Die Themenfelder arbeiten während der Umsetzung aktiv unter der Koordination der Federführung (vgl. 9.1.1 Rollen und Aufgaben im Themenfeld) zusammen. Die Federführung lädt hierfür regelmäßig zum Steuerungskreis ein, an dem auch die Umsetzungskoordinator:innen der Umsetzungsprojekte teilnehmen. Steuerungskreise sollen innerhalb des Themenfeldes etwa alle 4 bis 6 Wochen stattfinden. Abbildung 90 zeigt dies exemplarisch aus der Perspektive des Themenfelds „Ein- und Auswanderung“ die Akteurslandschaft und die daraus resultierende Zusammenarbeit im Steuerungskreis.

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Abbildung 90: Partner eines Themenfelds und deren Beziehungen untereinander am Beispiel des Themenfelds Ein- & Auswanderung

9.1.1 Rollen und Aufgaben im Themenfeld

FEDERFÜHrer:innen

BETROFFENE RESSORTS UND MITARBEITENDE LÄNDER UND KOMMUNEN

Kooperationspartner:innen

Steuerungskreis

9.1.2 Informations- und Berichtspflichten

Die Federführer:innen eines Themenfeldes sind während der gesamten Umsetzungsbegleitung dafür verantwortlich, die Aufgaben gemäß dem Dokument "Programmmanagement Digitalisierungsprogramm Phase 2" (Version 3.0) wahrzunehmen, u. a. zum Gesamtfortschritt der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen in ihrem Themenfeld zu berichten (Beschluss 2019/01 IT-Planungsrat), die notwendigen Aufgaben zur Umsetzung zu steuern und Informationen über die OZG-Informationsplattform transparent allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Hierzu gehört die Vorstellung des Reportings in den Themenfeldsteuerungskreisen oder in anderen OZG-Gremien. Die Umsetzungserfahrungen und Fortschritte aus den Themenfeldern sollen allen Verwaltungsebenen zur Verfügung gestellt werden. Diesem Zweck dient die zentrale übergreifende OZG-Informationsplattform, die alle Informationen der Umsetzung des OZG-Katalogs zentral bündelt (weitere Informationen unter 4.3 Monitoring und Reporting). Mit dem Ziel, die Nachnutzung von Leistungen mit dem Nachnutzungsmodell „Einer für Alle“ und „Nachnutzbare Software dezentral betrieben“ zu erleichtern, wurde der Marktplatz der Nachnutzung als zentrale Anlaufstelle auf der OZG-Informationsplattform ergänzt. Der Marktplatz konsolidiert (1) die bereits zur Nachnutzung bereitgestellten Leistungen und (2) Leistungen, für die aktuell Umsetzungspartner (Umsetzungs-Allianzen) gesucht werden, in einer nutzerfreundlichen Übersicht (weitere Informationen unter 10.2.1 Der Marktplatz der Nachnutzung).

9.1.3 Verbreitung und Verstetigung der Ergebnisse

Die Federführung ist zudem für die Verbreitung der Ergebnisartefakte (für die in ihrem Themenfeld umgesetzten Leistungen) verantwortlich, damit diese flächendeckend nachgenutzt werden können. Hierfür sind die FIM-Stamminformationen in den entsprechenden FIM-Repositories (vgl. FIM-Portal) einzustellen und die OZG-Referenzinformationen in den Referenzrepositories bereitzustellen. Es existiert jeweils ein Referenzrepository für Prozesse und eines für Datenfelder (mehr Details unter Arbeitshilfen). Die weiteren Ergebniselemente (z.B. Klick-Dummy oder Zielvision) sind auf der OZG-Informationsplattform verfügbar zu machen. Je Themenfeld ist ein Zugang für das Referenzrepository bereitgestellt worden, welcher bei der erstmaligen Registrierung von der FITKO freigeschaltet werden muss. Zusätzlich sollten die Ergebnisse beispielsweise auf geeigneten Fachkonferenzen oder in Fachpublikationen bekannt gemacht werden. Insbesondere Leistungen im Umsetzungsmodell Einer für Alle wird empfohlen, geeignete fachliche Bund-Länder-Gremien zu identifizieren und systematisch einzubinden. Einbindung von Bund-Länder-Gremien sollte grundsätzlich in allen Phasen der OZG-Umsetzung erfolgen, in der Referenzimplementierung jedoch mit dem Ziel Entwicklung spezifischer Verwaltungsabkommen für länderübergreifende Kooperationen, Definition der Anforderungen der Datenübertragung zwischen IT-Dienstleister und Fachverfahrenshersteller und Beauftragung der Entwicklung und Pflege eines Standards für Datenübertragung zu ermöglichen.

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Abbildung 101: Beispiele für Verbreitung der verschiedenen Ergebnistypen

Im Digitalisierungsprogramm Föderal haben sich der Bund und die Länder auf eine Aufteilung der Aufgaben zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes geeinigt. Die Themenfeld-Federführer stellen in der Umsetzungsphase sicher, dass für jede OZG-Leistung ein Online-Service bereitgestellt wird. Diese Lösung kann anschließend von anderen Bundesländern bzw. deren Kommunen nachgenutzt werden. Auf diese Weise werden Synergien genutzt und doppelte Aufwände vermieden. Zu diesem Zweck sind verschiedene Nachnutzungsmodelle entwickelt worden. Darüber hinaus wurde der OZG-Marktplatz bereitgestellt, welcher Transparenz über den Fortschritt einzelner Vorhaben herstellen und die umsetzenden und nachnutzenden Länder zusammenführt.

9.1.1 Nachnutzungsmodelle

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Nachnutzung nach dem Modell "Einer für alle"

Eine Nachnutzung kann durch die Entwicklung bzw. den Anschluss an eine gemeinsame übergreifende Lösung erfolgen. Eine solche Lösung kann übergreifend für mehrere Kommunen, landesweit, länderübergreifend oder bundesweit flächendeckend entwickelt und betrieben werden. Für die Entwicklung bzw. den Anschluss an eine gemeinsame Lösung sind die rechtlich-organisatorischen Verantwortlichkeiten zu klären, u.a. ist die Rolle des Umsetzungsverantwortlichen festzulegen, die nicht notwendigerweise beim federführenden Land liegen muss, sowie vergaberechtliche Fragen. Darüber hinaus ist die Basis der Zusammenarbeit zu prüfen und zu klären, da je nach Sachlage eine Verwaltungsvereinbarung oder ein Staatsvertrag erforderlich sein kann. In technisch-organisatorischer Hinsicht sind die Schnittstellen und Übergabepunkte zu definieren und zu spezifizieren, Standards für den Datenaustausch zu entwickeln und die Fachverfahren anzuschließen.
Die Federführer sind nicht notwendigerweise auch die Umsetzungsverantwortlichen, sofern sie Dritte für eine Referenzimplementierung mit der Möglichkeit zur Nachnutzung durch Anschluss gewinnen.

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Nachnutzung nach dem Modell Zentrale Entwicklung

Eine einmal entwickelte Lösung kann dezentral betrieben werden. Dies ist grundsätzlich in Form einer Entwicklungsgemeinschaft, nach einem Lizenzmodell oder als Fachverfahrens-Frontend denkbar.
Auch bereits realisierte nutzerfreundliche Online-Services für Verwaltungsleistungen können grundsätzlich durch Übertragung und eigenen Betrieb der technischen Lösung nachgenutzt werden. Solche Lösungen, die im Rahmen der Themenfeldbearbeitung identifiziert wurden, werden im OZG-Umsetzungskatalog ausgewiesen (sofern sie mindestens Stufe 3 des OZG-Reifegradmodells erfüllen). Die zuständige Behörde in einem Land oder in einer Kommune, die eine bestehende Lösung durch Übertragung nachnutzen möchte, muss allerdings eigenständig klären, inwieweit eine Übertragung vergabe- und lizenzrechtlich möglich ist, welche Kosten dafür anfallen und inwieweit die Lösung die eigenen organisatorischen, rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt.
Durch die Themenfeldverantwortlichen werden exemplarisch Lösungen identifiziert, die online verfügbar sind und deren Funktionsumfang im Überblick dargestellt.

Nachnutzung nach dem Modell Dezentrale Implementierung

Die grundlegendste Möglichkeit zur Nachnutzung ist die dezentrale Implementierung auf Basis der FIM-Stamminformationen. Die Federführer stellen sicher und halten nach, dass die Stamminformationen entsprechend der Priorisierung im Rahmen der Umsetzungsplanung erstellt und in den jeweiligen FIM-Repositories bereitgestellt werden.
Für die Nachnutzung auf Basis von FIM werden die Datenfeldbeschreibungen von den zuständigen Behörden in Ländern und Kommunen bei Bedarf für die eigenen Bedingungen adaptiert, in ihr Antragsmanagement eingelesen und darin das Online-Formular konfiguriert. Je nach Anforderungen werden u.a. ein Servicekonto, eine Bezahlkomponente und ein Fachverfahren angeschlossen. Der Online-Service wird anschließend im Portalverbund registriert sowie bei Bedarf in einem Fachportal integriert und dadurch für Nutzerinnen und Nutzer auffindbar.
Bei Leistungen, für die neben den FIM-Stamminformationen zusätzlich ein Click-Dummy bereitgestellt wird, können auch diese Vorleistungen nachgenutzt werden. Da die Click-Dummys unter Nutzer:innenbeteiligung entwickelt und intensiv mit Nutzerinnen und Nutzern getestet sind, wird die Nachnutzung dringend empfohlen. Die Entscheidung obliegt allerdings den zuständigen Behörden. Analog zur Nachnutzung auf Basis von FIM können die Datenfeldbeschreibungen von den zuständigen Behörden in ihr Antragsmanagement eingelesen werden. Das Online-Formular wird dann entsprechend der Konfiguration des Click-Dummys im Antragsmanagement der jeweiligen Behörden nachgebaut.

Zur Finanzierung der Konzeption und Referenzimplementierung stehen verschiedene Finanzierungsmodelle zur Auswahl. Diese werden detailliert in Kapitel 9.5 beschrieben.

9.1.2 Der OZG-Marktplatz

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Die Länder, die bereits ein Umsetzungsvorhaben angestoßen haben, das für die Beteiligung von bzw. Nachnutzung durch weitere Länder offen steht, stellen dieses Angebot auf dem OZG-Marktplatz ein und pflegen die Daten fortlaufend. Unter dem Reiter Marktplatz geben Sie an, welche Bundesländer bereits an der Umsetzung beteiligt und zu welchem Terminen (Zwischen-)Ergebnisse zu erwarten sind. Sie stellen so sicher, dass ihr Vorhaben sichtbar ist und sich weitere Interessenten anschließen können.

Für nachnutzende Länder hält der Marktplatz hilfreiche Informationen zur Beteiligung an Umsetzungsvorhaben einerseits und zur Nachnutzung bestehender Lösungen andererseits bereit. So können sie sich über neue Umsetzungsvorhaben informieren und sich gegebenenfalls an diesen beteiligen. Hierzu finden die potenziellen Nachnutzer:innen unter anderem Informationen zum Leistungsumfang und den Kosten eines Online-Services, sowie eine Übersicht der bereits an dem Vorhaben beteiligten Länder.

Zudem enthält der OZG-Marktplatz die wesentlichen Angaben zu den für eine mögliche Nachnutzung des Online-Services relevanten Entscheidungskriterien. Unter dem Reiter Anforderungen werden die technischen und rechtlichen Anforderungen, sowie Details zu Entwicklung und Betrieb erläutert. Zur Kontaktaufnahme ist zudem Ansprechpartner:innen für die technische Umsetzung und für das Vorhaben insgesamt vermerkt.

Demnach kann der OZG-Marktplatz als eine Art Kontaktbörse verstanden werden, welche die Einzel-Koordination durch direkten Kontakt zwischen den bisher unbeteiligten Interessierten und den jeweiligen bereits umsetzenden Ländern ermöglicht und verbessert.