Aufgaben der OZG-Rollen bei der EfA-Umsetzung im AL
Ähnlich wie im UL sind auch im AL klare Projektstrukturen und eine vollständige, trennscharfe Abdeckung aller relevanten Aufgabenpakete entscheidend für den Erfolg der OZG-Umsetzung. Hinsichtlich der Nachnutzung von EfA-Leistungen sind einige der etablierten OZG-Rollen besonders relevant:
- Die OZG-Koordinator:innen (OZG-K) im AL koordinieren übergreifend die Nachnutzung von EfA-Leistungen. In diesem Zusammenhang stellen sie auch eine erfolgreiche länderübergreifende Zusammenarbeit mit den OZG-Koordinator:innen und TF-Federfüher:innen in den jeweiligen UL sicher.
- OZG-Ressortansprechpartner:in (OZG-R) im AL koordinieren die Umsetzung von Leistungen im fachlichen Zuständigkeitsbereich des Ressorts des OZG und hierbei insbesondere die ressortinterne Nachnutzung von EfA-Leistungen.
- Fachreferent:innen (FR) treffen die Entscheidung über die Nachnutzung einer Leistung und stellen den zielgerichteten Anschluss von bestimmten EfA-Leistungen bzw. Leistungsbündeln im eigenen Land sicher und verantworten diesen. Sie arbeiten eng mit den LV im UL zusammen, um einen reibungslosen Anschluss und ggf. die Berücksichtigung länderspezifischer Anforderungen im Online-Dienst zu gewährleisten.
Über die bereits bekannten OZG-Rollen hinaus wird speziell in der Frühphase der Nachnutzungsbemühungen die Einrichtung zusätzlicher Rollen empfohlen, die im nächsten Absatz näher detailliert werden.
Projektstrukturen und Verantwortlichkeiten
Die Organisation der Nachnutzung sollte idealerweise drei Ebenen berücksichtigen: die Landes-, die Themenfeld-, und die Leistungsebene. Auf jeder dieser Ebenen sollten die Verantwortlichkeiten unterschiedliche Akteure klar definiert werden (s. Abbildung unten).
Auf Landesebene bietet es sich an, ein übergreifendes „Kernteam
Nachnutzung“ als zentrales Instrument bei der Nachnutzungsskalierung im AL zu
bilden. Auf Themenfeldebene können Umsetzungsbegleitteams (UBT) die jeweilige
Fachlichkeit bei der operativen Nachnutzung von Leistungen innerhalb eines
Themenfeldes unterstützen und entlasten und zugleich Fortschritte und
Erkenntnisse an das Kernteam Nachnutzung weitermelden. Auf Leistungsebene
treffen Fachreferent:innen die Entscheidung über die Nachnutzung einer Leistung
und tragen die Verantwortlichkeit für die Umsetzung der Nachnutzung dieser. Beim
Anschluss und der Umsetzung werden diese im Regelfall von Vollzugs- und
Rechtsexperten unterstützt.
Abbildung 104: Beispielhafte Organisation der EfA-Nachnutzung
Folgende Projektstruktur ermöglicht ein strukturiertes und pragmatisches Vorgehen entlang der drei Ebenen im AL:
Landesebene: Kernteam Nachnutzung
Das Kernteam Nachnutzung im AL spielt bei der Nachnutzung von Leistungen eine entscheidende Rolle, indem es ressort- und leistungsübergreifende Voraussetzungen für eine flächendeckende Nachnutzung entlang der vier EfA Dimensionen sicherstellt. So sollten im Kernteam richtungsweisende Entscheidungen zu übergreifenden technischen, rechtlichen und finanziellen Thematiken getroffen bzw. entsprechende Vorlagen für Entscheidungen auf politischer Ebene vorbereitet werden. Weiterhin obliegt es dem Kernteam, im Rahmen seiner Gesamtverantwortung für die Nachnutzung im AL, den Umsetzungsfortschritt der Nachnutzung von Leistungen in allen Ressorts des Landes verfolgen (s.u.) und regelmäßig an die OZG-Koordinator:in vermelden. Außerdem ist das Kernteam Nachnutzung gut positioniert, um die Ressorts durch eine übergreifende Planung von Kapazitäten zu unterstützen und durch regelmäßige Interaktionen mit den UBTs eine querschnittliche Wissens- und Erkenntnissynthese im Land sicherzustellen.
Diese Aufgaben und Kompetenzen des Kernteams können sich hierbei auf
verschiedene Akteure und Rollen aufteilen:
- Projektleiter:in Nachnutzung: Der/die Projektleiter:in nimmt die übergreifende Koordination der Nachnutzungsaktivitäten wahr. Dazu gehört u.a. das Aufsetzen von Terminen (z.B. JF) und die Organisation und Aktualisierung der Nachnutzungspipeline (z.B. mittels Marktplatz, s.u.). Der/die Projektleiter:in fungiert außerdem als Ansprechpartner:in für Fachressorts, IT-Dienstleister, Pilotkommunen und anbietende Länder für Klärungsbedarfe bei der Nachnutzung. Zu den Aufgaben von Projektleitern der Kernteams im AL gehört ebenfalls die Dokumentation der Lernerfahrungen und Weitergabe von Informationen und/oder ggf. die Eskalation von kritischen Themen an den OZG-K.
- Vertreter:innen Kommunalverbände: Wesentliche Aufgaben der Vertreter:innen der Kommunalverbände sollte die Sicherstellung der frühzeitigen Einbindung kommunaler Interessen sein sowie die Ansprache von Kommunen bei der Nachnutzung von Leistungen, die ggf. losgelöst von Fachressorts umgesetzt werden. Darüber hinaus wird empfohlen, dass die Vertreter:innen die Kommunen bei der operativen Anbindung für die Nachnutzung solcher Leistungen unterstützen.
- Ressortansprechpartner:innen: Im Kernteam Nachnutzung vertreten die Ressortansprechpartner:innen ihr jeweiliges Ressort, in welchem Sie idealerweise selbst als Teil des Umsetzungsbegleitteams (z.B. als Projektleiter:in) agieren. Sie nehmen eine Schlüsselrolle bei der initialen Priorisierung von zur Nachnutzung bereitstehenden Leistungen in der Pipeline ein und informieren bzw. aktivieren die entsprechenden UBTs. Die Ressortansprechpartner:innen können zudem übergreifende Herausforderungen und Klärungsbedarfe aus ihren Themenfeldern im Kernteam Nachnutzung aufbringen sowie „Best-Practices“ teilen.
- Sub-Team Technik: Das Sub-Team Technik integriert die nachzunutzenden Leistungen in die Landesnachnutzungsarchitektur und sollte die übergreifenden technischen Voraussetzungen für eine skalierte Nachnutzung sicherstellen. Vor allem am Anfang der Nachnutzungsskalierung sollte das Sub-Team Technik im engen Austausch mit den Fachreferenten stehen, die den Anschluss einer nachzunutzenden Leistung verantworten
- Sub-Team Recht: Das Sub-Team Recht ist vorranging für die Klärung rechtlicher Grundlagen für die Nachnutzung, insbesondere für die Nutzung von Verwaltungsabkommen und FIT-Store und die innerhalb des anschließenden Landes kritische Thematik der Kostenverteilung zwischen Land und Kommunen, zuständig (siehe auch Kapitel 11.2.3.3.).
Das Kernteam sollte in sehr regelmäßigen Intervallen zusammenkommen (z.B. zweiwöchentlicher Jour-Fixe) um aktuelle Themen, nächste Schritte und eventuelle Eskalationsbedarfe zu besprechen. Die Organisation und Durchführung der Interaktionen gehört zu den Aufgaben der Projektleiter:in.
Themenfeldebene: Umsetzungsbegleitteam
Auf der Themenfeldebene agieren die oben bereits kurz vorgestellten Umsetzungsbegleitteams. Diese bestehen aus Experten für verschiedene Themenbereiche und leisten in ihrem jeweiligen Themenfeld übergreifende Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung der operativen Nachnutzung von Leistungen und entlasten so die Fachlichkeit. Sie koordinieren übergreifend die Nachnutzung von EfA-Leistungen und vermelden den Umsetzungsfortschritt im Themenfeld an das Kernteam Nachnutzung. Zu ihren Aufgaben gehört weiterhin das Einholen relevanter Informationen zu EfA-Leistungen vom Marktplatz (oder wenn nötig direkt aus dem UL) sowie zu existierenden Online-Diensten innerhalb des Fachressorts. Je nach verfügbaren Kapazitäten in den UBTs ist es auch denkbar, dass ein UBT mehrere Themenfelder unterstützt.
Basierend auf den eingeholten Informationen führen die UBTs eine initiale
Vorprüfung zur Nachnutzbarkeit einer Leistung durch. Die Umsetzungsbegleitteams
identifizieren darüber hinaus geeignete Fachreferent:innen je nachzunutzender
Leistung und übergeben relevante Informationen zu Beginn der operativen
Nachnutzung an diese. Je nach Möglichkeiten und Bedarf wird empfohlen, dass die
Umsetzungsbegleitteams die entsprechenden Fachreferent:innen zudem fortlaufend
unterstützen.
Die spezifischen Rollen und Akteure innerhalb der UBTs, sowie deren Kompetenzen können nach Bedarf definiert und besetzt werden. Grundsätzlich wird aber empfohlen, die Rolle eines/einer organisatorischen und methodischen Projektleiter:in je UBT zu etablieren. Diese können auch ihr jeweiliges Themenfeld im Kernteam Nachnutzung als Ressortansprechpartner:in repräsentieren.
Zu den wesentlichen Aufgaben der UBT Projektleiter:innen sollte
insbesondere das Tracking des Status Quo der Nachnutzung von Leistungen im TF
und Reporting an das Kernteam Nachnutzung sowie die Weitergabe übergreifender
Informationen aus Terminen des Kernteam Nachnutzung an das Umsetzungsbegleitteam
gehören. Der/die Projektleiter:in sollten ebenfalls die entsprechenden
Fachreferent:innen je nachzunutzender Leistung benennen und bei der
Identifizierung von Pilotkommunen für die Nachnutzung von Leistungen mitwirken.
Darüber hinaus sollte bei der Besetzung der Umsetzungsbegleitteams
sichergestellt werden, dass Expertise zu Themen wie Service Design &
zentrale Vertragsgestaltung, FIM-Methodik und eGovernment vorhanden ist und ein
regelmäßiger und enger Austausch innerhalb des UBTs sowie zu Querschnittsthemen
mit einzelnen Akteuren des Kernteam Nachnutzung oder anderer UBTs etabliert
wird.
Leistungsebene: Fachreferenten, Vollzugs- und Rechtsexperten
Auf der Leistungsebene agieren die Fachreferenten, die bei Bedarf von kommunalen Vollzugs- und von Rechtsexperten sowie dem entsprechenden UBT unterstützt werden. Im Kern der Nachnutzung auf Leistungsebene steht der/die Fachreferent:in. Diese:r trägt die fachliche Verantwortung für die Umsetzung der nachzunutzenden Leistung.
Zu den Aufgaben des/der Fachreferent:in gehört daher die Prüfung der
Konformität der Leistungen mit den jeweiligen Länderspezifika, ggf. mit
Rechtsexperten, sowie das Status-Reporting an das jeweilige Ressort bzw. an das
entsprechende UBT. Die Bündelung von Anfragen aus dem eigenen Land
(beispielsweise von Behörden) und der zentralisierte Austausch mit dem UL
stellen ebenfalls einen elementaren Teil der Arbeit eines/r Fachreferent:in dar.
Die Fachreferent:innen sollten zudem im engen Austausch mit den
Vollzugsexpert:innen stehen, um diese operativ beim Behördenanschluss zu
unterstützen. Falls erforderlich können sich die Fachreferent:innen außerdem mit
Akteuren des Kernteam Nachnutzung zu grundlegenden Nachnutzungsthemen inhaltlich
austauschen sowie mit den Fachreferen:innen anderer Länder über gemeinsame
Erfahrungen in den Dialog kommen.
Planung der Nachnutzung von EfA-Leistungen
Die Entscheidung zur Nachnutzung
Die Entscheidung über die Nachnutzung einer EfA-Leistung sollte auf einer systematischen und kriterienbasierten Eignungsprüfung der nachzunutzenden EfA-Leistung beruhen. Es wird empfohlen, diese Prüfung grundsätzlich in drei Teile zu gliedern: einer initialen Vorprüfung, einer Detailprüfung zur unmittelbaren Nachnutzbarkeit und einer Wirtschaftlichkeitsprüfung, bei der auch Qualität und Nutzerfreundlichkeit von Alternativen zu berücksichtigen sind.
Abbildung 105: Beispielhafte Organisation der EfA-Nachnutzung
In einem ersten Schritt werden alle für die Vorprüfung relevanten Informationen zu EfA-Leistungen aus dem UL und generelle Informationen zu Qualität und Nutzerfreundlichkeit von bestehenden Lösungen im AL durch das UBT zusammengetragen. Hierbei sollten die auf dem Marktplatz der Nachnutzung verfügbaren Informationen in vollem Umfang genutzt werden, ggf. sind einzelne relevante Sachverhalte zudem bilateral mit dem umsetzenden Land zu klären.
Basierend auf den verfügbaren Informationen führt das UBT des AL eine
initiale Vorprüfung durch. Ziel der Vorprüfung ist es, sämtliche von der
Fachlichkeit benötigte Informationen für eine fundierte Nachnutzungsentscheidung
aufzubereiten, um die Fachlichkeit zu entlasten. Konkret soll bei der Vorprüfung
ein möglicher Anschluss mit Blick auf fachliche, rechtliche und technische
Aspekten geprüft werden. Auf dieser Basis erfolgt eine erste Einschätzung durch
das UBT. Die Vorprüfung kann grundsätzlich zwei möglichen Szenarien ergeben:
Szenario A1: Im AL existiert bereits eine OZG-konforme Lösung für
den zur Nachnutzung bereitstehenden EfA-Dienst. Dieser Dienst ist nicht
signifikant nutzerfreundlicher oder qualitativ hochwertiger als die im AL
vorhandene Lösung. In diesem Fall ist eine Weiternutzung des bestehenden
Dienstes naheliegend, allerdings sollte eine EfA-Nachnutzung nicht bereits
basierend auf Einschätzung des UBT abschließend verworfen werden. Vielmehr
sollte in diesem Fall eine Bestätigung der Fachlichkeit eingeholt werden, dass
die Nachnutzung eines EfA-Dienstes nicht sinnvoll ist. Wenn das Fachressort der
Einschätzung des UBT widerspricht, sollte eine Analyse für die unmittelbare
Nachnutzung aus fachlicher, rechtlicher und technischer Sicht durchgeführt
werden.
Szenario A2: Im AL gibt es keine OZG-konforme, bestehende Lösung
oder die nachzunutzende EfA-Lösung ist signifikant nutzerfreundlicher bzw.
qualitativ besser. In diesem Fall sollte ebenfalls die unmittelbare Eignung zur
Nachnutzung aus fachlicher, rechtlicher und technischer Sicht geprüft werden.
Diese Prüfung zur unmittelbaren Nachnutzbarkeit einer Leistung aus fachlicher, rechtlicher und technischer Sicht ist der zweite Teil der Eignungsprüfung. Hierfür werden alle vom UBT konsolidierten Informationen zur EfA-Leistung dem Fachreferenten übergeben. Dieser ist für die Prüfung der Leistung verantwortlich, sollte dabei jedoch von weiteren Experten, insbesondere Juristen und technischen Spezialisten unterstützt werden. Auch bei dieser Prüfung gibt es zwei verschiedene Ergebnisszenarien:
Szenario B1: Die unmittelbare Nachnutzbarkeit einer Leistung wird in
allen drei Bereichen bestätigt. In diesem Fall kann im weiteren Verlauf die
Wirtschaftlichkeit einer Nachnutzung geprüft werden.
Szenario B2: In mindestens einem der drei Aspekte lässt sich eine
unmittelbare Nachnutzung nicht bestätigen. In diesem Fall sind die
identifizierten Hindernisse sehr kritisch zu hinterfragen und es gilt im Detail
zu prüfen, ob diese Hürden grundsätzlich durch fachliche, rechtliche oder
technische Anpassungen adressierbar sind. Ist dies der Fall, ist mit der
Wirtschaftlichkeitsprüfung fortzufahren, wobei hier die aus möglichen
Änderungsbedarfen heraus entstehenden Kosten zu berücksichtigen sind. Lässt sich
die Nachnutzung einer Leistung nicht durch Anpassungen im AL ermöglichen, ist
eine Bestätigung des LV im UL einzuholen, dass benötigte Änderungen am Dienst
selbst nicht realisierbar sind und eine Nachnutzung der Leistung im AL damit
letztlich nicht möglich ist. In diesem Fall ist eine OZG-konforme Weiter- bzw.
Eigenentwicklung durch das AL zu forcieren.
Der dritte Teil der Eignungsprüfung ist die Wirtschaftlichkeitsprüfung.
Hier sind zunächst die vom UL kommunizierten Betriebskosten für eine
Nachnutzung, sowie die Kosten eventuell notwendiger Änderungsbedarfe zu
sondieren. Scheint eine Nachnutzung offensichtlich wirtschaftlich zu sein,
sollte das AL diese bestätigen und mit der operativen Umsetzung beginnen.
Sollten hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit jedoch Bedenken bestehen, kann das
AL die Kosten einer OZG-konformen Weiterentwicklung oder alternativ einer
Eigenentwicklung prüfen.
Es gibt verschiedene Anhaltspunkte zur Kostenschätzung einer solchen
Weiter- bzw. Eigenentwicklung. Ein möglicher Ansatz für die Kostenabschätzung
einer Eigenentwicklung ist beispielsweise das Heranziehen von
Durchschnittswerten vergangener Projekte. Alternativ können auch konkrete Daten
aus dem OZG-Aufwandschätzungsmodell (ASM) oder eine vereinfachte Modellierung in
Anlehnung an das ASM zur Validierung von Kostenschätzungen genutzt werden.
Ergibt die Wirtschaftlichkeitsprüfung, dass eine Nachnutzung trotz relativ
hoher Betriebskosten wirtschaftlicher als eine Weiter- bzw. Eigenentwicklung
ist, sollte eine EfA-Leistung nachgenutzt und mit der operativen Umsetzung
begonnen werden. Darüber hinaus kann eine Nachnutzung in einigen Fällen trotz
höherer Kosten sinnvoll sein, beispielsweise, wenn die angebotene EfA-Leistung
ausgeprägte Nutzerfreundlichkeit oder besonders hohe Qualität aufweist. Diese
qualitativen Aspekte sollten bei der endgültigen Nachnutzungsentscheidung im
Sinne des vielfach unterstrichenen Anspruchs einer nutzer:innenzentrierten
Umsetzung des OZG in jedem Falle angemessen berücksichtigt werden.
Reporting/Tracking der Nachnutzungsbemühungen
Um den Fortschritt der Nachnutzungsbemühungen im AL über alle Themenfelder hinweg möglichst nah verfolgen und nachvollziehen zu können, wird im Rahmen der Nachnutzungsplanung ein zweistufiges Vorgehen mit vorab klar abgestimmten Verantwortlichkeiten sowie eindeutig definierten Kennzahlen empfohlen.
Die erste Stufe fällt in den Verantwortlichkeitsbereich des entsprechenden
Fachressorts sowie des dazu gehörigen Umsetzungsbegleitteams. Schon bevor eine
Leistung offiziell zur Nachnutzung bereit steht, sollten sich Fachressort und
UBT aktiv mit der Planung der Nachnutzung auseinandersetzen.
Hierbei ist insbesondere die Schaffung von Transparenz über geplante Go-Lives im relevanten TF und die initiale Priorisierung und Bewertung der Relevanz von Leistungen basierend auf ersten Vorprüfungen zu nennen. Die frühzeitige Einbindung entsprechender Kommunen und eine Interessenbekundung im UL, um ggf. noch die Entwicklung einer Leistung aktiv beeinflussen zu können, sind hierbei gleichermaßen wichtig. Darüber hinaus wird empfohlen einen geeigneten Zeitplan je zu erstellen um wichtige Etappenziele der Nachnutzungssaktivitäten zu definieren. Sobald eine Leistung offiziell zur Nachnutzung bereit steht, kann mit dem operativem Anschluss an die nachzunutzende Leistung begonnen werden. Spätestens mit diesem Zeitpunkt beginnend, sollte auch das Kernteam permanent über den aktuellen Stand der Aktivitäten informiert sein.
Auf dieser zweiten Stufe wird empfohlen, dass das Fachressort sowie das UBT
aktuelle Informationen bezüglich des Umsetzungsstandes regelmäßig und
transparent an das Kernteam weiterleitet, welches seinerseits ein detailliertes
Tracking des Fortschrittes der Nachnutzung über alle TF hinweg führen sollte.
Eine beispielhafte Übersicht möglicher Steuerungsindikatoren mit entsprechenden
Verantwortlichkeiten könnte folgendermaßen aussehen:
Abbildung 106: Reporting Übersicht für EfA Nachnutzung
Stand: 08.10.2021
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