Aufgabe der Federführer nach Abschluss der Planungsphase ist es, während der Umsetzungsbegleitung bis 2022 sicherzustellen, dass es für alle Leistungen im Themenfeld Referenzimplementierungen im eigenen Zuständigkeitsbereich mit geeigneten Möglichkeiten zur Nachnutzung gibt. Insgesamt lassen sich folgende Formen der Nachnutzung unterscheiden:

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Die Themenfelder arbeiten während der Umsetzung aktiv unter der Koordination der Federführung (vgl. 10.1.1 Rollen und Aufgaben im Themenfeld) zusammen. Die Federführung lädt hierfür regelmäßig zum Steuerungskreis ein, an dem auch die Umsetzungskoordinator:innen der Umsetzungsprojekte teilnehmen. Steuerungskreise sollen innerhalb des Themenfeldes etwa alle 4 bis 6 Wochen stattfinden. Abbildung 85 zeigt dies exemplarisch aus der Perspektive des Themenfelds „Ein- und Auswanderung“ die Akteurslandschaft und die daraus resultierende Zusammenarbeit im Steuerungskreis.

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	Toc_Toc4752249PartnerThemenfeld
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Abbildung 89 Modelle zur Nachnutzung
Nachnutzung nach dem Modell Software-as-a-Service
Eine Nachnutzung kann durch die Entwicklung bzw. den Anschluss an eine gemeinsame übergreifende Lösung erfolgen. Eine solche Lösung kann übergreifend für mehrere Kommunen, landesweit, länderübergreifend oder bundesweit flächendeckend entwickelt und betrieben werden. Für die Entwicklung bzw. den Anschluss an eine gemeinsame Lösung sind die rechtlich-organisatorischen Verantwortlichkeiten zu klären, u.a. ist die Rolle des Umsetzungsverantwortlichen festzulegen, die nicht notwendigerweise beim federführenden Land liegen muss, sowie vergaberechtliche Fragen. Darüber hinaus ist die Basis der Zusammenarbeit zu prüfen und zu klären, da je nach Sachlage eine Verwaltungsvereinbarung oder ein Staatsvertrag erforderlich sein kann. In technisch-organisatorischer Hinsicht sind die Schnittstellen und Übergabepunkte zu definieren und zu spezifizieren, Standards für den Datenaustausch zu entwickeln und die Fachverfahren anzuschließen.
Die Federführer sind nicht notwendigerweise auch die Umsetzungsverantwortlichen, sofern sie Dritte für eine Referenzimplementierung mit der Möglichkeit zur Nachnutzung durch Anschluss gewinnen.
Nachnutzung nach dem Modell Zentrale Entwicklung
Eine einmal entwickelte Lösung kann dezentral betrieben werden. Dies ist grundsätzlich in Form einer Entwicklungsgemeinschaft, nach einem Lizenzmodell oder als Fachverfahrens-Frontend denkbar.
Auch bereits realisierte nutzerfreundliche Online-Services für Verwaltungsleistungen können grundsätzlich durch Übertragung und eigenen Betrieb der technischen Lösung nachgenutzt werden. Solche Lösungen, die im Rahmen der Themenfeldbearbeitung identifiziert wurden, werden im OZG-Umsetzungskatalog ausgewiesen (sofern sie mindestens Stufe 3 des OZG-Reifegradmodells erfüllen). Die zuständige Behörde in einem Land oder in einer Kommune, die eine bestehende Lösung durch Übertragung nachnutzen möchte, muss allerdings eigenständig klären, inwieweit eine Übertragung vergabe- und lizenzrechtlich möglich ist, welche Kosten dafür anfallen und inwieweit die Lösung die eigenen organisatorischen, rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt.
Durch die Themenfeldverantwortlichen werden exemplarisch Lösungen identifiziert, die online verfügbar sind und deren Funktionsumfang im Überblick dargestellt.
Nachnutzung nach dem Modell Dezentrale Implementierung
Die grundlegendste Möglichkeit zur Nachnutzung ist die dezentrale Implementierung auf Basis der FIM-Stamminformationen. Die Federführer stellen sicher und halten nach, dass die Stamminformationen entsprechend der Priorisierung im Rahmen der Umsetzungsplanung erstellt und in den jeweiligen FIM-Repositories bereitgestellt werden.
Für die Nachnutzung auf Basis von FIM werden die Datenfeldbeschreibungen von den zuständigen Behörden in Ländern und Kommunen bei Bedarf für die eigenen Bedingungen adaptiert, in ihr Antragsmanagement eingelesen und darin das Online-Formular konfiguriert. Je nach Anforderungen werden u.a. ein Servicekonto, eine Bezahlkomponente und ein Fachverfahren angeschlossen. Der Online-Service wird anschließend im Portalverbund registriert sowie bei Bedarf in einem Fachportal integriert und dadurch für Nutzer auffindbar.
Bei Leistungen, für die neben den FIM-Stamminformationen zusätzlich ein Click-Dummy bereitgestellt wird, können auch diese Vorleistungen nachgenutzt werden. Da die Click-Dummys unter Nutzerbeteiligung entwickelt und intensiv mit Nutzern getestet sind, wird die Nachnutzung dringend empfohlen. Die Entscheidung obliegt allerdings den zuständigen Behörden. Analog zur Nachnutzung auf Basis von FIM können die Datenfeldbeschreibungen von den zuständigen Behörden in ihr Antragsmanagement eingelesen werden. Das Online-Formular wird dann entsprechend der Konfiguration des Click-Dummys im Antragsmanagement der jeweiligen Behörden nachgebaut.

PartnerThemenfeld

Abbildung 85: Partner eines Themenfelds und deren Beziehungen untereinander am Beispiel des Themenfelds Ein- & Auswanderung

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Toc_9.1.1
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10.1.1 Rollen und Aufgaben im Themenfeld

Federführer:innen

Rolle

Verantworten, dass für alle (nicht depriorisierten) Leistungen des Themenfeldes (TF) im Programm OZG-Föderal die bis Ende 2022 eine Referenzimplementierung besteht

Unterstützen Umsetzungskoordinator:innen und deren -projekte, stellen Austausch sicher

Tragen Verantwortung für regelmäßiges Reporting und Transparenz über Themenfeld-Fortschritt

Stellen sicher, dass die Ergebnisse in den entsprechenden Repositories und der OZG-Informationsplattform verfügbar und aktuell sind

Aufgaben

Laden zu TF-Steuerungskreis ein und leiten diesen

Bündeln Informationen aus Umsetzungsprojekten (z.B. per Teilnahme an Steuerungskreisen)

Berichten an Programm-Management zu Fortschritt im Themenfeld, Anforderungen und Klärungsbedarfen

Informieren nicht mitarbeitende Bundesländer und Kommunen & stellen Austausch mit Anspruchsgruppen und
Bundesprogramm sicher

Bundesland-FF koordiniert Nachnutzung der Leistungen aus anderen Themenfeldern

BETROFFENE RESSORTS UND MITARBEITENDE LÄNDER UND KOMMUNEN

Rolle

Tragen zusammen mit den Federführer:innen fachliche Verantwortung für die Themenfeld-Leistungen, unterstützen beim Digitalisierungsziel 2022

Betroffene Ressorts tragen Verantwortung für fachliche Korrektheit der FIM-Informationen

Stellen fachliche Ansprechpartner:innen für weitere Bearbeitung der Leistungen und die Nachnutzbarkeit

Aufgaben

Übernehmen für die Bearbeitung von Leistungen in einzelnen Umsetzungsprojekten (Korrektur, Konzeptionierung, Umsetzung) die Verantwortung

Bringen als Mitarbeitende Länder / Kommunen bringen sich ggf. bei Piloten, etc. als Partner ein

Setzen sich für Anforderungserklärung und Grundlagen bezüglich Nachnutzung vor Ort ein

Betroffene Ressorts (und ggf. betroffene Länder) prüfen FIM-Informationen und nehmen sie ab

Kooperationspartner:innen

Rolle

Stehen bei Fragen und Bearbeitungsanfragen des Themenfelds zur Verfügung

Stellen politische, fachliche oder technische Grundlagen der Digitalisierung und Nutzerorientierung in ihrem Fachbereich sicher

Nehmen Anfragen und Anforderungen des Themenfeldes in normalen den Planungs- und Umsetzungszyklen auf

Aufgaben

Unterstützen mit relevanter Fachaufsicht und Expertise nutzerfreundliche Leistungsumsetzung

Arbeiten konkret bei der Änderung von z.B. Gesetzen und Standards mit Themenfeld zusammen

Geben gegenüber dem Steuerungskreis des Themenfeldes fachliche, rechtliche und/oder technische Bewertungen ab

Stellen ggf. die personelle und organisatorische Unterstützung der Umsetzungsprojekte sicher

Steuerungskreis

Teilnehmer:innen

Federführung des Themenfeldes, bisherige mitarbeitende Bundesministerien, -länder und -fachreferate sowie kommunale Behörden

Relevante weitere Ansprechpartner:innen z.B. Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)

Verantwortung

Zentrales Gremium zum Austausch über Fortschritt, offene Fragen und nächste Schritte des Themenfeldes, sowie zur Informationsdiffusion

Trifft und trägt Entscheidungen bezüglich weiterer Bearbeitung von Leistungen und zu involvierender Ansprechpartner:innen und zu involvierender Expert:innen (z.B. Fachanfragen)

Aufgaben

Hält 4-6-wöchig eine Telefonkonferenz ab

Führt Informationen aus den Bundesländern und Kommunen zusammen, spricht Bedarfe an

Bestätigt Anfragen (z.B. an das Referat DG II 4 des BMI) und verfolgt zeitliche/inhaltliche Leistungsbearbeitung

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10.1.2 Informations- und Berichtspflichten

Die Federführer:innen eines Themenfeldes sind während der gesamten Umsetzungsbegleitung dafür verantwortlich, die Aufgaben gemäß dem Dokument OZG_Programmmanagement-Phase 2_v3.0 wahrzunehmen, u. a. zum Gesamtfortschritt der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen in ihrem Themenfeld zu berichten (Beschluss 2019/01 IT-Planungsrat), die notwendigen Aufgaben zur Umsetzung zu steuern und Informationen über die OZG-Informationsplattform transparent allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Hierzu gehört die Vorstellung des Reportings in den Themenfeldsteuerungskreisen oder in anderen OZG-Gremien. Die Umsetzungserfahrungen und Fortschritte aus den Themenfeldern sollen allen Verwaltungsebenen zur Verfügung gestellt werden. Diesem Zweck dient die zentrale übergreifende OZG-Informationsplattform, die alle Informationen der Umsetzung des OZG-Katalogs zentral bündelt (weitere Informationen unter 4.3 Monitoring und Reporting). Mit dem Ziel, die Nachnutzung von Leistungen mit dem Nachnutzungsmodell „Einer für Alle“ und „Nachnutzbare Software dezentral betrieben“ zu erleichtern, wurde der Marktplatz der Nachnutzung als zentrale Anlaufstelle auf der OZG-Informationsplattform ergänzt. Der Marktplatz konsolidiert (1) die bereits zur Nachnutzung bereitgestellten Leistungen und (2) Leistungen, für die aktuell Umsetzungspartner (Umsetzungs-Allianzen) gesucht werden, in einer nutzerfreundlichen Übersicht (siehe 11.2.2.1).

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Toc_9.1.3
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10.1.3 Verbreitung und Verstetigung der Ergebnisse

Die Federführung ist zudem für die Verbreitung der Ergebnisartefakte (für die in ihrem Themenfeld umgesetzten Leistungen) verantwortlich, damit diese flächendeckend nachgenutzt werden können. Hierfür sind die FIM-Stamminformationen in den entsprechenden FIM-Repositories (vgl. FIM-Portal) einzustellen und die OZG-Referenzinformationen in den Referenzrepositories bereitzustellen. Es existiert jeweils ein Referenzrepository für Prozesse und eines für Datenfelder (mehr Details unter Arbeitshilfen). Die weiteren Ergebniselemente (z.B. Klick-Dummy oder Zielvision) sowie Informationen zu nachnutzbaren Online-Services sind auf der OZG-Informationsplattform verfügbar zu machen. Je Themenfeld ist ein Zugang für das Referenzrepository bereitgestellt worden, welcher bei der erstmaligen Registrierung von der FITKO freigeschaltet werden muss. Zusätzlich sollten die Ergebnisse beispielsweise auf geeigneten Fachkonferenzen oder in Fachpublikationen bekannt gemacht werden. Insbesondere Leistungen im Umsetzungsmodell "Einer für Alle" wird empfohlen, geeignete fachliche Bund-Länder-Gremien zu identifizieren und systematisch einzubinden. Einbindung von Bund-Länder-Gremien sollte grundsätzlich in allen Phasen der OZG-Umsetzung erfolgen, in der Referenzimplementierung jedoch mit dem Ziel Entwicklung spezifischer Verwaltungsabkommen für länderübergreifende Kooperationen, Definition der Anforderungen der Datenübertragung zwischen IT-Dienstleister und Fachverfahrenshersteller und Beauftragung der Entwicklung und Pflege eines Standards für Datenübertragung zu ermöglichen.

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	_Toc_Ergebnistypen
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Abbildung 86: Beispiele für Verbreitung der verschiedenen Ergebnistypen

Stand: 07.10.2022

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