Technische EfA-Mindestanforderungen im AL
Obgleich wie in den Kapitel 11.2.1.4. und 11.2.2.4. dargestellt ein wesentlicher Teil der Verantwortung für die Umsetzung der EfA-Mindestanforderungen auf das UL entfällt, gibt es auch auf Seiten des AL Anforderungen, die im Sinne eines reibungslosen Anschlusses an EfA-Leistungen sicherzustellen sind.
Folgende technische Mindestanforderungen für EfA-Services wurden spezifisch
für das AL bzw. EfA-mitnutzende Länder festgehalten:
| Nr. | Anforderung |
|---|---|
| NL1 | Die antragsbearbeitende Behörde MUSS ihre Zuständigkeitsinformationen (Behördenbezeichnung, Ortsangaben etc.) mittels der im Land etablierten Redaktionssysteme pflegen und eine Übertragung dieser Informationen an den Portalverbund (Sammlerdienst) sicherstellen, damit der Online-Dienst über den Portalverbund auffindbar (Online-Gateway) ist. |
| NL2 | Bei einem Transport via XTA-OSCI MUSS die
antragsbearbeitende Behörde einen OSCI-Empfänger zum Empfang des
Transportcontainers bereitstellen. Dieser Empfänger muss nicht zwingend je Behörde bereitgestellt werden. Hier sind auch im Land vorhandene gemeinsame Empfangsstrukturen nutzbar. |
| NL3 | Bei einem Routing mithilfe des DVDV muss die Pflegende Stelle zur Registrierung der Behörden und technischen Adressen im DVDV beauftragt und müssen Fachverfahren an den jeweiligen DVDV-Server des Landes angebunden werden. |
| NL4 | Die antragsbearbeitende Behörde MUSS die Übermittlung von Statusnachrichten und Bescheiden rechtssicher gemäß § 41 Abs. 2a VwVfG oder § 9 OZG sicherstellen. |
| NL5 | Die nachnutzende Behörde MUSS, sofern eine Bezahlung erforderlich ist, eine Bezahlkomponente sowie die Parameter für deren Aufruf bereitstellen oder die Übermittlung der Zahlungsinformationen an Nutzer eigenständig sicherstellen. |
Übergreifende Etablierung technischer Voraussetzungen im AL
Im Rahmen einer EfA-Nachnutzung ist zu empfehlen, dass das AL die strukturellen Nachnutzungsvoraussetzungen aus technischer Perspektive frühzeitig sicherstellt. Hierbei gilt es insbesondere, den aktuellen Stand entlang von drei verschiedenen Themenblöcken zu bewerten bzw. eine grundlegende technische Planung für die Nachnutzung anzufertigen. Anhand der Checklisten (s. Abbildungen 119, 120, 121) und technischen EfA-Mindestanforderungen kann das AL prüfen, ob die nötigen Voraussetzungen gegeben sind oder einer Nachnutzung noch strukturelle Hindernisse aus technischer Sicht im Wege stehen. Sollte letzteres der Fall sein, sollten umgehend die erforderlichen Schritte abgeleitet und initiiert werden.
Portale im AL
Übergreifend kann anhand der Checkliste „Portale im AL“ geklärt werden, wie Leistungen innerhalb des Landes den Bürgern aktuell zur Verfügung gestellt werden oder in Zukunft zur Verfügung gestellt werden sollen. Grundsätzlich sind hier Lösungen mit einem oder mehreren verschiedenen Portalen (z.B. kommunale Portale, Landesportal, Bundesportal) denkbar, wobei die Anforderungen im Rahmen des Portalverbunds zu berücksichtigen sind. In jedem Falle muss sichergestellt werden, dass die Bürger:innen im Land auf alle verfügbaren Leistungen zugreifen können. Weiterhin wird empfohlen, bei der Auswahl der präferierten Lösung auf deren Akzeptanz bei den Kommunen sowie den Standard der Pflege zu achten, bzw. beide Aspekte für die Zukunft sicherzustellen. Insb. beim Einsatz von EfA-Online-Diensten ist eine Pflege der Zuständigkeitsinformationen der antragsbearbeitenden Behörde und eine Übertragung dieser Informationen an den Portalverbund zwingend notwendig, damit der Online-Dienst über den Portalverbund auffindbar ist (NL1). Beim Einsatz von FIT-Connect ist die Pflege von Zuständigkeitsinformationen in einem an den Portalverbund angeschlossenen Redaktionssystem zwingende Voraussetzung für die technische Auffindbarkeit der antragsbearbeitenden Behörde im Online-Dienst.
Abbildung 107: Initiale Checkliste- Portale im AL
Bereitschaft der Basiskomponenten
Bei allen Basiskomponenten sollte bereits vor Beginn der operativen Nachnutzungsbemühungen die jeweilige Produktivität bzw. der Umsetzungsstand geprüft werden. Sofern für konkrete Nachnutzungen relevante Basiskomponenten oder einzelne Funktionalitäten noch nicht produktiv sind, sollte die Zeitleiste hierfür betrachtet werden und wenn nötig bereits nach Überbrückungsmöglichkeiten gesucht werden. Falls diese nicht existieren, sollte das bei der Nachnutzungsplanung betroffener Leistungen entsprechen berücksichtigt werden.
Aufgrund ihrer Relevanz für eine große Anzahl an EfA-Leistungen sollte
insbesondere dem Status Quo des Nutzerkontos sowie der Bezahlkomponente zur
Bedienung der behördenspezifischen Kassensysteme besondere Beachtung geschenkt
werden. Mit Blick auf ersteres ist bzgl. des Landesnutzerkontos insbesondere der
Umfang der verfügbaren Funktionen und der Status der Interoperabilität im Rahmen
des Projekts FINK zu prüfen. Auf dieser Basis kann entschieden werden, auf
welcher Zeitleiste ein Anschluss gelingen kann und welche temporären
Alternativen ggf. bereitstehen. Die Verpflichtung des UL zum Anschluss des
Nutzerkontos Bund bis zur Herstellung der Interoperabilität der Nutzerkonten
bleibt davon unberührt.
Bei der Bezahlkomponente ist neben der Verantwortlichkeit für den Betrieb
vor allem die Produktvielfalt und Diversität der Kassensysteme in der
Kommunenlandschaft zu analysieren. Nutzen das Land und die meisten Kommunen das
gleiche Produkt, schlägt sich dies voraussichtlich in einem geringeren Aufwand
beim flächendeckenden Anschluss nieder als in einem Szenario, in dem viele
individuell zu betrachtende Produkte vorhanden sind. In diesem Kontext wird
empfohlen, sofern nicht bereits der Fall, über eine Vereinheitlichung der
Schnittstelle für die Bezahlkomponenten innerhalb des Landes nachzudenken.
Sollte es im Land Kommunen ohne jegliche Bezahlkomponente geben, wird eine
individuelle Betrachtung der Umstände nahegelegt, um auch dort wenn möglich die
Nutzung einer Standardschnittstelle zu etablieren.
Abbildung 108: Initiale Checkliste- Basiskomponenten
Datentransportinfrastruktur
Auch bei der Datenrouting und -transportinfrastruktur innerhalb des Landes sollten bereits vor dem operativen Beginn des Anschlusses erster konkreter Leistungen einige grundsätzliche Aspekte geklärt werden, insbesondere was die OSCI-Empfänger sowie die Pflegende Stelle des DVDV im Land angeht.
Hinsichtlich des OSCI-Empfängers sollte im Vorfeld der grundsätzliche
Aufsatz der OSCI-Infrastruktur geklärt werden, da dieser wichtige Implikationen
für die weitere Gestaltung der Transportinfrastruktur innerhalb des Landes hat.
So kann es beispielweise einen zentralen Empfänger für das Land geben, von
diesem aus dann die Daten innerhalb des Landesnetzes des ALs an die
entsprechenden Behörden weitergeleitet werden, oder die OSCI-Empfänger können
dezentral auf Behördenebene verortet sein. Im ersten Szenario ist insbesondere
der Weitertransport innerhalb des Landes im Hinblick auf die Nachnutzung von
Leistungen zu prüfen. Bei letzterem Szenario sollten insbesondere die kommunalen
Betriebsstrukturen im Hinblick auf die Betreiber der OSCI-Empfänger vertieft
betrachtet werden. Deren Expertise sollte ebenfalls frühzeitig bei der
Nachnutzungsplanung integriert werden.
Hinsichtlich der zuständigen Pflegenden Stelle des DVDV sollte schon
frühzeitig Transparenz über die vorhandenen Kapazitäten erlangt werden. Scheinen
diese nicht ausreichend, um die im Rahmen der Nachnutzung zu erwartenden
erhöhten Eintragungs- bzw. Pflegeaufwände zu bewerkstelligen, sollte zeitnah
über eine Erweiterung der Kapazitäten nachgedacht werden.
Abbildung 109: Initiale Checkliste- Datenrouting / transportinfrastruktur
Phasen der Anschlussplanung je EfA-Dienst
Der technische Anschluss an eine bestimmte EfA-Leistung lässt sich in vier wesentliche Phasen unterteilen, in der jeweils diverse Akteure im AL und im UL eingebunden sind. Während Phase 1 und Phase 2 vor allem der allgemeinen Vorbereitung des technischen Anschlusses dienen, umfassen Phase 3 und Phase 4 bereits die operative Nachnutzung. Der hier beschriebene Prozess kann von Leistung zu Leistung variieren.
In Phase 1 sollten zunächst relevante Informationen für den technischen
Anschluss beschafft und ein tieferes Verständnis zu den entsprechenden
Anforderungen, z.B. im Bereich der Schnittstellen oder Fachverfahren erlangt
werden. Hierfür wird empfohlen, so weit wie möglich auf bereits verfügbare
Informationen zurückzugreifen, insbesondere mittels des Marktplatzes der
Nachnutzung und der auf der OZG-IP hinterlegten Ergebnisdokumente. Technische
Details, die darüber hinaus gehen können bei Bedarf durch direkte Rückfrage oder
Versand eines Fragebogens an oder durch direkte Gespräche mit dem jeweiligen
IT-DL des entsprechenden UL in Erfahrung gebracht werden. Als verantwortliche
Akteure auf Seiten des AL sind hier insbesondere Vertreter des „Sub-Team
Technik“ sowie das UBT zu nennen.
In Phase 2 sollten die zuvor eingeholten Informationen für den Anschluss
geprüft werden. Hier gilt es insbesondere mögliche leistungsspezifische
Herausforderungen zu identifizieren und sämtliche Schnittstellen zu prüfen und
ggf. anzupassen. Bei diesem Vorgehen ist es ratsam, die kommunalen IT-DL und
ggf. die technischen Ansprechpartner aus dem UL einzubeziehen. Auch in Phase 2
sollten Vertreter des „Sub-Team Technik“ sowie des UBT auf Seiten des AL
agieren.
In Phase 3, der „Probeimplementierungsphase“ findet die Initiierung eines
Nachnutzungsprojektes pro Leistung statt. Das AL kann hierfür Pilotkommunen
auswählen, die im Idealfall alle für diese Leistung relevanten Fachverfahren
abdecken, sowie einen Zeitplan und die jeweiligen Projektteilnehmer skizzieren.
Sofern das Antragsdaten-Routing mithilfe des DVDV erfolgt, müssen alle
relevanten Behörden in dieser Phase gemäß des jeweiligen Eintragungskonzepts im
DVDV registriert werden (s.u). Weiterhin sollten im Rahmen der Implementierung
der Anschluss der benötigten Basiskomponenten sowie der Anschluss an
Fachverfahren durch den FV-Hersteller initiiert werden. Neben dem „Sub-Team
Technik“ und dem entsprechenden UBT, sollten in dieser Phase Vertreter der
Pilotkommunen, die Pflegende Stelle des DVDV, kommunale IT-DL,
Fachverfahrenshersteller sowie ggf. technische Ansprechpartner aus dem UL
involviert werden.
Im Anschluss folgt die vierte und letzte Phase, die sogenannte
„Roll-Out-Phase“. Hier sollte der flächendeckende Anschluss der Leistung im Land
stattfinden. Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen hierfür alle weiteren
relevanten Behörden im DVDV registriert, die Basiskomponenten und Fachverfahren
für diese angeschlossen sowie die Leistung im Landesportal freigeschaltet
werden. Als verantwortliche Akteure sind in dieser Phase das UBT, Vertreter der
Kommunen, kommunale IT-DL sowie die Pflegende Stelle des DVDV zu nennen.
Vertiefungen zur Umsetzung des technischen Anschlusses von EfA-Leistungen
Die Umsetzung des technischen Anschlusses orientiert sich entlang der gleichen drei Themenblöcke wie die Prüfung der technischen Voraussetzung und erfolgt in mehreren Schritten. Grundsätzlich kann der Prozess je nach anzuschließender Leistung erheblich variieren. Folgendes Vorgehen scheint allerdings bei vielen Leistungen grundsätzlich sinnvoll:
Portale
Die Integration einer nachzunutzenden Leistung in ein Portal kann entlang von vier Schritten erfolgen. Der erste Schritt sollte die Schaffung von Transparenz über Portalbetreiber und die im Portal benötigten Informationen enthalten. Schritt 2 sollte die Entscheidung für ein präferierte(s) Portal(e) für die Bereitstellung der jeweiligen Leistungen sein, dies sollte allerdings unter Berücksichtigung der oben behandelten Richtungsentscheidung zur Portalnutzung geschehen. Schritt 3 sieht die Beschaffung und das Einpflegen der relevanten, leistungsspezifischen Informationen in das Portal vor, bevor im finalen Schritt 4 das Testen des Portalzugangs, inkl. logischer Konsistenz über verschiedene Portale hinweg (z.B. Sicherstellung, dass Verfügbarkeitsfilter bei entsprechenden PLZ funktionieren) empfohlen wird.
Basiskomponenten
Der Anschluss der Basiskomponenten, insb. des Nutzerkontos sowie der ePayment Bezahlkomponente, wird typischerweise ebenfalls in vier Schritten erfolgen. Zunächst sollte das AL die Frage der Notwendigkeit von spezifischen Basiskomponenten, für die konkret nachzunutzende Leistung klären. In einem zweiten Schritt wird der Anschluss vorbereitet, indem Transparenz über spezifische benötigte Funktionen des Nutzerkontos bzw. im Falle des ePayment benötigte sowie vorhandene Schnittstellen geschaffen wird. Der dritte Schritt besteht in der Umsetzung der eigentlichen Integration, während als vierter Schritt im Rahmen einer Testphase geprüft werden sollte, ob alle Daten korrekt und zuverlässig ausgetauscht werden. Sofern weitere Basiskomponenten für den jeweiligen Dienst benötigt werden, ist deren Anschluss individuell zu prüfen.
Datenrouting/-transport Infrastruktur
Der Prozess zur Integration in die Datenrouting/-transport Infrastruktur gestaltet sich je nach Leistung und OSCI-Infrastruktur eines Landes unterschiedlich.
Hinsichtlich des OSCI-Empfängers und des Transports der Anträge in die
Fachverfahren sind drei initiale Schritte vorgesehen. In einem ersten
Vorbereitungsschritt schafft das AL Transparenz über die relevanten
Schnittstellen und Fachstandards. Der zweite Schritt besteht im Anschluss der
landesinternen Infrastruktur an den Online-Dienst, welcher u.a. die Abstimmung
mit dem IT-DL des UL bei der Einrichtung eines Mandanten und der entsprechenden
Konfiguration beinhaltet. Die Klärung des Abrufs vom OSCI-Empfänger und des
weiteren Datentransportwegs in die landesinternen Fachverfahren fällt ebenfalls
in den Integrationsschritt. Schritt 3 beinhaltet den Bau und Test von
Teststrecken, wobei neben der reinen Überprüfung der Antragszustellung auch
Lasten- und Penetrationstests durchgeführt werden sollten.
Auch auf die Pflegende Stelle für das DVDV kommen beim Anschluss an nachzunutzende Leistungen mehrere Aufgaben zu. Im ersten Schritt sollte diesbzgl. Transparenz über die konkreten Anforderungen und ggf. Klärungsbedarfe im Hinblick das relevante DVDV-Eintragungskonzept hergestellt werden. Je nach Status der bestehenden landesinternen Strukturen sollte spätestens zu diesem Zeitpunkt auch die mögliche Einrichtung einer Landeskopfstelle diskutiert werden, sofern ein solches Vorgehen grundsätzlich sinnvoll erscheint. Im zweiten Schritt folgt die eigentliche Eintragung der relevanten Empfänger (z.B. kommunale Behörden) ins DVDV gemäß des Eintragungskonzeptes durch die Pflegende Stelle
Stand: 26.10.2021
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