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9.2.1 Informations- und Berichtspflichten

Die Federführer eines Themenfelds sind in der Umsetzungsbegleitung dafür verantwortlich, die Aufgaben des Informationsmanagements gemäß dem Dokument "Programmmanagement Digitalisierungsprogramm Phase 2" (Version 01.00, Stand: Februar 2019) wahrzunehmen, u.a. zum Gesamtfortschritt der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen in ihrem Themenfeld (Beschluss 2019/01 IT-Planungsrat). Wenn eine Leistung auf dem OZG-Marktplatz veröffentlicht wird, dann müssen diese Projektdaten auf einem aktuellen Stand gehalten werden.

9.2.2 Verbreitung der Ergebnisse

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9.2.3 Vervollständigung und Verstetigung der Ergebnisse

Darüber hinaus sind sie für die Vervollständigung und Verstetigung (insbesondere FIM-Stamminformationen und OZG-Referenzinformationen, vgl. Abb. 25) der Ergebnisse verantwortlich. Nach Möglichkeit sollen diese in geeignete bestehende Strukturen überführt werden (wie beispielsweise „pflegende Stellen" bei XÖV). Sofern solche Strukturen noch nicht bestehen, sollte geprüft werden, ob diese zu schaffen sind und bei Bedarf initiiert werden. Grundsätzlich eignen sich hierfür die Strukturen der Fachministerkonferenzen.

9.2.4 Referenzimplementierungen

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Das federführende Land ist eigenständig dafür verantwortlich, dass

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alle umzusetzenden Leistungen im Themenfeld

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referenzimplementiert werden.

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Dies beinhaltet die Referenzimplementierungen der Leistungen höchster (Laborleistungen), hoher (Laborkandidaten) und

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mittlerer Priorität, jedoch nicht für depriorisierte Leistungen.

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Es ist

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• Territorial: Der Online-Service ist im federführenden Land für den Anwender verfügbar und die in Frage kommenden Behörden/Kommunen haben die Möglichkeit der Nachnutzung.
• Funktional: Der Online-Service erfüllt mindestens Stufe 3 des Reifegradmodells.
• Leistungsbreite: Der Online-Service deckt die relevanten Leika-Leistungen und -Verrichtungen bzw. die gängigen Geschäftsvorfälle ab.
• Nachnutzbarkeit: Alle FIM-Stamminformationen und OZG-Referenzinformationen in die jeweiligen Repositorys wurden zur Nachnutzung eingestellt und die verbindliche Entwicklung von fehlenden Schnittstellen und Standards angestoßen.

9.2.5 Zusammenarbeit im Themenfeld

Die Themenfelder arbeiten auch während der Umsetzung aktiv unter der Koordination der Federführer zusammen. Die Federführer laden hierfür regelmäßig (etwa alle 4 bis 6 Wochen) zum Steuerungskreis ein, an dem auch die Umsetzungskoordinatoren der Umsetzungsprojekte teilnehmen.Image Removed

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9.2.6 Rollen und Aufgaben

Federführer

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das federführende Land trägt im Programm OZG-Föderal die Verantwortung, dass für alle (nicht depriorisierten) Leistungen des Themenfeldes bis Ende 2022 eine Referenzimplementierung besteht

Unterstützen Umsetzungskoordinatoren und deren -projekte, stellen Austausch sicher

Tragen Verantwortung für regelmäßiges Reporting und Transparenz über Themenfeld-Fortschritt

Stellen sicher, dass die Ergebnisse in den entsprechenden Repositories und der OZG-Informationsplattform verfügbar und aktuell sind

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Laden zu TF-Steuerungskreis ein, leiten diesen

Bündeln Informationen aus Umsetzungsprojekten (z.B. per Teilnahme an Steuerungskreisen)

Berichten an Programm-Management zu Fortschritt im TF, Anforderungen und Klärungsbedarfen

Informieren nicht mitarbeitende Bundesländer und Kommunen & stellen Austausch mit Anspruchsgruppen und
Bundesprogramm sicher

Bundesland-FF koordiniert Nachnutzung der Leistungen aus anderen Themenfeldern

Betroffene Ressorts und mitarbeitende Länder und Kommunen

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Tragen zusammen mit den Federführern fachliche Verantwortung für die Themenfeld-Leistungen, unterstützen beim Digitalisierungsziel 2022

Betroffene Ressorts tragen Verantwortung für fachliche Korrektheit der FIM-Informationen

Stellen fachliche Ansprechpartner für weitere Bearbeitung der Leistungen und die Nachnutzbarkeit

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übernehmen für die Bearbeitung von Leistungen in einzelnen Umsetzungsprojekten (Korrektur, Konzeptionierung, Umsetzung) die Verantwortung

Mitarbeitende Länder / Kommunen bringen sich ggf. bei Piloten, etc als Partner ein

Setzen sich für Anforderungserklärung und Grundlagen bezüglich Nachnutzung vor Ort ein

Betroffene Ressorts (und ggf. betroffene Länder) prüfen FIM-Informationen und nehmen sie ab

möglich, dass die Bearbeitung einer OZG-Leistung von einem anderen als dem federführenden Bundesland übernommen wird. Hierfür kann es unterschiedliche Gründe geben. In diesem Fall muss das umsetzende Land die Leistungen referenzimplementieren (weiterführende Informationen unter  5.2.1 Übergabe einer OZG-Leistung an ein anderes Bundesland).

Abbildung 87 gibt an, welche Merkmale erfüllt werden müssen, damit die Referenzimplementierung als abgeschlossen gilt.

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Abbildung 87: Definition von Merkmalen für abgeschlossene Referenzimplementierung

Stand: 07.10.2021

Steuerungskreis

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 Federführer des Themenfeldes, bisherige mitarbeitende Bundesministerien, -länder und -fachreferate sowie kommunale Behörden

Relevante weitere Ansprechpartner (z.B. KoSIT)

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  Zentrales Gremium zum Austausch über Fortschritt, offene Fragen und nächste Schritte des Themenfeldes, sowie zur Informationsdiffusion

Trifft und trägt Entscheidungen bezüglich weiter Bearbeitung von Leistungen und zu involvierender Ansprechpartner  und zu involvierender (z.B. Fachanfragen)

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Hält 4-6-wöchig eine Telefonkonferenz ab

Führt Informationen aus den Bundesländern und Kommunen zusamme, spricht Bedarfe an

Bestätigt Anfragen (z.B. an das Referat DG II 4 des BMI) und verfolgt zeitliche/inhaltliche Leistungsbearbeitung

Kooperationspartner

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Stehen bei Fragen und Bearbeitungsanfragen des Themenfelds zur Verfügung

  Stellen politische, fachliche oder technische Grundlagen der Digitalisierung und Nutzerorientierung in ihrem Expertisebereich sicher

 Nehmen Anfragen und Anforderungen des Themenfeldes in normalen den Planungs- und Umsetzungszyklen auf

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Unterstützen mit relevanter Fachaufsicht und Expertise nutzerfreundliche Leistungsumsetzung

Arbeiten konkret bei der Änderung von z. B. Gesetzen und Standards mit Themenfeld zusammen

Geben gegenüber dem Steuerungskreis des Themenfeldes fachliche, rechtliche und/oder technische Bewertungen ab

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