Die Konzeption erfolgt je nach Priorisierung in unterschiedlichen Formaten. Leistungen höchster und hoher Priorität werden in Digitalisierungslaboren betrachtet (siehe Kapitel 7.3). Für Leistungen mittlerer Priorität ist eine Konzeption im Digitalisierungslabor nicht vorgesehen. Für diese Leistungen wurden weniger umfangreiche Formate entwickelt: Die Digitalisierungs-Werkbank, die Direkt-Digitalisierung und die Nutzung vorhandener Lösungen. Der Unterschied zu den Digitalisierungslaboren liegt vor allem im zeitlichen und personellen Umfang der Konzeption. Auch bei diesen Vorgehensmodellen gelten jedoch die Leitlinien, die auch in den Digitalisierungslaboren zu beachten sind: Nutzerzentrierung, maximaler Wirkungsgrad und länderübergreifende Nachnutzbarkeit (vgl. Kapitel 7.1).

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Abbildung 106: Die verschiedenen Vorgehensmodelle für die Konzeption differenziert nach Priorisierung

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Zu Beginn eines Umsetzungsprojektes wird ein Projektteam zusammengestellt (zu den Rollen siehe Kapitel

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9.4.1 Digitalisierungslabor

Für die Leistungen hoher und höchster Priorität ist das Format der Digitalisierungslabore entwickelt worden, welches in Kapitel 7 ausführlich erläutert wird. In Umsetzungsprojekten dieses Formats liegt der Startpunkt demnach beim Übergang von der Konzeptions- in die Umsetzungsphase.

Bei Abschluss eines Digitalisierungslabors steht eine Reihe von Artefakten bereit (siehe Kapitel 7.3.5), welche als Grundlage für die Umsetzung der Referenzimplementierung (siehe Kapitel 9.2) dienen. Durch die Nutzung der erstellten Artefakte wird sichergestellt, dass die Referenzimplementierung auf den Ergebnissen des Digitalisierungslabors bei der Implementierung des Online-Services aufbaut.

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Ein Teil der Leistungen mittlerer Priorität haben ihre Priorisierung erhalten, weil bereits Online-Verfahren bestehen, auf welche bei der Umsetzung aufgebaut werden kann. Diese erfüllen jedoch noch nicht immer die Anforderungen des OZG (siehe Reifegradmodellsiehe Reifegradmodell) und müssen deshalb im Zuge der OZG-Umsetzung weiterentwickelt werden. Je nach Entwicklungsstand der bestehenden Lösung und Umfang bzw. Komplexität der Leistung ist hier ein individuell unterschiedlich großer zeitlicher und personeller Aufwand einzuplanen. Dennoch kann hier allgemein mit geringeren Aufwänden gerechnet werden, als bei einem Digitalisierungslabor.

Sofern die bestehende Lösung in jenem Bundesland entwickelt bzw. implementiert wurde, dass auch der Federführer für die Leistung ist, so muss dieser lediglich darauf hinwirken, dass sie von allen Kommunen im Land genutzt wird und die notwendigen Elemente für die Nachnutzung in anderen Ländern bereitgestellt werden. Ist sie jedoch in einem anderen Land erarbeitet worden, so sollte der Federführer sich um die Übernahme bzw. Weiterentwicklung der Lösung bemühen und zwar so, dass wiederum auch Dritte anschließend Zugang zu der Lösung haben. In diesem Fall kann eine Verwaltungsvereinbarung zwischen dem Federführer und dem Land mit der bestehenden Lösung sinnvoll sein.

EINBINDUNG VON PROJEKTTEAM UND IT-DIENSTLEISTER

Zu Beginn eines Umsetzungsprojektes wird ein Projektteam zusammengestellt (zu den Rollen siehe Kapitel 9.3). Den Startschuss für das Umsetzungsprojekt bildet ein gemeinsamer Workshop des Projektteams, in welchem die gemeinsame Projektarbeit methodisch vorbereitet wird. Ziele dieses Workshops sind das gegenseitige Kennenlernen der Teammitglieder, Transparenz hinsichtlich des Stands, des Vorgehens und der Ziele des Umsetzungsprojektes herzustellen und die Grundsteinlegung für die kommende Projektarbeit.

Abbildung 104 fasst zusammen, welche zentralen Merkmale bei der Nutzung bestehender Online-Lösungen geprüft werden müssen.

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Abbildung 104: Zentrale Merkmale bei der Nutzung bestehender Online-Lösungen

Hinsichtlich der OZG-Konformität müssen die verantwortlichen Federführer:innen sicherstellen, dass der Online-Dienst Reifegrad 3 erreicht und alle relevanten Leika-Leistungen bzw. gängigen Geschäftsvorfälle abdeckt. Die Bereitstellung von FIM-Stamminformationen und OZG-Referenzinformationen ist ebenfalls zu gewährleisten. Weiterhin sollte der Online-Dienst generell einen hohen Qualitätsstandard aufweisen und insbesondere den OZG-Servicestandard und die Kriterien der Nutzerfreundlichkeit erfüllen.

Unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit sollte zum einen darauf geachtet werden, dass der Service nach Umsetzung erforderlicher Weiterentwicklungen keine höheren Betriebskosten verursacht als verfügbare Alternativen, zum anderen sollte ein positives Aufwand-Nutzen-Verhältnis dieser Weiterentwicklung im Vergleich zu einer kompletten Neuentwicklung gegeben sein. In diesem Zusammenhang sind ggf. relevante haushaltsrechtliche Anforderungen und andere anzuwendende Regeln zu berücksichtigen.

Insbesondere bei der Nutzung bestehender Lösungen, die von privaten IT-Dienstleistern bereitgestellt werden, bedürfen die rechtlichen und finanziellen Rahmenbedingungen generell einer sorgfältigen Prüfung unter Hinzuziehung der erforderlichen juristischen Expertise. So können sich beispielsweise im Zusammenhang mit dem flächendeckenden Ausrollen solcher Lösungen vergabe- und lizenzrechtliche Fragen stellen, die jeweils im Einzelfall zu bewerten sind.

Wenn die bestehende Lösung im Rahmen des „Einer für Alle“-Modells zur Nachnutzung durch andere Länder zur Verfügung gestellt werden soll, sind auch in dieser Hinsicht grundsätzlich die gleichen Anforderungen zu erfüllen, die auch für neu entwickelte OZG-Online Dienste gelten. In diesem Zusammenhang bietet der EfA-Wegweiser Orientierung und Schritt-für-Schritt-Anleitungen entlang der relevanten OZG-Rollen.

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Abbildung 105: Kriterien für Erfüllung des Umsetzungsmandats federführender Länder durch Lösungen privater IT-DLEine frühzeitige Einbindung des IT-Dienstleisters in diese frühe Phase des Umsetzungsprojektes ist zu empfehlen, insbesondere wenn es sich um eine Leistung handelt, welche die Integration zahlreicher Komponenten erfordert bzw. von hoher technischer Komplexität ist. Auf diese Weise kann bereits zu Beginn geklärt werden, ob die benötigten Dienste und Komponenten bereits vorhanden sind, welche Kosten sie verursachen und mit welche technischen Limitierungen bei der Umsetzung zu beachten sind. Des Weiteren sollten die Anforderungen an Speicherung, Datenübertragung, Schnittstellen, Schutzbedarf und Sicherheitskonzept, sowie Kommunikation zwischen Antragstellern und Sachbearbeitern an den IT-Dienstleister kommuniziert werden, sobald sie fest stehen. Der IT-Dienstleister muss seinerseits die eigenen Kapazitäten planen und eventuelle Engpässe frühzeitig melden.