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Umsetzungsvarianten für Leistungen spezifizieren die territoriale Reichweite einer Lösung, die Form der Einbettung in Behörden-, Fach- oder Verwaltungsportale und die Nutzungsform. Grundsätzlich lassen sich drei Nutzungsformen unterscheiden: Webbrowser, App und Maschine-zu-Maschine-Schnittstelle. Je nach Nutzungsmuster einer Leistung weisen die Nutzungsformen gewisse Vorzüge auf. So haben Apps den Vorteil, dass Daten auf dem Gerät des Nutzers gespeichert werden können, was datenschutzrechtlich vorteilhaft ist, da sie in der Nutzersphäre liegen. Dadurch eignen sich Apps insbesondere für Leistungen mit mehrfachen Verwaltungskontakten, in deren Rahmen identische oder ähnliche Daten erforderlich sind, wie beispielsweise bei Verlängerungs- oder Weiterleistungsanträgen.

Mobile Apps sind hingegen aufgrund des kleinen Bildschirms und der kleinen Tastatur nur bedingt geeignet für umfangreiche Anträge die eine hohe Zahl von Nutzereingaben erfordern. Maschine-zu-Maschine (M2M)-Schnittstellen, ermöglichen intermediäre Geschäftsmodelle, indem Drittanbieter Programme entwickeln können, insbesondere mobile Apps, Desktop-Anwendungen und Webbrowser-Applikationen, aber auch smarte Devices, die diese Schnittstellen zum Datenaustausch mit den Behörden verwenden. M2M-Schnittstellen eignen sich dementsprechend insbesondere dann, wenn Verwaltungsleistungen im engen Zusammenhang mit privatwirtschaftlichen Leistungen stehen, sodass Dritte Services anbieten können, die sowohl private als auch öffentliche Dienstleistungen abdecken (z.B. Umzug, Sterbefall, Export, Kfz-Erwerb), und wenn Daten in der Nutzersphäre bereits digital vorliegen und für Verwaltungskontakte wiederverwendet werden können. Letzteres ist häufig bei Leistungen für Unternehmen der Fall, bei denen relevante Daten für Kontakte u.a. mit der Steuerverwaltung, Sozialversicherungen und Statistikbehörden in der Unternehmens-IT vorliegen und dafür in großem Umfang bereits heute über Schnittstellen weitgehend automatisiert verwendet werden.

Je nach Verwaltungsleistung kann es aufgrund heterogener Nutzergruppen und unterschiedlicher Nutzungsvoraussetzungen der Fall sein, dass mehrere Nutzungsformen parallel notwendig sind. Allerdings wirkt sich die Gestaltung der digitalen Lösung auch auf die Eignung der unterschiedlichen Nutzungsformen aus: Werden Daten nicht länger umfangreich im Front-End beim Nutzer erhoben, sondern aus Registern der Verwaltung abgerufen, können selbst umfangreiche Anträge mobil genutzt werden, da die Nutzereingaben erheblich reduziert werden.

In Bezug auf die territoriale Reichweite lassen sich grundsätzlich die drei föderalen Ebenen bundesweit, landesweit, kommunal unterscheiden. Davon weichen Leistungen ab, die beispielweise von Krankenkassen erbracht werden. Für die Erbringung eines großen Teils der Leistungen sind im deutschen föderalen System die Kommunen zuständig, sodass grundsätzlich auch hier die digitalen Services umgesetzt und angeboten würden. Allerdings vervielfachen sich dadurch unter Umständen auch die Umsetzungsaufgaben, da auf kommunaler Ebene oft eine hohe Zahl von Behörden für bestimmte Leistungen zuständig ist. Aus Effizienz- und Nutzerfreundlichkeitsgesichtspunkten kann es deshalb sinnvoll sein, Services gebündelt umzusetzen.

Eine solche Bündelung kann auf unterschiedlichen Wegen erzielt werden, beispielsweise indem Services flächendeckend für ein Land oder bundesweit in einem Antragsmanagement umgesetzt und die Daten zur Bearbeitung der Leistungen an die zuständigen Behörden übermittelt werden oder indem die Services von den Herstellern der jeweiligen Fachverfahren umgesetzt werden. Für eine solche gebündelte Umsetzung gelten allerdings gewisse Voraussetzungen: So ist die technische Komplexität solcher Lösungen nur schwer zu beherrschen, wenn das zugrundeliegende Recht stark unterschiedlich ist. Günstige Grundvoraussetzungen liegen dementsprechend immer dann vor, wenn bundes- bzw. landesweit einheitliches Recht angewendet werden muss. Günstig sind die Voraussetzungen auch dann, wenn die Datenaustausche zwischen Front-End und Back-Ends oder zwischen Back-Ends verschiedener Behörden bereits in großem Umfang standardisiert sind.

Bei der Frage nach der geeigneten Form der Einbettung eines Services lassen sich idealtypisch Single Service-Lösungen (z.B. www.bafoegonline.bva.bund.de), Behördenportale (z.B. www.arbeitsagentur.de) und Fach- (www.elster.de) bzw. Lebenslagenportale (z.B. www.familienportal.de) unterscheiden. Die Einbindung in den Portalverbund ist obligatorisch. Bezogen hierauf stellt sich allerdings die Frage der Integrationstiefe, also ob ein Service unmittelbar im Verwaltungsportal umgesetzt werden kann oder ein Absprung auf unmittelbar im Fachportal oder mit geeigneten Unterstützungsinstrumenten (z.B. personalisierter Assistent, der anhand von Nutzermerkmalen auf verwandte Leistungen verweist; Test-Rechner).

Eine Single Service-Lösung ist grundsätzlich dann geeignet, wenn eine Leistung aus Nutzersicht isoliert von anderen Leistungen genutzt wird. Ist die Leistung hingegen eingebettet in eine komplexere Lebenssituation, eignet sich eine Umsetzung in einem Fach- oder Lebenslagenportal. Auch hier gibt es, ähnlich wie bei allgemeinen Verwaltungsportalen, unterschiedliche Integrationstiefen. Aus Nutzersicht sollte aber in allen Fällen, in denen eine leistungs- bzw. behördenübergreifende Orchestrierung erforderlich ist, eine Schicht zwischen dem Online-Service und dem allgemeinen Verwaltungsportal vorgesehen werden, die Nutzer unterstützt und leitet.

Die folgende Abbildung bietet eine idealtypische Übersicht von territorialer Reichweite und der Einbettung des Services für eine Leistung.

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Abbildung 68 Umsetzungsvarianten für digitale Services nach Flächendeckung und Leistungsbreite

Ausschlaggebend für die Konzeption der Umsetzungsvarianten einer Leistung ist der Nutzerprozess und welche einzelnen Nutzerprozessschritte unterstützt werden sollen. Vor diesem Hintergrund sollten folgende Kriterien für die Wahl der Umsetzungsvariante berücksichtigt werden und in die Begründung der Auswahl einfließen:

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Unabhängig von der konkreten Umsetzungsvariante ist immer die anderweitige Nachnutzung auf Basis von FIM vorzusehen,.

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7.4.3 Relevante Vorarbeiten

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• FIM-Stamminformationen: Insbesondere FIM Datenfelder für die Erfassung der erforderlichen Daten beim Nutzer.
• Datenaustauschstandards: (Weiter-)Entwicklungsbedarf von Datenaustauschstandards, insbesondere zwischen Front-End und Back-End. Sollte es keine relevanten Datenaustauschstandards geben, ist die Datenübergabe mit XFall vorzusehen.
• Vertrauensniveau und Schutzbedarf: Feststellung anhand des

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  Praxistools Vertrauensniveau (→ Benutzername: limesurvey / Passwort: LMLIVE_2019_! (weitere Informationene in der Handreichung des IT-Planungsrates))
• Registerschnittstellen: Erforderliche Registerschnittstellen für Standard-Datenfeldgruppen (z.B. Meldeadresse, Kontoverbindung, Familienverhältnisse), damit diese nicht länger vom Nutzer eingegeben werden müssen.
• Basiskomponenten und Querschnittsdienste: Fachspezifische Anforderungen an bestehende und zusätzlich notwendige Basiskomponenten und Querschnittsdienste (z.B. mglw. für Status-Updates, Push-Notification, doppeltes Schriftformerfordernis)
• Rechtsänderungen: Diese können sich auf Digitalisierungshürden (u.a. Schriftformerfordernisse, papiergebundene Nachweise) beziehen oder für den Abruf von Daten aus Registern erforderlich sein.

Die Anforderungen an Basiskomponenten, Registerschnittstellen und Rechtsänderungen werden von den Federführern eines Themenfelds in einem Tool für das Anforderungsmanagement erfasst, das im Rahmen des Digitalisierungsprogramms bereitgestellt wird.

Für die Konzeption von Laborkandidaten ist je nach Charakter der Leistung vorzusehen, dass auf Basis der Erhebung & Analyse im Rahmen des Themenfelds Vorschläge für die Umsetzungskonzeption erarbeitet werden, die anschließend im Rahmen von Experteninterviews und je nach Bedarf bis zu zwei Workshops mit zuständigen Behörden, Fachverfahrensherstellern, IT-Dienstleistern, GK FIM, Standardisierungsgremien und Bund-Länder-Arbeitsgruppen zu validieren.

Bei Leistungen mittlerer Priorität werden die Anforderungen an FIM-Stamminformationen (insbesondere FIM Datenfelder) identifiziert, die in der anschließenden Umsetzung erstellt werden müssen. Für depriorisierte Leistungen ist lediglich kurz zu begründen, warum diese nicht weiter betrachtet wurden.
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