Beantragung von Mitteln für EfA-Projekte aus dem Konjunkturpaket
Um Mittel aus dem Konjunkturpaket für eine Leistungsdigitalisierung nutzen zu können, bedarf es der Einhaltung von bestimmten Voraussetzungen und Umsetzungskriterien nach dem EfA-Prinzip. Als Voraussetzung muss eine gesicherte politische Unterstützung durch eine offizielle Übernahme der Verantwortung der politischen Leitungsebene im UL (z.B. Staatssekretär, CIO, Abteilungsleiter) gegeben sein. Zudem muss durch eine Zusage von Ressourcen aus den Fachabteilungen die fachliche Unterstützung zugesagt sein. Außerdem wird die Bereitstellung von IT-DL-Kapazitäten vorausgesetzt.
Sofern diese Voraussetzungen und Umsetzungskriterien erfüllt sind, kann ein Land die
notwendigen Mittel beantragen. Für eine Zuweisung der Mittel sind drei Dokumente zu
unterzeichnen:
- Das Dachabkommen
- Die Einzelvereinbarung (inklusive Anlagen)
- Der Projektantrag
Das Dachabkommen und die Einzelvereinbarung müssen unterzeichnet sein, damit das BMI Projektanträge bewilligen kann. Der Projektantrag (formale Beantragung von Finanzmitteln) muss zur Zuweisung der Mittel an die umsetzende Behörde ausgefüllt werden. Dieses Dokument muss dann an das federführende Bundesressort gesendet werden. Es wird daraufhin von diesem fachlich geprüft und an das BMI weitergeleitet. Dort findet die finale formale Prüfung des Projektantrags statt. Sofern eine Bewilligung stattfindet, werden die Mittel gesamthaft an das federführende Bundesressort transferiert. Daraufhin folgt ein gestaffelter Mitteltransfer anhand der Meilensteinerfüllung in der Verantwortung des federführenden Bundesressorts.
Rolle des UL bei Festlegung von finanziellen Verteilungsschlüsseln und Entgelten
Die wesentlichen Aspekte hinsichtlich der Festlegung der Kostenverteilung zwischen den an einer EfA-Leistung beteiligten Ländern bzw. der Bestimmung der entsprechenden Entgelte wurden bereits in Kapitel 11.2.1.3 dargestellt. Eine Hinzuziehung juristischer Expertise ist angesichts der zentralen Bedeutung preisrechtlicher Anforderungen in diesem Zusammenhang dringend geboten.
Hinsichtlich der besonderen Rolle des UL ist hierzu zu
ergänzen, dass ein mit den anderen Ländern abgestimmtes Vorgehen und möglichst frühzeitige
Kostentransparenz in jedem Fall empfehlenswert sind. Hierzu sollte zu einem möglichst frühen
Zeitpunkt im Projekt mit dem umsetzenden IT-Dienstleister das Vorgehen insbesondere bei der
Bestimmung der Betriebskosten diskutiert werden und dieses ggü. potenziellen Nachnutzern
möglichst nachvollziehbar dargestellt werden. Selbstverständlich muss die Prüfung der durch
den Dienstleister in Aussicht gestellten Kosten in EfA-Projekten mit der gleichen Sorgfalt
geschehen wie in jedem anderen öffentlichen Vergabeprozess.
Stand: 08.10.2021