Das Modell Einer für Alle
Das Konzept EfA-Online-Dienste ist so einfach wie eingängig: Nutzer:innen können mit einem einzigen Online-Dienst in Deutschland ihr Anliegen erledigen – beispielsweise ihren BAföG-Antrag digital stellen. Dafür wird ein Online-Dienst für eine Verwaltungsleistung einmal attraktiv und nutzerfreundlich entwickelt und betrieben – anstatt 16 Mal (auf Landesebene), 400 Mal (auf Ebene der Kreise) oder noch häufiger.
Dieses Nachnutzungsmodell funktioniert grundsätzlich unabhängig davon, welche Behörde jeweils zuständig ist. Die Zuständigkeiten innerhalb der Verwaltung bleiben unangetastet. Die im Rahmen der Verwaltungsleistung erfassten Daten werden im Online-Dienst lediglich verarbeitet und standardisiert an die zuständige Stelle übermittelt, sodass sie dort maschinenlesbar ins Fachverfahren übernommen und weiterverarbeitet werden können.
Das EfA-Modell ermöglicht somit, dass die Behörden in Ländern und Kommunen nicht alle Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 eigenständig digitalisieren müssen – die OZG-Umsetzung wird auf viele Schultern verteilt (siehe Abbildung 95).
Abbildung 95: Was bedeutet EfA?
Hierdurch erhalten Bürger:innen und Unternehmen beschleunigt einen einheitlichen Zugang zu nutzerfreundlichen Verwaltungsleistungen. Grundsätzlich ist nach dem Prinzip EfA zu jedem Zeitpunkt des Betriebs von OZG-Leistungen ein niederschwelliger „Anschluss“ durch weitere Länder möglich. Um fachliche und technische Länderspezifika zu adressieren, ist es allerdings sinnvoll, bereits frühzeitig in der Konzeptionsphase2 eine enge Zusammenarbeit zwischen umsetzenden und potenziell nachnutzenden Ländern zu etablieren und entsprechende Umsetzungsallianzen zu schmieden.
Aufgrund der zentralen Bedeutung des Konzepts EfA für eine effiziente und zeitgerechte Umsetzung des OZG hat der Bund 2020 entschieden, die Anwendung des Modells zur Voraussetzung für die Bereitstellung von Mitteln aus dem Konjunkturpaket zu machen, durch welches 3 Milliarden Euro für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen bereitgestellt werden. Vor diesem Hintergrund, und um die praktische Umsetzung und Nachnutzung von EfA-Leistungen möglichst verlässlich und aufwandsarm zu gestalten, haben sich die Länder selbst auf einen Katalog von Mindestanforderungen für EfA-Dienste verpflichtet. Diese detaillieren gemeinsame Standards entlang von 8 Dimensionen: Oberflächengestaltung und Design, Fachlogik, Nutzerkonto, Payment, Datenaustauschstandard, Routing & Transport, rechtliche Nachnutzungsmöglichkeit, und Organisation.
Die Vorteile von „Einer für Alle“ im Überblick
EfA-Leistungen haben eine Reihe von Vorzügen, insbesondere hinsichtlich Nutzerfreundlichkeit, Umsetzungskapazität der Verwaltung und Ressourceneffizienz. Die Nutzerfreundlichkeit von EfA-Leistungen liegt vor allem darin begründet, dass in einem solchen Angebot mehr Ressourcen in die Nutzerkommunikation (Marketing) und Nutzerfreundlichkeit (UX) investiert, Nutzerfeedback eingeholt und Nutzungszahlen evaluiert werden können, als dies bei individuell umgesetzten Angeboten möglich wäre. Zudem gewährleistet die größere Flächendeckung der Dienste eine einfachere Auffindbarkeit der Angebote durch Suchmaschinen.
Die Umsetzung im Modell EfA schont zudem die Digitalisierungskapazität der Verwaltung, weil 16 IT-Dienstleister der Länder oder noch weitaus mehr kommunale IT-Dienstleister nicht mit der Entwicklung von 16 oder sogar mehreren hundert Online-Diensten für dieselbe Leistung in hohem Umfang beschäftigt sind. Stattdessen können sie in dieser Zeit attraktive EfA-Leistungen mit Fokus auf das jeweils verantwortete Themenfeld entwickeln.
Die Ressourceneffizienz der Umsetzung nach dem Modell EfA steht in engem Zusammenhang mit der Schonung der Umsetzungskapazität. Wird ein Service nur einmal entwickelt, entstehen folglich nur einmal die Entwicklungskosten (statt 16 mal, 400 mal, oder noch öfter). Diese sind zwar möglicherweise geringfügig höher als jede einzelne Umsetzung auf Ebene der jeweils zuständigen Behörde; in Summe ergeben sich allerdings erhebliche Einsparungspotenziale in Bezug auf die flächendeckende Umsetzung einer OZG-Leistung sowie des OZG insgesamt.
Mit den zusätzlichen Mitteln des Bundes für die OZG-Umsetzung und der arbeitsteiligen Struktur des Digitalisierungsprogramms bietet sich die Chance, zielgerichtet, koordiniert und beschleunigt EfA-Leistungen zu realisieren, um diese Potenziale zu heben. Der vorliegende Wegweiser ist die Anleitung dafür, wie dies gelingen kann.
Das Umsetzungsmodell „Einer für Alle“ in der Praxis
Vor Beginn der OZG-Umsetzung gab es bereits eine Reihe von digitalen Leistungen, die effektiv nach dem Modell EfA oder ähnlichen Konstrukten angeboten werden - trotz föderalem Staatsaufbau und komplexer Zuständigkeitsverteilung. Das wohl bekannteste und am häufigsten genutzte Beispiel ist das KONSENS-Verfahren der deutschen Steuerverwaltung. Obwohl die Steuerverwaltung größtenteils Angelegenheit der Länder ist, entwickeln und betreiben sie gemeinsam mit dem Bund die Elektronische Steuererklärung, vielen besser bekannt als Elster. Darüber hinaus sind beispielsweise das Gemeinsame Registerportal der Länder sowie der Service zur Beantragung von Großraum- und Schwertransporten VEMAGS erfolgreich im Modell EfA umgesetzt worden.
Im Zuge der OZG-Umsetzung konnten bereits diverse EfA-Projekte erfolgreich realisiert werden, viele weitere sind aktuell in Arbeit. Hervorzuheben ist beispielsweise die neu entwickelte Leistung „Entschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz“, welche seit Mai 2020 die wirtschaftlich Betroffenen der Covid-19-Pandemie unterstützen soll, das Arbeitslosengeld II (ALG II), welches seit Mitte Juni 2020 online beantragt werden kann, oder der Antrag auf Ausbildungsförderung (BAföG), welcher seit Oktober 2020 in mehreren Ländern zur Verfügung steht und zügig weiter ausgerollt wird.
Die vier Dimensionen von EfA
Für eine erfolgreiche EfA-Referenzimplementierung sowie den Anschluss an eine nach EfA digitalisierte Leistung müssen vier zentrale Dimensionen adressiert werden, die im vorliegenden Wegweiser immer wieder aufgegriffen werden:
Abbildung 96: Die vier Dimensionen von EfA
- 11.2.1.1 Organisatorische Dimension
- 11.2.1.2 Rechtliche Dimension
- 11.2.1.3 Finanzielle Dimension
- 11.2.1.4 Technische Dimension
Stand: 05.01.2022
