Abhängig von der konkreten Umsetzungsvariante sind die wesentlichen Akteure zu
identifizieren, die im Rahmen der Umsetzung Aufgaben zu erfüllen haben. Identifiziert und
benannt werden hier nur die konkreten Akteure und Aufgaben für die Umsetzung der Leistung(en),
nicht die allgemeinen Aufgaben von Bund, Ländern und Kommunen.
Eine wichtige Voraussetzung während der Planung ist die Schaffung eines Projektteams mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten, das langfristig die fachliche und technische Arbeit an der digitalen Lösung vorantreibt.
Die konkreten Akteure und Handlungsbedarfe können im Rahmen eines Workshops mit den beteiligten Verwaltungspartnern unter Einbeziehung weiterer relevanter Akteure (z.B. durch Interviews) identifiziert und priorisiert werden. Im Falle einer länderübergreifenden Umsetzung können Projektteammitglieder aus verschiedenen Ländern rekrutiert werden. Die konkrete Priorisierung und die Zeitbedarfsschätzung sind mit den relevanten Akteuren vor dem Hintergrund von Nutzer:innenanforderungen und Umsetzbarkeit (z.B. bei umfassenden rechtlichen Änderungsbedarfen) abzustimmen.
Das Projektteam für die Implementierung setzt sich aus Fachexpert:innen aus dem Vollzug, einem oder einer inhaltlich verantwortlichen Leistungsverantwortlichen sowie Entwickler:innen, die die konzipierte Leistung technisch entwickeln, zusammen. Der oder die Leistungsverantwortliche ist hierbei für die Fachlichkeit der digitalen Leistung verantwortlich, trägt über die Implementierung hinaus die Verantwortung für das digitale Konzept und die implementierte Lösung sowie für die Berücksichtigung der Anforderungen verschiedener Interessengruppen.
Abbildung 77: Beschreibung wesentlicher Rollen im Implementierungsprojekt
Die leistungsverantwortliche Person sollte sich insbesondere durch ein hohes Maß an fachlicher Expertise sowie durch ein ausgeprägtes Urteilsvermögen auszeichnen, um eine gute Balance zwischen Abbildung fachlicher Anforderungen und technischer Umsetzbarkeit herstellen zu können. Leistungsverantwortliche brauchen spezifische Stärken, die über klassische Führungsfähigkeiten hinausgehen (siehe Abbildung 78).
Abbildung 78: Anforderungsprofil Leistungsverantwortliche
Neben der Rolle der/des Leistungsverantwortlichen sollte während der Umsetzungsplanung und -vorbereitung auch der Identifizierung von institutionellen Umsetzungskoordinator:innen besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden; insbesondere für jene Umsetzungsprojekte, die unmittelbar nach Abschluss der Planung beginnen sollen. Die Umsetzungskoordination kann durch mitarbeitende Kommunen, Länder oder Bundesressorts bzw. -behörden verantwortet werden. Sofern keine Umsetzungskoordination gewonnen werden kann, fällt die Rolle automatisch dem federführenden Land zu.
Neben den hier genannten Rollen, die frühzeitig in der Planung und Vorbereitung von Umsetzungsprojekten zu bedenken sind, geht Kapitel 10.3 detailliert auf die weiteren Rollen und Aufgaben innerhalb des Projektteams eines Umsetzungsprojekts ein.
Stand: 07.10.2021
