Die Konzeption erfolgt je nach Priorisierung in unterschiedlichen Formaten. Leistungen höchster und hoher Priorität werden in Digitalisierungslaboren betrachtet (siehe Kapitel 7.3). Für Leistungen mittlerer Priorität ist eine Konzeption im Digitalisierungslabor nicht vorgesehen. Für diese Leistungen wurden weniger umfangreiche Formate entwickelt: Die Digitalisierungs-Werkbank, die Direkt-Digitalisierung und die Nutzung vorhandener Lösungen. Der Unterschied zu den Digitalisierungslaboren liegt vor allem im zeitlichen und personellen Umfang der Konzeption. Auch bei diesen Vorgehensmodellen gelten jedoch die Leitlinien, die auch in den Digitalisierungslaboren zu beachten sind: Nutzerzentrierung, maximaler Wirkungsgrad und länderübergreifende Nachnutzbarkeit (vgl. Kapitel 7.1).

Abbildung 106: Die verschiedenen Vorgehensmodelle für die Konzeption differenziert nach Priorisierung

EINBINDUNG VON PROJEKTTEAM UND IT-DIENSTLEISTER

Zu Beginn eines Umsetzungsprojektes wird ein Projektteam zusammengestellt (zu den Rollen siehe Kapitel 9.3). Den Startschuss für das Umsetzungsprojekt bildet ein gemeinsamer Workshop des Projektteams, in welchem die gemeinsame Projektarbeit methodisch vorbereitet wird. Ziele dieses Workshops sind das gegenseitige Kennenlernen der Teammitglieder, Transparenz hinsichtlich des Stands, des Vorgehens und der Ziele des Umsetzungsprojektes herzustellen und die Grundsteinlegung für die kommende Projektarbeit.

Eine frühzeitige Einbindung des IT-Dienstleisters in diese frühe Phase des Umsetzungsprojektes ist zu empfehlen, insbesondere wenn es sich um eine Leistung handelt, welche die Integration zahlreicher Komponenten erfordert bzw. von hoher technischer Komplexität ist. Auf diese Weise kann bereits zu Beginn geklärt werden, ob die benötigten Dienste und Komponenten bereits vorhanden sind, welche Kosten sie verursachen und mit welchen technischen Limitierungen bei der Umsetzung zu rechnen ist. Des Weiteren sollten die Anforderungen an Speicherung, Datenübertragung, Schnittstellen, Schutzbedarf und Sicherheitskonzept sowie Kommunikation zwischen den Antragstellenden und den Sachbearbeitenden an den IT-Dienstleister kommuniziert werden, sobald sie feststehen. Der IT-Dienstleister muss seinerseits die eigenen Kapazitäten planen und eventuelle Engpässe frühzeitig melden.

Zu den zentralen Aufgaben in der Umsetzung gehört auch die stetige und transparente Kommunikation des Fortschritts und die Zurverfügungstellung der Ergebnisse (vgl. 9.3 Aufgaben und Rollen in Umsetzungsprojekten). Dies erfolgt in erster Linie über die Pflege der Meilensteine in der OZG-Informationsplattform. Dort werden zu jeder OZG-Leistung der Fortschritt und die Planung der Meilensteine eingetragen und transparent gemacht (siehe Kapitel 4.3 zu Monitoring und Reporting). Es ist die Aufgabe der Umsetzungskoordination, die verschiedenen Ergebnistypen, die in der Konzeptionsphase der Umsetzungsprojekte entstehen für andere Bundesländer bereitzustellen (siehe Kapitel 9.2). Zur Unterstützung der Umsetzungskoordination und damit das Vorgehen in den Umsetzungsprojekten zu unterstützen, wurde eine Checkliste (siehe Umsetzungshandbücher für Konzeption und Referenzimplementierung) entwickelt.

9.4.1 Digitalisierungslabor

Für die Leistungen hoher und höchster Priorität ist das Format der Digitalisierungslabore entwickelt worden, welches in Kapitel 7 ausführlich erläutert wird. In Umsetzungsprojekten dieses Formats liegt der Startpunkt demnach beim Übergang von der Konzeptions- in die Umsetzungsphase.

Bei Abschluss eines Digitalisierungslabors steht eine Reihe von Artefakten bereit (siehe Kapitel 7.3.5), welche als Grundlage für die Umsetzung der Referenzimplementierung (siehe Kapitel 9.2) dienen. Durch die Nutzung der erstellten Artefakte wird sichergestellt, dass die Referenzimplementierung auf den Ergebnissen des Digitalisierungslabors bei der Implementierung des Online-Services aufbaut.

9.4.2 Digitalisierungswerkbank

Bei der Digitalisierungswerkbank ist für die Konzeption deutlich weniger Zeit und Aufwand vorgesehen, als bei einem Digitalisierungslabor. Sie ist in zwei aufeinander folgende Phasen aufgeteilt: Die Analyse des Ist-Zustandes und die Entwicklung eines Ziel-Prozesses. In der ersten Phase wird mithilfe der Fachexpertinnen und Fachexperten der bestehende Prozess erfasst und in Form von FIM-Stamminformationen festgehalten. Darüber hinaus werden bestehende Online-Lösungen, Fachverfahren, Register und Schnittstellen auf ihre Weiterverwendbarkeit bei der Digitalisierung hin überprüft und mögliche Hürden für die Digitalisierung der Leistung in den dazugehörigen Rechtsquellen identifiziert.

Auf dieser Grundlage wird dann in der zweiten Phase ein Ziel-Prozess konzipiert. In Interviews oder einem Design-Thinking-Workshop mit Nutzern und Fachexpert:innen aus dem Vollzug werden Prozessdiagramme und Prototypen entwickelt und erprobt. Die Ergebnisse werden als OZG-Referenzinformationen und Klick- oder Papier-Prototyp festgehalten. Sie dienen der Planung der weiteren Schritte hin zu einer Implementierung: Eine detaillierte Planung der technischen, organisatorischen und rechtlichen Voraussetzungen, die für die Umsetzung geschaffen werden müssen. Anschließend ist gemeinsam mit dem IT-Dienstleister ein Konzept für den Betrieb der Lösung bzw. dessen Erweiterung, um weitere Ausbaustufen während des Betriebes zu entwickeln. Ein Nachnutzungskonzept und der flächendeckende Roll-Out sind ebenfalls als Teil der Konzeptionsphase zu berücksichtigen.

9.4.3 Direkt-Digitalisierung

Bei der Direkt-Digitalisierung steht Geschwindigkeit im Fokus. Für dieses Verfahren sind Leistungen mittlerer Priorität geeignet, die von einer geringen Komplexität gekennzeichnet sind. Die geringe Komplexität betrifft z. B.  sowohl die Zuständigkeiten als auch die Formulare und Nachweise, die zu erbringen sind. Diese Leistungen sind in der Regel im Steckbrief als die Leistungsarchetypen einfacher Antrag, Information oder Meldung an die Verwaltung gekennzeichnet.

Für Leistungen dieser Art ist ein aufwendiges Konzeptionsverfahren nicht notwendig, weil beispielsweise nur ein einseitiges Papierformular oder ein automatisch generierter Bescheid an die Nutzerinnen und Nutzer digitalisiert werden muss. Die Konzeption und technische Umsetzung müssen daher nicht aufeinander aufbauen und nacheinander erfolgen, sondern können parallel ablaufen. Fachexpert:innen und Entwickler:innen arbeiten im Tandem eng zusammen, um beispielsweise einen bestehenden Antrag in Papierform ohne nennenswerte Veränderungen in einem Antragsmanager umzusetzen. Dieser Online-Antrag wird anschließend mit einer Nutzerin oder einem Nutzer und einer sachverständigen Person aus der Verwaltung getestet.

Der zeitliche Umfang einer Direkt-Digitalisierung beträgt im Gegensatz zum Digitalisierungslabor ca. 6-8 Wochen. Daran beteiligt sind die notwendigen Fachexpert:innen, ein:e Entwickler:in, ein:e Nutzer:in (optional), eine Person aus dem Vollzug und der IT-Dienstleister. Mit dem Abschluss der Direkt-Digitalisierung, d. h.  nach dem Go-Live der Leistung, stehen alle FIM-Stamminformationen über die entsprechenden Repository zur Verfügung sowie eine fertige digitale Lösung z.B. in Form eines Formulars im Antragmanagementsystem. 

Abbildung 103: Voraussetzungen für das Vorgehen Direkt-Digitalisierung

Die  Blaupause Direktdigitalisierung steht für dieses Vorgehensmodell unterstützend zur Verfügung. In diesem werden die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Konzeptionierung und der konkrete Ablaufplan der Direkt-Digitalisierung erläutert sowie an einem Beispiel besprochen.

9.4.4 Nutzung bereits bestehender Lösungen

Ein Teil der Leistungen mittlerer Priorität haben ihre Priorisierung erhalten, weil bereits Online-Verfahren bestehen, auf welche bei der Umsetzung aufgebaut werden kann. Diese erfüllen jedoch nicht immer die Anforderungen des OZG (siehe Reifegradmodell) und müssen in diesen Fällen im Zuge der OZG-Umsetzung weiterentwickelt werden. Je nach Entwicklungsstand der bestehenden Lösung und Umfang bzw. Komplexität der Leistung ist hier ein individuell unterschiedlich großer zeitlicher und personeller Aufwand einzuplanen. Dennoch kann hier allgemein mit geringeren Aufwänden gerechnet werden, als bei einem Digitalisierungslabor.

Abbildung 104 fasst zusammen, welche zentralen Merkmale bei der Nutzung bestehender Online-Lösungen geprüft werden müssen.

Abbildung 104: Zentrale Merkmale bei der Nutzung bestehender Online-Lösungen

Bei der Nutzung bestehender Lösungen insbesondere von privaten IT-Dienstleistern müssen jedoch noch weitere Fragen geklärt werden. So sind z. B. aus der rechtlichen Perspektive u. a. die Klärung folgender Fragen notwendig:

• Wie man mit einem potenziellen Risiko der Wettbewerbsverzerrung bei ggf. vergleichbaren Angeboten durch weitere private IT-Dienstleister umgeht?

• Welche Alternativen es zu jeweils individuellen Vergabeverfahren durch die zuständigen Behörden gibt?

Aus der finanziellen Sicht sind u. a. folgende Fragen relevant:

• Gibt es ein Finanzierungsmodell und eine Einschätzung zum Kostenaufwand für einzelne Länderlizenzen vs. Bereitstellung einer bundesweiten Lösung?
• Wie erfolgt die Kostenaufteilung unter den Ländern im Rahmen einer potenziellen Umsetzungsallianz?
• Wie erfolgt die Finanzierung der Lösung in Ländern, die die Lösung bereits nutzen?

Erfolgt die Umsetzung im Einer für Alle-Prinzip, so können die Kosten nach bestimmten Finanzierungsmodellen aufgeteilt werden (weitere Informationen unter 10.2.2 Finanzierungsmodelle für Nachnutzung Einer für Alle).

Damit der Einkauf von Lösungen privater IT-DL durch das umsetzende Land erfolgen kann, müssen daher bestimmte Kriterien und Voraussetzungen erfüllt werden. Eine zetrale Voraussetzung ist, dass FIM-Stamminformationen und OZG-Referenzinformationen bereitgestellt werden müssen. Zudem müssen die verantwortlichen Federführer:innen sicherstellen, dass die bestehende Lösung  für das umzusetzende Land 1. OZG-konform ist, 2. einen hohen Qualitätsstandard aufweist und 3. im guten Aufwand-Nutzen-Verhältnis steht bzw. wirtschaftlich ist. Wenn die bestehende Lösung im Rahmen Einer für Alle-Modell für sich anschließende Länder zur Verfügung gestellt werden soll dann muss zusätzlich 4. das Kriterium der Nachnutzbarkeit erfüllt sein.

Abbildung 105: Kriterien für Erfüllung des Umsetzungsmandats federführender Länder durch Lösungen privater IT-DL