen an den digitalen Service definiert und die zwischen Nutzerinnen, Nutzern und Verwaltung auszutauschenden Nachrichten identifiziert.

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Je nach Verwaltungsleistung kann es aufgrund heterogener Nutzer:innengruppen und unterschiedlicher Nutzungsvoraussetzungen der Fall sein, dass mehrere Nutzungsformen parallel notwendig sind. Allerdings wirkt sich die Gestaltung der digitalen Lösung auch auf die Eignung der unterschiedlichen Nutzungsformen aus: Werden Daten nicht länger umfangreich im Front-End bei den Nutzerinnen und Nutzern erhoben, sondern aus Registern der Verwaltung abgerufen, können selbst umfangreiche Anträge mobil genutzt werden, da die Eingaben von Nutzerinnen und Nutzern erheblich reduziert werden.

In Bezug auf die territoriale Reichweite lassen sich grundsätzlich die drei föderalen Ebenen bundesweit, landesweit , und kommunal unterscheiden. Davon weichen Leistungen ab, die beispielweise von Krankenkassen erbracht werden. Für die Erbringung eines großen Teils der Leistungen sind im deutschen föderalen System die Kommunen zuständig, sodass grundsätzlich auch hier die digitalen Services umgesetzt und angeboten würden. Allerdings vervielfachen sich dadurch unter Umständen auch die Umsetzungsaufgaben, da auf kommunaler Ebene oft eine hohe Zahl von Behörden für bestimmte Leistungen zuständig ist. Aus Effizienz- und Nutzer:innenfreundlichkeitsgesichtspunkten kann es deshalb sinnvoll sein, Services gebündelt umzusetzen.

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• Ist der Nutzer:innenprozess durch wiederkehrende Kontakte im Zeitablauf mit identischen oder ähnlichen Daten gekennzeichnet, legt das eine Umsetzung als App und/oder eine enge Anbindung an die Fachverfahren nahe (z.B. durch Umsetzung Fronst-Ends durch Fachverfahrens-Hersteller).
• Ist die Leistung Bestandteil einer Lebenssituation mit zahlreichen Bezügen zu anderen Leistungen, bietet sich eine gebündelte Umsetzung in einem Fachportal an. Generell sind alle Verwaltungsleistungen entsprechend den Vorgaben zum Portalverbund in die Verwaltungsportale aufzunehmen.
• Wird für eine Leistung bundesweit einheitliches Recht angewendet, sollte aus Nutzer:innenperspektive und unter Effizienzgesichtspunkten die Möglichkeit eines bundesweit flächendeckenden Service Services geprüft werden.
• Weist die Zielgruppe einen hohen Digitalisierungsgrad auf und die relevanten Daten liegen bereits digital vor (direkt bei den Nutzerinnen und Nutzern oder bei Intermediären), eignet sich eine M2M-Schnittstelle.

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Zur Vorbereitung der nutzer:innenfreundlichen Digitalisierung der Leistungen werden abschließend die Umsetzungsanforderungen systematisch erfasst. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf den folgenden Anforderungen an:

• FIM-Stamminformationen: Insbesondere FIM Datenfelder für die Erfassung der erforderlichen Daten bei den Nutzerinnen und Nutzern.
• Datenaustauschstandards: (Weiter-)Entwicklungsbedarf von Datenaustauschstandards, insbesondere zwischen Front-End und Back-End. Sollte es keine relevanten Datenaustauschstandards geben, ist die Datenübergabe mit XFall vorzusehen.
• Vertrauensniveau und Schutzbedarf: Feststellung anhand des

  Anker
  _tocpraxistoolvertrauensniveau _tocpraxistoolvertrauensniveau

  Praxistools Vertrauensniveau (weitere Informationene in der Handreichung des IT-Planungsrates)
• Registerschnittstellen: Erforderliche Registerschnittstellen für Standard-Datenfeldgruppen (z.B. Meldeadresse, Kontoverbindung, Familienverhältnisse), damit diese nicht länger von den Nutzerinnen und Nutzern eingegeben werden müssen.
• Basiskomponenten und Querschnittsdienste: Fachspezifische Anforderungen an bestehende und zusätzlich notwendige Basiskomponenten und Querschnittsdienste (z.B. mglw. für Status-Updates, Push-Notification, doppeltes Schriftformerfordernis)
• Rechtsänderungen: Diese können sich auf Digitalisierungshürden (u.a. Schriftformerfordernisse, papiergebundene Nachweise) beziehen oder für den Abruf von Daten aus Registern erforderlich sein.

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