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Ausgehend von den Lebens-/Geschäftslagen Journeys in einem Themenfeld werden für ausgewählte weitere Leistungen Umsetzungskonzepte in Form von Leistungssteckbriefen erarbeitet. Auf Basis der übergeordneten Nutzer:innenführung wird für diese Leistungen in einem ersten Schritt anhand des Nutzer:innenprozesses der wesentliche Funktionsumfang skizziert. Anschließend werden die dafür geeigneten Umsetzungsvarianten erarbeitet. Für diese Umsetzungsvarianten werden auf Basis der bereits bestehenden relevanten Vorarbeiten die Umsetzungsanforderungen abgeleitet, insbesondere die Anforderungen an Basiskomponenten, Registerschnittstellen und Rechtsänderungsbedarfe.

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5.1 Wesentlicher Funktionsumfang entlang des Nutzer:innenprozesses

In einem ersten Schritt wird anhand des Nutzer:innenprozesses, insbesondere der Nutzer:innenkontakte und Leistungskategorien, der wesentliche Funktionsumfang skizziert. Hierfür werden auf Basis von typischen Merkmalen von Nutzerinnen und Nutzern der Leistung Personas entwickelt. Für diese werden anhand der idealtypischen Phasen bzw. Leistungskategorien (1) Orientierung und Anliegensklärung, (2) Antragstellung, (3) Statusinformationen und Kontakt, (4) Bescheidzustellung, (5) Leistungsbezug, Veränderung und Überprüfung die Nutzerkontakte und -bedürfnisse identifiziert. Je nach Charakter der Leistung sind einzelne Phasen nicht relevant.

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Grundlage hierfür können insbesondere Experten:inneninterviews mit Behördenvertreter:innen, Befragungen von Nutzerinnen und Nutzern, rechtliche Vorgaben, Prozessmodelle, Leistungsbeschreibungen sein. Die dafür erforderlichen Zugänge stellen die in einem Themenfeld beteiligten Verwaltungspartner sicher.
Anhand der Nutzer:innenkontakte und des erforderlichen Funktionsumfangs werden Anforderungen an den digitalen Service definiert und die zwischen Nutzerinnen, Nutzern und Verwaltung auszutauschenden Nachrichten identifiziert.

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5.2 Umsetzungsvarianten

Umsetzungsvarianten für Leistungen spezifizieren die territoriale Reichweite einer Lösung, die Form der Einbettung in Behörden-, Fach- oder Verwaltungsportale und die Nutzungsform. Grundsätzlich lassen sich drei Nutzungsformen unterscheiden: Webbrowser, App und Maschine-zu-Maschine-Schnittstelle. Je nach Nutzungsmuster einer Leistung weisen die Nutzungsformen gewisse Vorzüge auf. So haben Apps den Vorteil, dass Daten auf den Geräten der Nutzerinnen und Nutzer gespeichert werden können, was datenschutzrechtlich vorteilhaft ist, da sie in der Nutzer:innensphäre liegen. Dadurch eignen sich Apps insbesondere für Leistungen mit mehrfachen Verwaltungskontakten, in deren Rahmen identische oder ähnliche Daten erforderlich sind, wie beispielsweise bei Verlängerungs- oder Weiterleistungsanträgen.

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Die folgende Abbildung bietet eine idealtypische Übersicht von territorialer Reichweite und der Einbettung des Services für eine Leistung.

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Abbildung 68 Umsetzungsvarianten 72: Umsetzungsvarianten für digitale Services nach Flächendeckung und Leistungsbreite

Ausschlaggebend für die Konzeption der Umsetzungsvarianten einer Leistung ist der Nutzer:innenprozess und welche einzelnen Nutzer:innenprozessschritte unterstützt werden sollen. Vor diesem Hintergrund sollten folgende Kriterien für die Wahl der Umsetzungsvariante berücksichtigt werden und in die Begründung der Auswahl einfließen:

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Unabhängig von der konkreten Umsetzungsvariante ist immer die anderweitige Nachnutzung auf Basis von FIM vorzusehen.

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5.3 Relevante Vorarbeiten

Relevante Vorarbeiten können sich auf das Front-End beziehen (z.B. digitale Services, FIM Leistungsbeschreibungen, FIM Datenfelder), IT-Standards sein (z.B. XÖV, Elster usw.), Middleware-Infrastrukturen sein (z.B. DVDV, BRIS) oder im Back-End der Verwaltung liegen (z.B. FIM Prozesse, Register).
Die relevanten Vorarbeiten werden daraufhin analysiert, inwieweit sie bereits den erforderlichen Funktionsumfang abdecken bzw. welche Lücken noch bestehen. Notwendig in diese Betrachtung einzubeziehen und zu berücksichtigen sind:

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Aus dem Abgleich der bestehenden Vorarbeiten und dem erforderlichen Funktionsumfang leiten sich die Umsetzungsanforderungen ab.

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5.4 Umsetzungsanforderungen

Zur Vorbereitung der nutzer:innenfreundlichen nutzungsfreundlichen Digitalisierung der Leistungen werden abschließend die Umsetzungsanforderungen systematisch erfasst. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf den Anforderungen an:

• FIM-Stamminformationen: Insbesondere FIM Datenfelder für die Erfassung der erforderlichen Daten bei den Nutzerinnen und Nutzern.
• Datenaustauschstandards: (Weiter-)Entwicklungsbedarf von Datenaustauschstandards, insbesondere zwischen Front-End und Back-End. Sollte es keine relevanten Datenaustauschstandards geben, ist die Datenübergabe mit XFall vorzusehen.
• Vertrauensniveau und Schutzbedarf: Feststellung anhand des

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  Praxistools Vertrauensniveau (weitere Informationene Informationen in der Handreichung des IT-Planungsrates, welche aktuell bearbeitet wird und daher nicht zur Verfügung steht)
• Registerschnittstellen: Erforderliche Registerschnittstellen für Standard-Datenfeldgruppen (z.B. Meldeadresse, Kontoverbindung, Familienverhältnisse), damit diese nicht länger von den Nutzerinnen und Nutzern eingegeben werden müssen.
• Basiskomponenten und Querschnittsdienste: Fachspezifische Anforderungen an bestehende und zusätzlich notwendige Basiskomponenten und Querschnittsdienste (z.B. mglw. für Status-Updates, Push-Notification, doppeltes Schriftformerfordernis)
• Rechtsänderungen: Diese können sich auf Digitalisierungshürden (u.a. Schriftformerfordernisse, papiergebundene Nachweise) beziehen oder für den Abruf von Daten aus Registern erforderlich sein.

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Für die Konzeption von Laborkandidaten ist je nach Charakter der Leistung vorzusehen, dass auf Basis der Erhebung & Analyse im Rahmen des Themenfelds Vorschläge für die Umsetzungskonzeption erarbeitet werden, die anschließend im Rahmen von Experteninterviews und je nach Bedarf bis zu zwei Workshops mit zuständigen Behörden, Fachverfahrensherstellern, IT-Dienstleistern, GK FIM, Standardisierungsgremien und Bund-Länder-Arbeitsgruppen zu validieren.

Bei Leistungen mittlerer Priorität werden die Anforderungen an FIM-Stamminformationen (insbesondere FIM Datenfelder) identifiziert, die in der anschließenden Umsetzung erstellt werden müssen. Für depriorisierte Leistungen ist lediglich kurz zu begründen, warum diese nicht weiter betrachtet wurden.

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Stand: 06.10.2021