Die Konzeption erfolgt je nach Priorisierung in unterschiedlichen Formaten. Leistungen höchster und hoher Priorität werden in Digitalisierungslaboren betrachtet (siehe Kapitel 7.3). Für Leistungen mittlerer Priorität ist eine Konzeption im Digitalisierungslabor nicht vorgesehen. Für diese Leistungen wurden weniger umfangreiche Formate entwickelt: Die Digitalisierungs-Werkbank, die Direkt-Digitalisierung und die Nutzung vorhandener Lösungen. Der Unterschied zu den Digitalisierungslaboren liegt vor allem im zeitlichen und personellen Umfang der Konzeption. Auch bei diesen Vorgehensmodellen gelten jedoch die Leitlinien, die auch in den Digitalisierungslaboren zu beachten sind: Nutzer:innenzentrierung, maximaler Wirkungsgrad und länderübergreifende Nachnutzbarkeit (vgl. Kapitel 7.1).

Abbildung 93: Die verschiedenen Vorgehensmodelle für die Konzeption differenziert nach Priorisierung

In den Umsetzungsprojekten gilt eine neue Rollenverteilung (siehe Kapitel 9.3). Zu den Aufgaben der Umsetzungskoordination gehört die Kommunikation des Fortschritts und der Ergebnisse. Dies erfolgt in erster Linie über die Pflege der Meilensteine in der OZG-Informationsplattform. Dort werden zu jeder OZG-Leistung der Fortschritt und die Planung der Meilensteine eingetragen und so öffentlich gemacht (siehe auch Kapitel 4.3). Es ist zudem Aufgabe der Umsetzungskoordination, die verschiedenen Ergebnistypen, die in der Konzeptionsphase der Umsetzungsprojekte entstehen für andere Bundesländer bereitzustellen (siehe Kapitel 9.2). Zur Unterstützung der Umsetzungskoordination wurde eine Checkliste entwickelt.

9.4.1 Digitalisierungslabor

Für die Leistungen hoher und höchster Priorität ist das Format der Digitalisierungslabore entwickelt worden, welches in Kapitel 7 ausführlich erläutert wird. In Umsetzungsprojekten dieses Formats liegt der Startpunkt demnach beim Übergang von der Konzeptions- in die Umsetzungsphase.

Bei Abschluss eines Digitalisierungslabors steht eine Reihe von Liefergegenständen bereit (siehe Kapitel 7.3.5), welche als Grundlage für die Umsetzung der Referenzimplementierung dienen. Durch diese wird sichergestellt, dass die Ergebnisse des Digitalisierungslabors bei der Implementierung des Online-Services berücksichtigt werden.

9.4.2 Digitalisierungs-Werkbank

Bei der Digitalisierungswerkbank ist für die Konzeption deutlich weniger Zeit und Aufwand vorgesehen, als bei einem Digitalisierungslabor. Sie ist in zwei aufeinander folgende Phasen aufgeteilt: Die Analyse des Ist-Zustandes und die Entwicklung eines Ziel-Prozesses. In der ersten Phase wird mithilfe der Fachexpertinnen und Fachexperten der bestehende Prozess erfasst und in Form von FIM-Stamminformationen festgehalten. Darüber hinaus werden bestehende Online-Lösungen, Fachverfahren, Register und Schnittstellen auf ihre Weiterverwendbarkeit bei der Digitalisierung hin überprüft und mögliche Hürden für die Digitalisierung der Leistung in den dazugehörigen Rechtsquellen identifiziert.

Auf dieser Grundlage wird dann in der zweiten Phase ein Ziel-Prozess konzipiert. In Interviews oder einem Design-Thinking-Workshop mit Nutzern und Fachexpert:innen aus dem Vollzug werden Prozessdiagramme und Prototypen entwickelt und erprobt. Die Ergebnisse werden als OZG-Referenzinformationen und Klick- oder Papier-Prototyp festgehalten. Sie dienen der Planung der weiteren Schritte hin zu einer Implementierung: Eine detaillierte Planung der technischen, organisatorischen und rechtlichen Voraussetzungen, die für die Umsetzung geschaffen werden müssen. Anschließend ist gemeinsam mit dem IT-Dienstleister ein Konzept für den Betrieb der Lösung bzw. dessen Erweiterung um weitere Ausbaustufen während des Betriebes zu entwickeln. Ein Nachnutzungskonzept und der flächendeckende Roll-Out sind ebenfalls als Teil der Konzeptionsphase zu berücksichtigen.

9.4.3 Direkt-Digitalisierung

Bei der Direkt-Digitalisierung steht Geschwindigkeit im Fokus. Für dieses Verfahren sind Leistungen mittlerer Priorität geeignet, die von einer geringen Komplexität gekennzeichnet sind, sowohl was die Zuständigkeiten betrifft, als auch die Formulare und Nachweise die zu erbringen sind. Diese Leistungen sind in der Regel im Steckbrief als die Leistungsarchetypen einfacher Antrag, Information oder Meldung an die Verwaltung gekennzeichnet.

Für Leistungen dieser Art ist ein aufwendiges Konzeptionsverfahren nicht notwendig, weil beispielsweise nur ein einseitiges Papierformular oder ein automatisch generierter Bescheid an die Nutzerinnen und Nutzer digitalisiert werden muss. Konzeption und technische Umsetzung müssen daher nicht aufeinander aufbauen und nacheinander erfolgen, sondern können parallel ablaufen. Fachexpert:innen und Entwickler:innen arbeiten im Tandem eng zusammen, um beispielsweise einen bestehenden Antrag in Papierform ohne nennenswerte Veränderungen in einem Antragsmanager umzusetzen. Dieser Online-Antrag wird anschließend mit einer Nutzerin oder einem Nutzer und einer sachverständigen Person aus der Verwaltung getestet.

Der zeitliche Umfang einer Direkt-Digitalisierung beträgt nur wenige Wochen. Daran beteiligt sind die notwendigen Fachexpert:innen, ein:e Entwickler:in, ein:e Nutzer:in, eine Person aus dem Vollzug und der IT-Dienstleister. Mit dem Abschluss der Direkt-Digitalisierung stehen alle FIM-Stamminformationen über die entsprechenden Repository zur Verfügung, sowie eine fertige digitale Lösung z.B. in Form eines Formular im Antragmanagementsystem. 

Die Blaupause Direktdigitalisierung steht für dieses Vorgehensmodell unterstützend zur Verfügung. In diesem werden die Voraussetzungen und der Ablaufplan der Direktdigitalisierung erläutert, sowie an einem Beispiel besprochen.

9.4.4 Nutzung bereits bestehender Lösungen

Ein Teil der Leistungen mittlerer Priorität haben ihre Priorisierung erhalten, weil bereits Online-Verfahren bestehen, auf welche bei der Umsetzung aufgebaut werden kann. Diese erfüllen jedoch noch nicht die Anforderungen des OZG (siehe Reifegradmodell) und müssen deshalb im Zuge der OZG-Umsetzung weiterentwickelt werden. Je nach Entwicklungsstand der bestehenden Lösung und Umfang bzw. Komplexität der Leistung ist hier ein individuell unterschiedlich großer zeitlicher und personeller Aufwand einzuplanen. Dennoch kann hier allgemein mit geringeren Aufwänden gerechnet werden, als bei einem Digitalisierungslabor.

Sofern die bestehende Lösung in jenem Bundesland entwickelt bzw. implementiert wurde, dass auch die Federführung für die Leistung ist, so muss dieser lediglich darauf hinwirken, dass sie von allen Kommunen im Land genutzt wird und die notwendigen Elemente für die Nachnutzung in anderen Ländern bereitgestellt werden. Ist sie jedoch in einem anderen Land erarbeitet worden, so sollte die Federführung sich um die Übernahme bzw. Weiterentwicklung der Lösung bemühen und zwar so, dass wiederum auch Dritte anschließend Zugang zu der Lösung haben. In diesem Fall kann eine Verwaltungsvereinbarung zwischen der Federführung und dem Land mit der bestehenden Lösung sinnvoll sein.

Einbindung von Projektteam und IT-Dienstleister

Zu Beginn eines Umsetzungsprojektes wird ein Projektteam zusammengestellt (zu den Rollen siehe Kapitel 9.3). Den Startschuss für das Umsetzungsprojekt bildet ein gemeinsamer Workshop des Projektteams, in welchem die gemeinsame Projektarbeit methodisch vorbereitet wird. Ziele dieses Workshops sind das gegenseitige Kennenlernen der Teammitglieder, Transparenz hinsichtlich des Stands, des Vorgehens und der Ziele des Umsetzungsprojektes herzustellen und die Grundsteinlegung für die kommende Projektarbeit.

Eine frühzeitige Einbindung des IT-Dienstleisters in diese frühe Phase des Umsetzungsprojektes ist zu empfehlen, insbesondere wenn es sich um eine Leistung handelt, welche die Integration zahlreicher Komponenten erfordert bzw. von hoher technischer Komplexität ist. Auf diese Weise kann bereits zu Beginn geklärt werden, ob die benötigten Dienste und Komponenten bereits vorhanden sind, welche Kosten sie verursachen und mit welche technischen Limitierungen bei der Umsetzung zu beachten sind. Des Weiteren sollten die Anforderungen an Speicherung, Datenübertragung, Schnittstellen, Schutzbedarf und Sicherheitskonzept, sowie Kommunikation zwischen den Antragstellenden und den Sachbearbeitenden an den IT-Dienstleister kommuniziert werden, sobald sie fest stehen. Der IT-Dienstleister muss seinerseits die eigenen Kapazitäten planen und eventuelle Engpässe frühzeitig melden.